Бухгалтерский учет и внутренний контроль расчетов с подотчетными лицами (на материалах ООО «НОСТРУМ»). Часть 2.

Страницы:   1   2   3   4

---

1.3 Внутренний контроль расчетов и его значение в структуре управления организации

 

В процессе своей хозяйственной деятельности предприятия Российской Федерации взаимодействуют с поставщиками и подрядчиками материальных ценностей и всевозможных услуг. При этом они осуществляют расчеты с ними как безналичным путем через расчетный счет, так и расчетами наличными денежными средствами через своего представителя.

Работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность. Поэтому, с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение, составляют случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей. Суммы наличных денежных средств, которые выдаются подотчетным лицам, называются подотчетными суммами. Основанием для выдачи работникам предприятия подотчетных денежных средств, для расчетов за приобретенные материальные ценности и услуги, является письменное заявление работника с визой руководителя предприятия.

Рассматривая заявление работника, руководитель определяет производственную целесообразность приобретения заявленных материальных ценностей или услуг, и уточняет возможность их оплаты безналичным путем. Только после этого руководитель дает визу на выдачу наличных денежных средств из кассы предприятия. В своей визе руководитель обязательно оговаривает сумму под отчета и срок, на который она выдается.

Кассир выдает денежные средства подотчетному лицу на основании расходного кассового ордера. Выписка и регистрация расходного кассового ордера (в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров) производится в бухгалтерии работником, ответственным за ведение соответствующей группы операций (а не бухгалтером — кассиром). После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим денежные средства, не допускается. Установление данного правила объясняется тем, что передача ордера непосредственно кассиру исключает возможность внесения в него не оговоренных исправлений. Из этого, в частности, следует, что кассир формально не имеет права принимать к исполнению ордер, представляемый получателем тех или иных сумм наличных денежных средств.

Расчеты предприятия наличными средствами с поставщиками товаров и услуг производится в тех случаях, когда нет возможности произвести оплату безналичным путем или требуется произвести быструю оплату.Организации оплачивают наличными средствами товары и услуги, приобретенные в торговых точках или у частных предпринимателей. Расчет наличными денежными средствами возможен, только в том случае если это вызвано это производственной необходимостью для обеспечения непрерывности производственного процесса.

При расчетах подотчетных лиц с юридическими лицами наличными средствами необходимо учитывать, что лимит расчетов наличными между юридическими лицами установлен в размере 100 000 руб. по одной сделке. Подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который денежные средства выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет о расходе подотчетных сумм. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Эти документы должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении).

Для отражения в бухгалтерском учете операции, по списанию с подотчетного лица, выданных ему денежных средств на оплату товаров или услуг должен быть в наличии первичный учетный документ, подтверждающий факт расхода подотчетной суммы. Документами, которые подтверждают факт расчета за приобретенные товары и услуги наличными денежными средствами в торговых точках, являются кассовые чеки и их копии, заверенные печатью продавца. Поставщик работ (услуг) в обязательном порядке выписывает дополнительно к кассовому чеку или приходному кассовому ордеру счет-фактуру, где отдельной графой указывается процент и сумма налога на добавленную стоимость. Счет — фактура должна иметь подпись и печать поставщика.

Все перечисленные выше, документы предъявляются работниками в бухгалтерию своей организации вместе с авансовым отчетом и служат основанием для принятия к бухгалтерскому учету понесенных расходов подотчетной суммы.

Предприятия наличными денежными средствами через подотчетных лиц производят оплату:

— хозяйственные расходы;

— представительских расходов;

— командировочные расходы.

Хозяйственные расходы – это совокупные расходы на хозяйственные нужды, поддержание жизнеобеспечения компании (отопление, освещение, уборка и т.п.), а также на прочие управленческие расходы (приобретение инвентаря, отдельных расходных материалов и т.п.).

Представительские расходы — это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Организации, также, осуществляют выдачу денежных средств под отчет своим работникам для оплаты расходов по командировкам. Работники предприятий направляются в другую местность для выполнения производственных заданий по командировкам. Для оплаты командировочных расходов таким работникам из кассы предприятия выдаются денежные средства в виде аванса на командировку.Как и любые другие расходы, для принятия к учету, затраты на командировку работника должны быть обоснованы и подтверждены первичными документами, которые должны содержать все необходимые реквизиты.

