Автоматизация управленческого учета «ТД БЕРУ»

Страницы:   1   2   3   4   5

---

Содержание

• Введение
• Глава 1. Аналитическая часть
• 1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
• 1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
• 1.1.2. Организационная структура управления предприятием
• 1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
• 1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
• 1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
• 1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
• 1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
• 1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
• 1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
• 1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
• 1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
• 1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
• 1.4. Обоснование проектных решений
• 1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
• 1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
• 1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
• Глава 2. Проектная часть
• 2.1. Разработка проекта автоматизации
• 2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
• 2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
• 2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
• 2.2. Информационное обеспечение задачи
• 2.2.1. Информационная модель и её описание
• 2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
• 2.2.3. Характеристика результатной информации
• 2.3. Программное обеспечение задачи
• 2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
• 2.3.2. Характеристика базы данных
• 2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
• 2.3.4. Описание программных модулей
• 2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание
• Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта
• 3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
• 3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
• Заключение
• Список используемой литературы

 

Введение

Торговля — область хозяйства, обслуживающая обращение товаров. Экономическое содержание данного вида деятельности заключается в доведении продукта, созданного в материальной сфере производства, до его потребителя. Главной составляющей задачей торговли является удовлетворение спроса потребителя, то есть предоставление последнему товара определённого свойства и качества в определённом месте, в определённое время и за определённую плату.

Успех бизнеса в сфере торговли заключается впревосходном функционировании всех его процессов. Добиться безупречного функционирования позволяет автоматизация процессов учета товаров на предприятии. Автоматизация бизнеса – это простое решение сложных задач, ведь все операции производятся быстро и без ошибок.

Учет товаров на предприятии ранее велся вручную, нанятыми на фирмуспециалистами. Но, человеческий фактор — это наличиеошибок, в силу большого объема данных, больших перечней товаров с указанием количества, стоимости, размеров и других данных о товаре. Потому, именно человек является главной причиной проблематичного ведения учета товаров. Следствие ошибок — это несоответствие в документах по продажам количества, ассортимента, качества или комплектности товара, что говорит о ненадлежащем учете товара при совершении сделки. Как результат, ненадлежащий учет товара приводит к возвратам товаров покупателем и отказу от исполнения договора. Это и есть самое страшное последствие, которое бьет по финансам и репутации одновременно.

Для того, чтобы правильно организовать учет товара на предприятии необходимообладать определенными навыками, владеть специфической информацией, а также знать определенные тонкости, например, из каких этапов состоит ведение учета, какие задействованы процессы и т.д.

Учет товаров на предприятии состоит из следующих этапов: поступление, реализация и перемещение.

Процессы ведения учета товаров на оптовом предприятии направлены на решение следующих задач:

• приход товара и его оприходование материально-ответственными лицами;
• сохранность товара
• реализация товара;
• анализ прибыли от реализации товара;
• предотвращение убыточных результатов предприятия;
• выявление внутренних ресурсов предприятия.

Принципы управления розничнойторговлей основаны на правилах ведения бухучета, которые связанны с товарно-материальнымиоперациями и установленными законодательством нормативными актами.

Принципы строятся на:

• оценке товара при оприходовании;
• оценке товара при реализации;
• отображении в бухучете в процессе приобретения товаров;
• определении прибыли от реализации товаров для налогообложения.

Стоит обратить внимание и на то, что в оптовой торговле существует ряд отчетныхдокументов, подготовка которых требует времени и определенных навыков:

• договор;
• доверенность на получение материальных ценностей;
• счет-фактура;
• товарная накладная;
• налоговый документ.

Существенную роль в процессе учета товаров на предприятии, для полноценного их контроля и регулировки, играет инвентаризация. Как правило, об инвентаризации не сообщается заранее.

Цель моей работы – это повышение эффективности процесса управленческого учёта предприятия ООО «ТД БЕРУ» посредством автоматизации.

 

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Торговый дом «БЕРУ» — компания, специализирующаяся на оптовых продажах в России и странах СНГ широкого спектра авто-аксессуаров, инструментов и ароматизаторов. Большой ассортимент эксклюзивной продукции, официальным поставщиком, которой на территории России является Торговый Дом «БЕРУ», представленный самыми известными и авторитетными брендами, существующими на данный момент. Наша компания предлагает огромный круг товаров с уникальными техническими характеристиками, новейшие разработки, отвечающие международным стандартам качества и надежности.

