Автоматизация управленческого учета «ТД БЕРУ». Часть 3.

Страницы:   1   2   3   4   5

---

1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи.

Для построения учетно-аналитической системы нужно не только унифицировать методику учета во всех дочерних структурах, но и перенести данные из всех используемых систем в новую систему.

Плюсы. Способность значительно повысить эффективность работы компании, рост финансовой и производственной дисциплины работников. Управленческая отчетность составляется на основе единой первичной информации.

Минусы. Описание бизнес-процессов и внедрение учетной системы занимают много времени. Учет приходится вести с помощью устаревших средств. Детализация, которую обеспечивает масштабная система, зачастую оказывается ненужной — объем экономии будет меньше, чем расходы на внедрение.

Вывод. Внедрять систему для автоматизации управленческого учета имеет смысл, только если предприятие планирует оптимизировать все бизнес-процессы.

Разработка стратегии реализации любого крупного проекта предполагает наличие ряда взаимосвязанных между собой последовательных действий — этапов, на каждом из которых решается определенная задача.

В существующей схеме планирования задач выделяются несколько этапов.

Первый этап – анализ стратегии развития бизнеса. В условиях конкуренции выигрывают те фирмы, чьи стратегии в бизнесе объединяются со стратегиями в области информационных технологий. Поэтому реальной альтернативой варианту выбора автоматизированной системы является подбор некоторого набора пакетов различных поставщиков, которые удовлетворяют наилучшим образом той или иной функции ИС управления. В последнее время все большее число организаций, предприятий, фирм предпочитает покупать готовые пакеты и технологии, а если необходимо, добавлять к ним свое программное обеспечение, так как разработка собственных ИС и ИТ связана с высокими затратами и риском. Эта тенденция привела к тому, что поставщики систем изменили ранее существовавший способ выхода на рынок. Как правило, разрабатывается и предлагается теперь базовая система, которая адаптируется в соответствии с пожеланиями индивидуальных клиентов. При этом пользователям предоставляются консультации, помогающие минимизировать сроки внедрения систем и технологий, наиболее эффективно их использовать, повысить квалификацию персонала. Бизнес будет развиваться эффективно при хорошо организованной и отлаженной работе всех отделов.

Второй этап — поиск и обработка всей отчетной информации, полученной по телекоммуникационным каналам связи. Далее производится конкретный подход к каждой поставленной задаче для снижения нагрузки на сотрудника. Затем результаты решения этих задач передаются руководителю. На этом этапе возможна корректировка работы. Система должна быть оптимальна для использования, и иметь формы, которые выполняют следующие функции:

• получение данных;
• обработка, анализ, сохранение и печать данных.

Существует четыре варианта стратегии автоматизации:

• кусочная автоматизация: приобретение предприятием без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов информационной системы, которые не способны оказать реальной пользы предприятию в целом. Дальнейшее развитие информационной системы предприятия связано с новыми, значительными затратами;
• автоматизация по участкам: автоматизация отдельных производственных участков, объединенных по набору выполняемых функций. Этот способ автоматизации выбирается при условии, если существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например, за счет сокращения персонала;
• автоматизация по направлениям: автоматизация отдельных направлений деятельности предприятия;
• комплексная автоматизация: создание и внедрение «под ключ» информационной системы предприятия, охватывающая множество функций предприятия, которая позволяет эффективно управлять всеми направлениями деятельности компании, позволяет компании работать как одно целое.[10]

В нашем случае будет выбрана автоматизация на одном участке — учет хозяйственных операций для управленческого учета.

Для нашей компании разработка стратегии реализации проекта будет такой:

• анализ области деятельности предприятия;
• анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
• определения стратегических свойств разрабатываемой системы ;
• определение функциональности системы;
• анализ существующих разработок;
• Выбор стратегии автоматизации;

Основная цель автоматизации управленческого учета фиксации хозяйственных операций в едином информационном пространстве, используемом в целях управления организацией, в целях планирования, бюджетирования, управления основными бизнес-процессами, их анализа и контроля.[11]

1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач

Способы приобретения ИС–последующие действия от определения и формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет внедрена на предприятия.