Задание для работника, сроки и место нахождения в командировке указывается в командировочном удостоверении, которое командированный работник получает на основании приказа руководителя о необходимости направления его в командировку. В командировочном удостоверении делаются обязательные отметки о месте пребывания в командировке и времени прибытия и убытия из основного места работы и пункта назначения в командировке. Трудовой кодекс определяет командировку, как поездку работника, по распоряжению работодателя, на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Таким образом, ни одна командировка не обходится без поездки, а значит, без транспортных расходов. Как правило, сотрудник добирается до места командирования общественным транспортом: автобусом, поездом или самолетом. При наличии билета, расходы на покупку билета входят в состав командировочных расходов. Помимо расходов на проезд командированного сотрудника организация несет расходы на оплату услуг гостиницы, в которой он проживает во время командировки. Чтобы компания могла учесть расходы на проживание работника в составе командировочных расходов, работник должен получить от гостиницы документ, подтверждающий данные расходы. Кроме расходов по проезду и по найму жилого помещения компания обязана возмещать командированному сотруднику дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного жительства, то есть выплачивать так называемые суточные. Размер суточных каждая компания устанавливает по своему усмотрению и закрепляет выбранную величину в коллективном договоре или в Учетной политике.

Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и не рабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе, за время вынужденной остановки в пути. В отличие от всех остальных командировочных расходов, по суточным работник не представляет документы подтверждающие, на какие цели были израсходованы эти средства. Суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки с проживанием вне места постоянного жительства более 24 часов. Размер суточных устанавливается в коллективном договоре каждого предприятия самостоятельно.Если командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться из командировки к месту постоянного жительства, а также, при однодневных командировках, то суточные ему не выплачиваются.

Использование полученных денежных средств должно производиться подотчетными лицами только по их целевому назначению. Например, денежные средства, полученные из кассы организации на представительские расходы, нельзя расходовать на хозяйственные нужды или командировку. Выданные средства на расходы по предстоящей командировке, должны быть израсходованы на цели, которые указаны в командировочном задании.

Основанием для признания представительских расходов, хозяйственных и командировочных расходов является авансовый отчет работника со всеми документами, подтверждающими факт расходов. Отчет в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем организации.

Отчет по командировке оформляется в виде авансового отчета, с приложением первичных документов, подтверждающих факт расходов, и обязательно проверяется работником бухгалтерии организации. После проверки авансового отчета работником бухгалтерии, подотчетные суммы списываются с работника на соответствующие счета бухгалтерского учета.

Остаток не израсходованных подотчетных сумм, после утверждения авансового отчета, работник обязан сдать в кассу либо написать письменное заявление об их удержании из заработной платы. Удерживать подотчетные суммы без согласия сотрудника можно только по решению суда.

На заключительном этапе при расчетах с подотчетными лицами происходит выдача ему из кассы предприятия денежных средств, для возмещения перерасхода по авансовому отчету, или возврат в кассу предприятия остатка не использованной подотчетной суммы.Подотчетным лицам, за которыми числится частично или полностью, непогашенная подотчетная сумма, новые подотчетные суммы не выдаются.Если работник не отчитался в течение трех дней после того срока, на который ему были выданы в под отчет денежные средства, то с этой суммы удерживается налог на доходы физических лиц. Бухгалтер, ответственные за ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, принимает меры по взысканию с работника этой суммы. На основании выше изложенного, можно представить схему бухгалтерского учета хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами в следующем виде рисунка 2.

Но бывают моменты, когда взыскать задолженность с уволенного подотчетного лица нет возможности, тогда такая сумма числится на балансе до истечения срока исковой давности и принимаются меры для взыскания через суд. В случае смерти работника предприятия, суммы задолженности перед предприятием, которые числятся за ним, списываются на убытки предприятия за счет прибыли. Задолженность по подотчетным суммам, выданным работнику можно учесть в расходах при исчислении налога на прибыль в том случае, если истек срок исковой давности (составляет три года).

