Бухгалтерский учет и внутренний контроль расчетов с подотчетными лицами (на материалах ООО «НОСТРУМ»). Часть 3.

Страницы:   1   2   3   4

---

2.2 Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ООО “НОСТРУМ”

 

В ООО «НОСТРУМ», работники имеют право получить наличные деньги под отчет на основании заявления, подписанного руководителем, для того, чтобы использовать их в дальнейшем в интересах предприятия (произвести закупки, оплатить услуги, оплатить командировочные расходы).

Заявление в ООО «НОСТРУМ» составляется в произвольной форме и должно быть обязательно подписано:

— генеральным директором;

Все операции по ведению кассовых операций ведутся согласно Положению от 12 октября 2011 г. N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».»Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (утв. Банком России 24.04.2008 N 318-П) (ред. от 07.02.2012) (Зарегистрировано в Минюсте России 26.05.2008 N 11751) (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2013). Положение распространяется на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Центрального банка Российской Федерации), а также на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения (далее — юридические лица), на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У (ред. от 28.04.2008) «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 05.07.2007 N 9757). Расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее — индивидуальный предприниматель), между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.

В организации существуют расходы, связанные с ее хозяйственной деятельностью. В некоторых напрямую заключают договоры о поставке необходимых товаров или оказании услуг, расплачиваясь соответственно безналичным путем. Нередки ситуации, когда необходимо срочно докупить канцелярские товары, и др. Для отражения подобных операций в бухгалтерском учете обычно используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В настоящее время многие банки предписывают расходовать наличные денежные средства только на оплату труда, выплаты социального характера, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Таким образом, в этом списке не представлены прочие расходы, связанные с деятельностью организаций. Нормативно-правовая база, регулирующая цели расходования наличных денежных средств, включает Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 5.01.98 г. N 14-П (с изм. и доп. от 31.10.02 г.), Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40 (с изм. и доп. от 26.02.96 г.), и Указ Президента Российской Федерации от 14.06.92 г. N 622 «О дополнительных мерах по ограничению налично-денежного обращения». До недавнего времени действовали разъяснения, представленные в п. 3 Указаний Банка России от 12.11.96 г. N 360: «Юридические лица… по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать поступающую в их кассу выручку на заработную плату и выплаты социального характера, закупку сельскохозяйственной продукции у населения, скупку тары и вещей у населения, а также на командировочные расходы, покупку канцелярских принадлежностей и хозяйственного инвентаря, оплату срочных ремонтных работ и горюче-смазочных материалов, выплату возмещений убытков по договорам страхования физических лиц» (см. также письмо Банка России от 24.04.2000 N 89-Т). Данное Указание Банка России расширяло круг целей, на которые организациям разрешается расходовать выручку. Письмом Московского ГТУ Банка России от 19.06.06 г. N 26-13-4-16/40598 была доведена иная позиция Банка России в отношении этого вопроса. В частности, в нем сообщалось, что упомянутое Указание N 360 было дано в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 18.08.96 г. N 1212. Поскольку данный Указ утратил силу в связи с изданием Указа Президента Российской Федерации от 2.02.05 г. N 116, Указание N 360 не подлежит применению. Следовательно, деньги из кассы можно использовать только на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Для того чтобы не нарушать установленный Банком России порядок, фирмы используют свои корпоративные банковские карточки или «зарплатные» карты сотрудников, поскольку оплата товаров, работ или услуг посредством банковских карт считается инструментом безналичных расчетов ( п. 1.4 главы 1 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Банком России 24.12.04 г. N 266-П) (с изм. и доп. от 23.09.08 г.).Хотя Банк России в своем письме от 18.12.06 г. N 36-3/2408 ответил на вопрос относительно выдачи организациями денежных средств под отчет своим сотрудникам путем перечисления на банковские счета, открытые для совершения операций с банковскими картами, но в письме не представлено однозначных ответов на волнующие многих бухгалтеров вопросы. В данном письме указывается, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами в соответствии с пп. 10,11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации. Обязанности по соблюдению правил работы с наличными деньгами, а также ответственность за их несоблюдение изложены в КоАП РФ, в ст. 15.1 которого предусмотрены штрафы за нарушение правил работы с наличными деньгами и порядка ведения кассовых операций в следующих случаях:

• осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
• не оприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
• накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Для соблюдения правильности оформления данной операции в бухгалтерском учете и во избежание претензий со стороны налоговых органов следует правильно оформить все необходимые документы. Для обоснованности составления платежного поручения о перечислении денежных средств на счет сотрудника бухгалтеру необходимо заручиться заявлением сотрудника с просьбой перечислять ему подотчетные суммы на его личную карточку с указанием всех реквизитов этой карточки. В подтверждение своего согласия директор может поставить на заявлении свою визу либо издать соответствующий приказ. В день, когда деньги уйдут со счета, в учете следует сделать бухгалтерскую запись по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 51 «Расчетные счета» (на основании выписки и платежного поручения с отметкой банка). Отчитываться по авансовому отчету сотрудник будет в обычном порядке. ООО «НОСТРУМ» не использует зарплатные карточки сотрудников для выдачи в под отчет безналичным путем.

Выдача денежных средств работникам ООО «НОСТРУМ» в под отчет производится по Расходному кассовому ордеру. Работнику, не отчитавшемуся по ранее выданной подотчетной сумме, выдача денежных средств не производится.

Денежные средства выдаются работникам ООО «НОСТРУМ» из кассы на следующие расходы:

на мелкие административно-хозяйственные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами. Таким образом, оплачиваются расходы по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, оплате мелкого ремонта.