Существуют следующие способы приобретения ИС:

• Покупка готового программного продукта;
• Покупка + доработка;
• Аренда ИС;
• Разработка;

Рассмотрим детально каждый из способов на предмет его применения к автоматизации поставленной задачи. [12]

1. При покупке готового решения необходимо выбрать такое решение, которое полностью будет соответствовать схемам ведения бизнеса. Производители систем автоматизации пытаются угодить всем потенциальным клиентам и их системы получаются перегруженными лишним функционалом, за который приходится платить, либо система представляет собой каркас для построения решения под конкретного потребителя.
2. Покупка и доработка возможна, если требует небольшой объем доработки, данная доработка зачастую возможна в рамках модели ядра ИС, что часто вызывает затруднения из-за отсутствия развернутой документации. Покупка с последующей доработкой исключает возможность автоматического обновления продукта при появлениях новой версии. В этом случае приходится заново дорабатывать и вносить изменения в обновленный продукт.
3. У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:

• улучшает инновационные возможности компании за счет взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;
• обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и дешевле найти новых поставщиков с необходимыми возможностями и ресурсами, чем перестраивать внутреннюю деятельность компании, ликвидируя одни мощности и ресурсы и создавая новые;
• ускоряет приобретение ресурсов и навыков;
• позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно выполняются силами компании, и тех, которые стратегически целесообразно сохранить под ее контролем.

4. Разработка сторонней организацией. В этом случае гарантируется полное соответствие продукта учетной политике организации, договор об авторском надзоре позволит обновлять ИС при появлении новых нормативов учета.

Проанализировав различные способы приобретения ИС, можно сделать вывод о предпочтении своей разработки ИС, это связано с тем, что управленческий учет не регламентирован государством, и сильно зависит от особенностей ведения бизнеса и стиля менеджмента. Разрабатываемая информационная система будет включать весь необходимый функционал и учитывать все особенность работы и пожелания сотрудников данной компании.

1.4. Обоснование проектных решений.

1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение подсистемы представляет собой информационную модель работы сотрудников предприятия.

Информационное обеспечение разделяют на:

• Внемашинное;
• Внутримашинное.

Информационное обеспечение включает в себя:

• систему классификации и кодирования;
• систему унифицированной документации;
• информационную базу.

Внемашинное информационное обеспечение – совокупность информации, основную часть которой составляют документы. Различают первичные документы: кассовый ордер, приходная накладная, акты приемки и другие. Отчетные документы: бухгалтерский баланс и приложения к нему, отчетные документы во внебюджетные фонды, отчетность налогоплательщиков.

Внутримашинное информационное обеспечение – представление данных на машинных носителях (в виде организованных файлов (массивов) специальным образом), базы данных и их информационных связей. Эта область характеризуется набором объектов, их свойств и взаимосвязей. Для каждого объекта выделяется набор его характеристик, свойств.

Информационные потоки внешне машинного информационного обеспечения –направленное регулярное движение документов от источников их формирования к ее получателям.

Классификаторы служат средством описания данных, обуславливают единство классификации и кодирования информации и предназначены для обеспечения машинной обработки и выдачи данных в удобной форме потребителям при решении различных задач. [13]

В проектируемой задаче использовались следующие общероссийские классификаторы:

• ОКУД — Общероссийский классификатор управленческой документации;
• ОКОПФ — Общероссийский классификатор организационно-правовых форм.[14]

При разработке системы используется реляционная модель базы данных. При создании информационной системы совокупность отношений позволяет хранить данные об объектах предметной области, моделировать связи между ними.