В Гражданском кодексе дается исчерпывающий перечень оснований, в соответствии с которыми дебиторская задолженность налогоплательщика признается безнадежной для целей налогообложения прибыли. К таковым относятся:

— истечение установленного срока исковой давности;

— невозможность исполнения в соответствии с гражданским законодательством;

— невозможность исполнения на основании акта государственного органа;

— ликвидация организации-должника.

 

Причем для признания задолженности подотчетных лиц безнадежной достаточно наличие хотя бы одного из этих оснований. Для правильного отражения в бухгалтерской отчетности сумм дебиторской задолженности подотчетных лиц, которая не реальна к взысканию, с 2011 года предприятия могут создавать резервы по сомнительным долгам. Сомнительной считается дебиторская задолженность подотчетного лица, которая не погашена или с высокой степенью вероятности не будет погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. Если по результатам инвентаризации выявлено, что вероятность погашения дебиторской задолженности подотчетного лица, ничтожно мала, то предприятие может создать резерв сомнительного долга на эту сумму.

 

Выводы по Главе 1

 

При написании первого раздела было раскрыто понятие — подотчетные лицо (работник предприятия, которому из кассы предприятия подотчетные суммы для оплаты хозяйственных нужд предприятия и расходов по командировкам). Рассмотрен в виде схемы порядок отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете по расчетам с подотчетными лицами.

 

Глава 2. Особенности бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами ООО “НОСТРУМ”

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия ООО “НОСТРУМ”

 

Участник рынка стоматологических услуг с 2007 года, компания ООО «НОСТРУМ» прошла путь от небольшой стоматологической компании со штатом 5 сотрудников с небольшим спектром предоставляемых услуг в клиники, которая внедряет новейшие биотехнологии костной инженерии имплантации и лазерной стоматологии, завоевав репутацию надежного партнера и ответственного исполнителя. Сегодня организация выполняет значительный объем работ в области стоматологии.

ООО «НОСТРУМ» предлагает для своих клиентов полный спектр услуг лечение зуб и дополнительные услуги: ортопедическая, хирургическая имплантология, пародонтология, ортодонтия.

Клиника выполняет весь спектр стоматологических услуг от первых консультаций и видео диагностики до выполнения в полном или необходимом пациенту объеме стоматологических услуг. В случае необходимости предоставляются дополнительные стоматологические услуги по желанию пациента — отбеливание ZOOM, домашнее отбеливание, стоматология для беременных.

ООО «НОСТРУМ» имеет лицензию на оказание медицинских услуг. С 03.11.2011 вступил в силу Федеральный закон от 04.05.2011 №99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности», предусматривающий лицензирование медицинской деятельности. В соответствии с п.3 Положения лицензировании медицинской деятельности перечнем работ, услуг составляющих медицинскую деятельность в области стоматологии, перечисленные в названном перечне, относятся к медицинской деятельности. Перечень оказания стоматологических услуг в клинике ООО «НОСТРУМ»:

Первичная консультация

Анестезия

Использование Коффердама

Использование Ретрактора

Снятие пломбы

Препарирование кариозной полости

Медикаментозная обработка кариозной полости

Наложение девитализирующей пасты

Механическая и медикаментозная обработка канала, 1 ед.

Извлечение инородного тела

Распломбировка канала механическая

Распломбировка канала медикаментозная

Распломбировка канала под штифт или вкладку

Обработка канала высокодисперстной смесью медикальция

Лечение канала гидроокисью медикальция, 1 ед.