Торговый дом «БЕРУ» — это:

• Поставка автоаксессуаров оптом, ароматизаторов и инструментов;
• Отлаженная и надежная система доставки в любой регион;
• Безупречное качество товара;
• Гарантийное и послегарантийное обслуживание;
• Консультации;
• Индивидуальный подход к каждому клиенту;
• Изготовление по Вашему эскизному проекту (техническому заданию) изделий с наилучшими техническими и ценовыми характеристиками;
• Гибкие системы оплаты.

Организация.

Головное предприятие компании – Торгового Дома «БЕРУ» и отдела по работе с партнерами компании и производителями – находится в Москве. Оснащенный по европейским стандартам центральный склад, и демонстрационный зал компании расположены в непосредственной близости от офиса.

География представительств.

Торговый Дом «БЕРУ» имеет широкую сеть региональных представительств, что позволяет не только оперативно решать любые проблемы клиентов, но и постоянно быть в курсе их потребностей и пожеланий.

Поставки.

На автомобильном рынке России и стран СНГ Торговый Дом «БЕРУ» представляет интересы ведущих производителей автоаксессуаров и автопринадлежностей, широкий ассортимент и высокое качество продукции которых, позволяет удовлетворить любого, даже самого требовательного клиента.

Логистика.

Отлаженная система и высокий профессиональный уровень специалистов службы логистики компании позволяют осуществлять поставки в любой регион в максимально сжатые сроки и с наименьшими затратами.

Послепродажная поддержка.

Торговый Дом «БЕРУ» осуществляет гарантийное и послегарантийное обслуживание, оказывая клиентам полную послепродажную поддержку, Специалисты службы сервиса компании имеют высокую квалификацию и сертифицированы на проведение ремонтных работ фирмами – производителями. Сервис – инженеры регулярно проходят обучение и стажировку у производителей.

Участие в выставках.

Торговый Дом «БЕРУ» — постоянный участник центральных профильных выставок. Экспозиции компании всегда отличаются разнообразием представленного ассортимента продукции. Очень часто контракты с клиентами заключаются прямо на стенде.

Лидерство.

Торговый Дом «БЕРУ» всегда стремился к тому, чтобы его клиенты занимали лидирующие позиции на рынке автомобильных аксессуаров. Поэтому товарооборот компании постоянно растет.

В основе деятельности Торговый Дом «БЕРУ» — ответственность и порядочность в отношениях с клиентами и партнерами – производителями, индивидуальный подход к каждому клиенту и гарантия качества. [1]

Организацию можно отнести к средним по размеру. В таблице 1 показаны основные технико-экономические показатели деятельности торгового дома.

Таблица 1. Основные технико-экономические показатели «ТД БЕРУ»

 

1.1.2. Организационная структура управления предприятием.

На рисунке 1 представлена схема общей организационной структуры управления «ТД БЕРУ».

Генеральный директор — это непосредственный глава коммерческой организации. Функции генерального директора заключаются в общем руководстве производственно-хозяйственной деятельностью компании. Он несет полную ответственность за все принятые решения, за результаты деятельности предприятия и сохранность его имущества.

Профессия генерального директора очень ответственна и совмещает в себе множество обязанностей, поэтому руководитель, чтобы справиться с нагрузкой, делегирует свои полномочия подчиненным. А именно — на любом предприятии и в каждой компании обязательно существует заместитель генерального директора, организующий работу персонала и в случае каких-либо непредвиденных обстоятельств исполняющий обязанности директора. Разумеется, последнее происходит в случае отсутствия уполномоченного лица – самого генерального директора.

Коммерческий директор – сотрудник который занимается направлениями деятельности, относящимися к вопросам снабжения, хозяйственно-финансовой деятельности и сбыта компании. Без данного сотрудника было бы невозможно, или крайне трудно осуществлять детальность прожди которыми занимается данный Торговый Дом.

Руководитель отдела закупок – сотрудник который выстраивает эффективную систему закупок компании, осуществляет грамотное и оперативное управление назначенным подразделением, занимается поиском новых поставщиков, а также работает с действующими контрагентами, производит мониторинг и анализ рынка, составляет отчетность.