К информационному обеспечению предъявляются общие требования, такие как:

• информационное обеспечение должно быть достаточным для поддержания всех автоматизируемых функций объекта;
• для кодирования информации должны использоваться принятые классификаторы;
• для кодирования входной и выходной информации, которая используется на высшем уровне управления, должны быть использованы классификаторы этого уровня;
• должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;
• формы документов должны отвечать требованиям корпоративных стандартов или унифицированной системы документации;
• структура документов и экранных форм должна соответствовать характеристиками терминалов на рабочих местах конечных пользователей;
• графики формирования и содержание информационных сообщений, а также используемые аббревиатуры должны быть общеприняты в этой предметной области и согласованы с заказчиком;
• в информационной системе должны быть предусмотрены средства контроля входной и результатной информации, обновления данных в информационных массивах, контроля целостности информационной базы, защиты от несанкционированного доступа.[15]

В данном случае к информационному обеспечению задачи будут относиться входные и результатные документы, классификаторы, а также перечень экранных форм, предназначенных для реализации диалога пользователя и системы. Необходимы следующие экранные формы:

• Учет поступивших заказов;
• Регистрация пользователей системы;
• Учет товаров;
• Формирование отчетов.

1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению.

Программное обеспечение информационной системы В поставленной задаче системным программным обеспечением выступает операционная система. Для всех видов серверов будет выбрана Windows 7 Professional.

Требования, которым должно удовлетворять проектируемое программное обеспечение:

• Надежность;
• Эффективность;
• Понятность пользователю;
• Защита информации;
• Модифицируемость;
• Мобильность;
• Масштабируемость;
• Минимизация затрат на сопровождение и поддержку.

Требования, предъявляемые к программам и приложениям, разработанным в рамках автоматизированной информационной системы с точки зрения пользователей, таковы:

• Компьютерные программы, должны удовлетворять требованиям, предъявляемым к человеко-машинному интерфейсу;
• В приложениях автоматизированной системы должен быть реализован стандартный интерфейс;
• Приложение должно иметь встроенную справку;
• При работе с приложением информация обязана быть защищена от некорректных действий пользователя. [16]

На этапе системного анализа целесообразно применять метод функционального моделирования, поддерживаемый таким программным средством, как ППП Design/IDEF 3.5. Его выбор обоснован тем, что данный ППП является средством CASE-технологии и обеспечивает соблюдение принципов функционально-модульного или структурного подхода к проектированию. Нотация IDEF0, в которой разрабатываются диаграммы бизнес-процессов с использованием принципов декомпозиции, отвечает всем требованиям этого подхода. В сравнении с другими CASE-средствами, такими как: BP Win, ER Win, ППП Design/IDEF 3.5 является относительно дешевым и не менее эффективным средством проектирования.

Необходимо выбрать программное обеспечение для создания программных модулей, непосредственно реализующих разработанную ИС. В качестве инструментального программного обеспечения выступает язык программирования высокого уровня, имеющий возможность генерации экранных форм документов.

В настоящее время широко используются языки программирования высокого уровня, такие как: Delphi, C++, Pascal, а также СУБД на основе языков: SQL, QBE.

Одно из главных достоинств интегрированных баз данных состоит в том, что возможно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами или хотя бы с одинаковыми форматами данных.

Из всего вышеперечисленного и взятый во внимание анализ СУБД методом экспертного оценивания, оптимальным средством проектирования базы данных выбран Microsoft Access 2010, который является сетевым, и с помощью него можно без проблем создать приложение, в котором будут работать некое количество пользователей.

Таблица 8. Результаты сравнение средств автоматизации

 

Безоговорочно, выбор стоит за MicrosoftAccess 2010. Эта СУБД позволяет работать с распределенной базой данных, поддерживает Visual Basic и структурированный язык запросов SQL. Кроме того, ее использование позволит легко состыковать ее с данными бухгалтерского учета.

1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению.

В процессе данной автоматизации особых вложений не нужно.

Для хранения базы данных может быть использован сервер, имеющийся сервер со следующими техническими характеристиками:

Набор микросхем: Intel 5500 + ICH10R Процессор 1 или 2 Intel Xeon 5xxx (до 8 ядер).
Системная шина Intel QPI до 6.4GT/s
Максимальный объем памяти 48GB шестиканальной DDR3 ECC Reg, 6 слотов. Слоты расширения2x PCI-E 2.0 8x (низкопрофильный).