Повязка внутриканальная гидроокиси медикальция

Лечебная внутриканальная повязка

Временная пломбировка канала

Пломбировка канала пастой

Обтурация канала методом латеральной конденсации

Обтурация канала методом горячей конденсации

Наложение временной пломбы

Установка и цементировка стекловолоконного штифта

Установка и цементировка анкерного штифта

Использование препарата Про-рут

Лечебная прокладка

Изолирующая прокладка

Выбранный формат ООО «НОСТРУМ» основан на анализе потребностей пациентов. Клиника европейского уровня. Команда профессионалов с практикой 15-20 лет, участники конференций в Германии, Израиле, Испании. ООО «НОСТРУМ» имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и регистрационным номером, расчетный счет в рублях в учреждении банка ОАО СБЕРБАНК РОССИИ. Уставный капитал общества составляет 10.000 рублей. Уставный капитал внесен денежными средствами (в рублях) участниками общества. Учредители общества два человека. Организация ООО «НОСТРУМ» применяет упрощенную систему налогообложения — доходы (6%). Упрощенная система налогообложения (далее — УСН) относится к специальным налоговым режимам, установленным НК РФ (пп. 2 п. 2 ст. 18 НК РФ). На основании ст. 17 НК РФ в главе 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ определены налогоплательщики и элементы налогообложения налогом, уплачиваемым в связи с применением УСН. Согласно Федеральному закону №212 от 24.07.09 (изменения вступили в силу 23.07.13)для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, основным видом экономической деятельности (классифицируемым в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности) которых являются: т) здравоохранение и предоставление социальных услуг оквэд 85.13 (коды статистики)для плательщиков страховых взносов ,указанных пункт8 части 1 статьи 58 организация применяет пониженный тариф в Пенсионный фонд РФ 20,0% от фонда заработной платы. Организация является юридическим лицом, действует на основании Устава и Учредительного договора. Общее руководство организацией осуществляет генеральный директор. Права и обязанности генерального директора, порядок осуществления им полномочий по управлению ООО «НОСТРУМ» устанавливаются договором, заключенным между обществом и директором. Высшим органом общества является общее собрание учредителей. Общее собрание может быть очередным или внеочередным. Все участники общества имеют право присутствовать на общем собрании участников общества, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать. Каждый участник общества имеет на общем собрании число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале общества. Руководство текущей деятельностью осуществляется единоличным и исполнительным органом общества, который подотчетен общему собранию участников общества. Приток денежных средств от текущей деятельности выражается в получении выручки от оказания стоматологических услуг, авансов от пациентов, расходов, вызванных уплатой по счетам поставщиков и других контрагентов, выплатой заработной платы, отчислениями в фонды социального страхования и обеспечения, расчетами с бюджетом. Движение денежных средств в инвестиционной деятельности и финансовая деятельность предприятия связаны с приобретением основных средств и иного имущества долгосрочного использования.

Структура управления ООО «НОСТРУМ» является линейной. На это указывает тот факт, что директору подчиняются медицинский персонал и главный бухгалтер. Главному бухгалтеру подчиняется кассир-операционист.Связи между сотрудниками установлены должностными инструкциями, а также иными документами нормативного характера. Координация деятельности в клинике происходит напрямую между с генеральным директором, что сокращает время для принятия решения.В штат клиники входят работники бухгалтерии, медицинские сотрудники, медицинский регистратор. Производственная структура стоматологической организации ООО «НОСТРУМ» представлена на рисунке 3.

 

Деятельность клиники ООО «НОСТРУМ» направлена на выполнение финансово — хозяйственных задач предприятия в стоматологической сфере

Стоматологические услуги оказывают врачи стоматологии, в составе которых имеются квалифицированные специалисты, им ассистируют медицинские сестры, медицинских сестер координирует старшая медицинская сестра. Медицинский регистратор ведет регистрацию больных, обратившихся за медицинской помощью. Обеспечивает хранение и доставку медицинских карт пациентов в кабинет врача.Предоставляет информацию по вопросам приема и оказания стоматологических услуг непосредственно или по телефону.

В составе организационной структуры ООО «НОСТРУМ» бухгалтерия выделена самостоятельным отделом во главе с главным бухгалтером.В задачу бухгалтерии входит организация бухгалтерского учета фактов хозяйственной деятельности ООО «НОСТРУМ», систематизация и обработка полученной информации с целью получения достоверной отчетности и финансовых результатах деятельности организации. Бухгалтерия представляет руководству информацию для принятия оперативных управленческих решений.Структура бухгалтерии в ООО «НОСТРУМ», представлена на рисунке 4.

 

К основным функциям бухгалтерии относится:

— отражение в бухгалтерском учете фактов финансово-хозяйственной деятельности в ООО «НОСТРУМ»;

— контроль расхода материальных, трудовых и финансовых ресурсов и обеспечение сохранности собственности предприятия.