Руководитель склада — сотрудник который организовывает бесперебойное размещение товара на складе, осуществляет контроль за качеством и своевременностью выполнения сменного задания, контролирует за соблюдением охраны труда и техники безопасности, координирует работу кладовщика, который занимается сборкой заказа, отгрузкой и погрузкой товара.

Логист – специалист который занимается выработкой обоснованных рекомендаций по логистике и управлению цепями поставок, обеспечивает продвижение грузов по маршрутам с наименьшими затратами и в заданные сроки, осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, отвечает за работу водителя, его своевременное прибытие к заказчику, отслеживание соблюдения точности маршрута.

Руководитель отдела продаж – сотрудник который осуществляет руководство отделом продаж, занимается поиском менеджеров, организует продуктивность работы отдела, контролирует выполнение плановых показателей, организовывает эффективную работу менеджеров по продажам, контролирует их индивидуальные показатели, составляет планы продаж, осуществляет анализ продаж, проводит переговоры с потенциальными партнерами.

Менеджер – сотрудник который осуществляет продажу широкого ассортимента товара, ведет клиентскую базу, принимает участие в полном цикле продаж, выполняет план по продажам, координирует подготовку договоров продажи, контролирует их выполнение, подготавливает коммерческие предложения.
Бухгалтер – сотрудник который обеспечивает ведение в полном объёме бухгалтерского и налогового, кадрового учета, а также учета заработной платы, осуществляет подготовку и сдачу отчетности в определенные инстанции, отслеживает и своевременно реагирует на изменения в налоговом, трудовом, гражданском законодательстве.

Системный администратор — сотрудник, должностные обязанности которого подразумевают обеспечение штатной работы парка компьютерной техники, сети и программного обеспечения. Зачастую системному администратору вменяется обеспечение информационной безопасности в организации.

ИТ-специалист– сотрудник который осуществляет программное сопровождение конфигураций 1С, сопровождает и администрирует ПО, подготавливает техническую документацию, поддерживает работу распределенных баз, обмена между ними.

Говоря о всем вышесказанном нужно неприменимо отметить тот простой факт, что для обеспечения правильной автоматизации работы данного предприятия нужно учитывать тот простой факт, что список видов сотрудников и количество сотрудников может меняться в связи с текучкой кадров которая всегда присутствует на предприятии не зависимо от того, от политико-экономической ситуации.

Это характеризуется необходимостью организации быстрого и главного надежного способа принятия в систему новых сотрудников или же удаление из системы сотрудников, которые по какой-либо причине прекратили свою трудовую деятельность на базе данного предприятия.

Скорость всегда являлась и будет являться приоритетным и самым коварным из факторов, влияющих на работу и автоматизацию системы предлагаемой предметной области. В виду повышения скорости принятия или удаления велика вероятность возникновения ситуации, когда будут возможны сбои по каким-либо причинам. Так же обратной стороной будет увеличение в наличии такого важного для работы любого предприятия ресурса – времени, которое трудно переоценить. В случае же если не трогать данный ресурс и оставить затраты времени сравнительно одинаковыми, а провести упор ускорения с добавлением новых действий направленных на надежность и большую безопасность, то можно столкнуться с проблемами низкой ответной реакции.

1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия.

Техническая архитектура предприятия представляет совокупность технический средств: один сервер, десять персональных компьютеров, три многофункциональных устройства (принтер-сканер-копир),периферийные устройства (четыре принтера, две точки доступа к Wi-Fi, два беспроводных модема Билайн), три камеры видео наблюдения. Представлена на Рисунке 2.

 

Оборудование, представленное в технической архитектуре, с возложенными на него задачами справляется вполне успешно.
Программная архитектура предприятия представлена на Рисунке 3.

Программное обеспечение сервера:

— Операционная система Microsoft Windows Server 2003;
— СУБДSQL 2005;
— KasperskyStart.

На всех типовых рабочих станциях установлена:

— ОС Windows ХР;
— Kaspersky Security;
— ABC Backup Pro 4.60;
— Google ChromeВерсия 30.0.1599.101 m;
— MSoffice 2003.