На рабочих станциях установлены ПК со следующими характеристиками:

Процессор Intel Core i5 5000+ Socket LGA 1150 BOX
Материнская плата Asus ASUS Z87-PLUS (RTL) LGA1150 < Z87>, NVIDIA nForce 570 SLI .
Оперативная память DDR3 2x2048MbAMD RE1333 <AE34G1339U1-UO> DDR-III DIMM 4Gb <PC3-10600> CL9
Жесткий диск 500,0 Gb HDD Western Digital (WD5000AACS) CaviarGP.
Привод DVD±RW ASUS DRW-2014L1T, SATA.
Картридер внутренний.
КорпусCoolerElite 334, 460W(RC-334-KKR4)
Монитор 17″ DellTFT
ИБПAPC0VA

В качестве периферии используется многофункциональное устройство.

 

Глава 2. Проектная часть

2.1. Разработка проекта автоматизации

2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

Понятие жизненного цикла является одним из базовых понятий методологии проектирования информационных систем.

Жизненный цикл информационной системы представляет собой непрерывный процесс, начинающийся с момента принятия решения о создании информационной системы и заканчивается в момент полного изъятия ее из эксплуатации.

Жизненный цикл информационной системы охватывает все стадии и этапы создания, сопровождения и развития:

• исследование предметной области с последующим формированием функциональной и информационной моделей объекта;
• проектирование системы, заключающееся в разработке проектных решений;
• разработка системы;
• тестирование информационной системы и выявление сбоев с последующим их устранением;
• эксплуатация системы и ее сопровождение;
• развитие системы.

Жизненный цикл протекает в соответствии с выбранной моделью ЖЦ. Существует целый ряд стандартов, регламентирующих жизненный цикл программного обеспечения.

Наиболее известных стандарты:

• ГОСТ 34.601-90 — распространяется на автоматизированные системы и устанавливает стадии и этапы их создания. В стандарте содержится описание содержания работ на каждом этапе;
• ISO/IEC 12207:1995 — стандарт на процессы и организацию жизненного цикла. Распространяется на все виды заказного программного обеспечения (не предлагается конкретной модели жизненного цикла и методов разработки, его рекомендации являются общими для любых моделей жизненного цикла.);
• Custom Development Method — технологический материал, детализированный до уровня заготовок проектных документов, рассчитанных на использование в проектах с применением Oracle. Применяется CDM для классической модели жизненного цикла, а также для технологий «быстрой разработки» (Fast Track) или «облегченного подхода», рекомендуемых в случае малых проектов;
• Rational Unified Process (RUP) предлагает итеративную модель разработки, включающую четыре фазы: начало, исследование, построение и внедрение. Каждая фаза может быть разбита на этапы, в результате которых выпускается версия для внутреннего или внешнего использования. Суть работы в рамках RUP — это создание и сопровождение моделей на базе UML.

Под моделью обычно понимается структура, определяющая последовательность выполнения и взаимосвязи процессов, действий и задач на протяжении жизненного цикла. Существует две основные модели жизненного цикла:

• каскадная модель;
• спиральная модель.

В каскадной модели процесс разработки идет поэтапно, шаг за шагом. Переход к следующему этапу происходит только после завершения предыдущего.

В спиральной модели разработка проходит по нарастающей. На начальном этапе разрабатывается система с высоким уровнем абстракции, а на последующих витках эта разработка все больше и больше конкретизируется.

Для жизненного цикла данного дипломного проекта была выбрана каскадная модель, так как для разрабатываемой системы больше подходит поэтапная разработка. Переход к следующему этапу происходит только после завершения всех работ на предыдущем этапе, включая подготовку полного пакета документации (см. рисунок 8).

 

Каскадный метод отлично подходит для построения систем, где в самом начале разработки необходимо достаточно точно и полно сформулировать все требования.

Для разработки программного модуля выбран стандарт ГОСТ 34.601-90. Данный стандарт имеет набор процессов, действий и задач, охватывающий широкий спектр возможных ситуаций при максимальной адаптируемости.