В задачу работников бухгалтерии в ООО «НОСТРУМ» входит контроль соблюдения порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, своевременности и полноты проведения расчетов. Работники бухгалтерии принимают к исполнению только те первичные документы, которые оформлены надлежащим образом, и отражают фактическую картину хозяйственных операций в ООО «НОСТРУМ». Документы по фиктивным операциям и оформленные с отступлениями от требований бухгалтерского учета передаются главному бухгалтеру, а затем директору организации, для рассмотрения и принятия мер. Работники бухгалтерии участвуют в проведении экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия. По запросам генерального директора ООО «НОСТРУМ» работник бухгалтерии с помощью возможностей, предусмотренных в программе 1С: Предприятие 8.2 Конфигурация «Бухгалтерия предприятия», распечатывают формы аналитического бухгалтерского учета.По данным бухгалтерского учета и отчетности в подразделениях ООО «НОСТРУМ» идет выявление внутрихозяйственных резервов, и разработка управленческих решений по устранению потерь и непроизводительных затрат. Одной из основной обязанностью бухгалтера являются расчеты с персоналом по оплате труда и контроль по выдаче подотчетных сумм работникам предприятия и своевременности предоставления ими «Авансовых отчетов».

Формой аналитического бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами является журнал — ордер №7 «Расчеты с подотчетными лицами». В журнале-ордере №7 формируются бухгалтерские проводки, отражающие возникновение, погашение и остатки подотчетных сумм по каждому работнику. Журнал — ордер №7 служит формой аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. В конце отчетного периода (календарного года) в организации «НОСТРУМ» авансовые отчеты с прилагающими документами подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и журнал ордер №7 сшиваются и сдаются в архив.

Результатом бухгалтерского учета фактов хозяйственной деятельности в ООО «НОСТРУМ» является бухгалтерская финансовая отчетность за отчетный период, которая предоставляется, как внутренним пользователям информации, так и другим организациям.

Ежеквартально в ООО «НОСТРУМ» главным бухгалтером формируется в программе 1С: Предприятие 8.2 Конфигурация «Бухгалтерия предприятия», а затем распечатывается, бухгалтерская финансовая отчетность:

— Бухгалтерский баланс;

— Отчет о финансовых результатах.

Формы бухгалтерской финансовой отчетности представляются на рассмотрение и утверждение генеральному директору, и служат для него основанием в принятии управленческих решений.

Работник бухгалтерии участвует в проведении инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Обо всех фактах выявленных нарушений, главный бухгалтер докладывает генеральному директору и совместно с ним разрабатывает мероприятия по возмещению причиненного ущерба и наказанию виновных лиц. Ответственность за сбор и обработку информации об имущественном и финансовом состоянии в ООО «НОСТРУМ» несет главный бухгалтер. Хозяйственная деятельность организации может быть охарактеризована различными показателями, основными из которых являются объем реализации услуг, прибыль, величина активов предприятия. Экономические показатели деятельности организации ООО «НОСТРУМ» в таблице 2.

Из данной таблицы 2 экономические показатели характеризуют состояние в организации ООО «НОСТРУМ» ее объектов, протекающих в ней процессов в прошлом и настоящем. Показатель роста основных средств увеличился в изучаемом отрезке времени на 1250%, при этом показатель роста объема услуг в не изменился, о чем свидетельствует показатель роста объема услуг.

Таблица 2 — Экономические показатели деятельности организации

 

Но показатели прироста за последний год увеличились:

— объем услуг на 3.772 тыс.руб.

-основные средства на 2.026 тыс.руб.

-запасы (тмц) на 1 тыс.руб.

-затраты на 3.251 тыс.руб.

А так же есть показатели прироста которые уменьшились. Показатель прироста численности уменьшился, в следствии чего уменьшился показатель прироста фонда оплаты труда на -212тыс.руб. В связи с этим можно сделать вывод показатель прироста чистой прибыли увеличился на 483 тыс.руб так как финансовое состояние организации в большей степени зависит от уровня ее деловой активности. Можно судить, что в целом организация успешно работает на рынке оказываемых стоматологических услуг, можно проследить закономерность роста объема оказываемых услуг, увеличение основных средств, сокращение численности и фонда оплаты труда, тем самым увеличение чистой прибыли.

---

Страницы:   1   2   3   4