Таким образом можно отметить тот простой факт, что на большинстве своем компьютеры имеют устаревшее программное обеспечение с типовым набором программного оборудования, а также выход в интернет что всегда несет за собой определенную грозу информационной безопасности. Надо отметить что продукция антивируса в данном случае на достаточно высоком уровне, тем не менее в виду распространенности продукта обеспечения безопасности от вирусной угрозы, существует большая вероятность того что будет угроза возникновения вирусной программы при условии, что в компании-производителе антивирусной программы не успеют определить новый вирус. Конечно, надо принимать во внимание тот простой факт, что вероятность такого исхода крайне мала. Так же крайне мала вероятность заражения новым гипотетическим вирусом. И так же мала вероятность того, что вирус созданный в данном гипотетическом случае нанесет крупномасштабный урон предприятию. Тем не менее такой исход нужно учитывать при наличии другого более важного фактора – целенаправленной вирусной атаки или же попытке взлома системы ведь в отличие от некоммерческих партнерств, Торговый Дом имеет прибыль, на которую можно вести целенаправленную охоту. Все вышесказанное подразумевает угрозу безопасности в виду идентичности программного наполнения технических средств предприятия.

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Деятельность «ТД Беру» состоит в оптовой торговле автоаксессуарами и автозапчастями. Что можно наблюдать на Рисунке 4 на котором представлена декомпозиция общей деятельности предприятия и указаны входные, выходные данные, а также необходимые ресурсы, а также документы для осуществления детальности предприятия. И так входные данные характеризуются имеющимися товарами и заказами, которые идут от заказчиков.

Пройдя через детальность и используя ресурсы сотрудников и оборудования, а также документы финансового управления и нормативных документах (подробнее ниже) заказы преобразуются в договоры, по которым предприятие предоставляет товары покупателям оптовой торговли, а также отчеты по выполнению и результатам работы предприятия в целом. Тем не менее данная декомпозиция не показывает всех тонкостей и особенностей работы предприятия торгового дома «Беру».

На рисунке 4 показана схема основных бизнес-процессов «ТД Беру».

 

Таким образом, как показано на Рисунке 5, заказы идут через обработку информации подразделением управления, для чего использует формы и регламенты формирования отчета, а также сотрудников управления, специально уполномоченных для решения подобных вопросов. В данном конкретном случае на выходе получается документы отчета по заказам, которые всенепременно отправляются в отдел учета, где помимо документа отчета по заказам используется информация о товарах имеющихся в данный момент в наличии. Используя формы и регламенты формирования отчета отдел при помощи сотрудников учета формирует отчет по заказам, который отправляется в отдел управленческого решения. Там используя формы и регламенты формирования договора, а также условия договора от клиента формирующихся в блоке формирования условий от клиента за счет информации предоставленной клиентом при оформлении заказа. Из всего выше сказанного в блоке управленческие решения формируются отчеты по заказам, а также конечные договора, подписываемые далее клиентом в определённом регламентом порядке.

Далее определив место автоматизации работы предприятия нам необходимо детальнее рассмотреть процессы, протекающие в блоке «управленческие решения». Естественно данную информацию можно посмотреть на Рисунке 6.

И так, как показано на Рисунке 6, в первую очередь общий отчет по заказам переходит в блок анализа данных использующий нормативные документы и акты для создания результатов анализа на основании которых используя все те же нормативные документы и акты в блоке формирования документа решения формируются детали условий заказа. Параллельно с этим в блоке формирования условий договора, от клиента поступаю условия необходимые для проведения определенных операций.

В дальнейшем условия договора изменение под наблюдением юристов, для перевода условий договора от клиента на юридический язык и внедрение их в общий текст договора.

В блоке формирования договора используются детали условий заказа и дополнительные условия договора, которые сформировали юристы на основе пожеланий клиента в разумных пределах. Блок Формирования договора использует нормативные документы и акты для создания текста договора который в последующим отправляется заказчику на согласование. В случае если клиент согласен с условиями договора, то он его подписывает, в случае если не согласен с условиями договора, то учитывая новые пожелания клиента информация идет в блок формирования условий договора где снова проходит фильтрацию юристами и отправляется повторно на формирование договора.

Тем не менее на этом путь не закачивается. Итоговый отчет по заказам формирующейся в блоке формирования договора отправляется на формирования отчета по заказу где в свою очередь преобразуется и описывается в системе при помощи средств баз данных. И в итоге уходит в архив.

---

Страницы:   1   2   3   4   5