В дипломном проекте выбрана каскадная модель, так как она реализует принцип однократного выполнения каждого вида деятельности в виде заранее ограниченных и однозначно упорядоченных во времени этапов.

Существует четыре способа внедрения новой системы:

• Параллельная стратегия;
• «Скачок»;
• Пилотный проект;
• «Узкое место».

Специфика работы компании предполагает невозможность приостановки работы из-за внедрения новой информационной системы, поскольку это может повлечь за собой потерю клиентов, ошибки в процессе документооборота.

Метод «скачка» предусматривает полный отказ от работающей системы и моментальный и безусловный переход на новую информационную систему.
Метод «узкого места» является принципиально неприемлемым для разрабатываемого проекта, так как предполагает внедрение информационной системы в наиболее критический участок работы предприятия.

Таким образом, наиболее приемлемыми представляются два варианта технологии внедрения информационной системы – параллельная стратегия и стратегия пилотного проекта. Их сравнительная характеристика приведена в таблице М.

При использовании параллельной стратегии внедрения проекта одновременно работают старая и новая системы, их результаты и выходные документы сравниваются. Гораздо более значимым критерием при этом необходимо считать снижение риска, сведение его практически к нулю. В этой связи наиболее приемлемой представляется стратегия параллельного внедрения.

Таблица 9. Сравнение стратегий внедрения.

 

В случае обнаружения ошибок при внедрении новой информационной системы осуществляется поиск причин и источников ошибок, внесение корректировок в программные компоненты системы, в технологию обработки информации, в работу технических средств, в исходные оперативные данные и в файлы с условно-постоянной информацией.

2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание

Проект по созданию информационной системы предприятия всегда включает множество задач, связанных с общим управлением проектом, разработкой программного обеспечения, проектированием информационной системы, внедрением. В связи с этим, в ходе разработки существуют различные риски.

Риски заказчика связаны с неполным достижением целей проекта и не эффективно израсходованными средствами, а риски исполнителя – с возможностью резкого превышения фактической себестоимости работ по сравнению с плановой.

Наиболее характерные риски и методы из минимизации приведены в таблице 10.

Таблица 10. Возможные риски проекта и способы их минимизации.

 

2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации

В компании имеются нормативно-правовые и организационно-распорядительные документы такие как:

1. Регламент информационной безопасности:
• доступ сотрудников к служебной информации, составляющей коммерческую тайну;
• доступ к использованию программного обеспечения.

2. Регламенты использования сети интернет, электронной почты.

С целью более эффективного исполнения регламентов настроена служба ActiveDirectory на WindowsServer 2003. Позволяет системному администратору использовать групповую политику для обеспечения единообразия настройки пользовательской рабочей среды, разворачивать программное обеспечение на множестве компьютеров через групповые политики, проводить обновление ОС и пр. Преимущества:

1. Постоянная защита. Можно защитить содержимое, передаваемое за пределы организации. Можно указать, кому разрешается открывать, изменять, печатать содержимое или управлять им.
2. Шаблоны политики прав на использование. Если имеется общий набор прав, которые применяются для управления доступом к информации, то можно создать шаблон политики прав на использование и применить его к содержимому. В этом случае не придется заново создавать параметры прав на использование для каждого отдельного файла, который требуется защитить.

Обеспечение информационной безопасности и защиты информации на уровнях:

Программный – Microsoft Windows Server 2003, Active Directory:

• права доступа (к операционной системе Windows XP, Windows Server 2005);
• права пользователя системы
• парольная защита, доступ к базам данных
• ведение логов для регистрации ошибок и несанкционированных действий пользователей (контроль трафика интернет, контроль почты, контроль копирования, удаления информации и прочее).

В таблице 11 показаны группы пользователей для стандартизации политики информационной безопасности.

Таблица 11. Разграничение прав пользователей.

 

Производится постоянный мониторинг наиболее опасных угроз информационной безопасности:

• Утечка данных;
• Халатность сотрудников;
• Вирусы;
• Хакеры;
• Кража оборудования;
• Аппаратные и программные сбои.

---

Страницы:   1   2   3   4   5