на оплату представительских расходов.

на командировочные расходы, директором издается приказ в каждом отдельном случае, в котром обязательно указывается место командировки, ее срок и цель.

На основании приказа о командировке работнику предприятия выдается командировочное удостоверение, в котором делаются отметки о датах прибытия и выбытия по пунктам назначения.

Командировочное удостоверения после окончания командировки прикладывается к «Авансовому отчету». Оно служит основанием для оплаты расходов работника по проезду, проживанию, и для начисления суточных.

В ООО «НОСТРУМ» установлен срок сдачи авансовых отчетов по командировкам в бухгалтерию в течение трех рабочих дней по возвращению из командировки с приложением оправдательных документов по расходованию подотчетных сумм.Срок сдачи авансового отчета по расходам на хозяйственные нужды ООО «НОСТРУМ» устанавливается директором и указывается в заявлении работника.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами в ООО «НОСТРУМ», с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы, распоряжения руководства.Состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами ООО «НОСТРУМ», связан со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, которые выданы им в под отчет, в бухгалтерском учете ООО «НОСТРУМ» предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет является активно-пассивным, а его сальдо отражает сумму задолженности подотчетных лиц по суммам, которые они израсходовали на командировочные, административно-хозяйственные и прочие нужды, перед ООО «НОСТРУМ» или сумму перерасхода, которую они не возместили.Основанием для признания расходов в ООО «НОСТРУМ» является авансовый отчет работника со всеми документами, подтверждающими факт расходов.Авансовый отчет оформляется в виде отчета о получении и расходовании денежных средств, с приложением первичных документов.

После проверки и утверждения руководителем ООО «НОСТРУМ» авансового отчета подотчетные суммы списываются с работника на соответствующие счета бухгалтерского учета.Остаток подотчетных сумм, после утверждения отчета, работник обязан сдать в кассу ООО «НОСТРУМ» либо написать письменное заявление об их удержании из заработной платы. Удерживать подотчетные суммы без согласия сотрудника можно только по решению суда.

При расчетах подотчетных лиц с юридическими лицами наличными деньгами бухгалтерия ООО «НОСТРУМ» учитывает, что лимит расчетов между юридическими лицами наличными установлен в размере 100 000 руб. по одной сделке. Для отражения в синтетическом учете расчетов с подотчетными лицами, в Плане счетов бухгалтерского учета ООО «НОСТРУМ», открыт балансовый счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется в Журнале-ордере №7 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе каждой подотчетной сумме индивидуально по каждому работнику ООО «НОСТРУМ». Основанием для заполнения журнала — ордера №7 являются расходные кассовые ордера, приходные кассовые ордера и авансовые отчеты. По дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются суммы, выданных в под отчет денежных средств и возмещенного перерасхода на основании расходных кассовых ордеров.По кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в бухгалтерском учете того периода, когда сдан в бухгалтерию авансовый отчет, показаны суммы, использованные согласно авансовым отчетам работников ООО «НОСТРУМ», и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам неиспользованные денежные средства. В случае если неиспользованный остаток подотчетных сумм удержан из заработной платы работника, балансовый счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по кредиту корреспондируется с дебетом балансового счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». При этом обязательным условием является письменное согласие работника.

Подотчетные суммы, которые не возвращены работниками в кассу ООО «НОСТРУМ» в установленные сроки, и выявлены по результатам инвентаризации статей баланса, отражаются бухгалтерскими проводками по кредиту счета 71» Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» предназначен для обобщения информации о суммах недостачи и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) или виновных лиц. При этом потери ценностей, возникшие в результате стихийных бедствий, относятся на счет 99 «Прибыли и убытки» как убытки отчетного года (некомпенсированные потери от стихийных бедствий). В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Решение о списании недостачи на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» принимается руководством, если невозможно погашение задолженности подотчетным лицом и необходимо взыскание через суд.

ООО «НОСТРУМ» может удержать не возвращенные подотчетные суммы из зарплаты работника, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Но решение об этом работодатель вправе принять не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (ст. 138 ТК РФ).

На оплату командировочных расходов работнику ООО «НОСТРУМ» перед его отъездом выдается аванс. После возвращения из командировки работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие оплату проезда, оплату проживания, расчет суточных и др. расходы, которые разрешены руководством (оплата услуг, связанных с производственной необходимостью, или приобретение материальных ценностей). При предоставлении бесплатного жилого помещения, в месте командировки, выплата средств на эту цель в ООО «НОСТРУМ» не производится. Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению в ООО «НОСТРУМ» не подлежат.

Рассмотрим основные бухгалтерские записи в ООО «НОСТРУМ» по счету 71 в таблице 3 — «Расчеты с подотчетными лицами» в июле 2017 года, при выдаче из кассы предприятия денежных средств в подотчет работникам организации:

Глушенковой Т.Н. согласно заявления на покупку хозяйственных нужд в сумме 1900,00 руб.

Свиридову А.К. согласно заявления на приобретение материалов в сумме 1350,00 руб.

Копелевой И.О. согласно заявления на представительские расходы в сумме 1700,00 руб.

Васильеву Н.Н. согласно заявлению на командировку в утвержденной сумме 10500,00 руб.

Таблица 3 — Расчеты с подотчетными лицами» в июле 2017 года, при выдаче из кассы предприятия денежных средств в подотчет

 

Подотчетными лицами в бухгалтерию ООО «НОСТРУМ» в июле 2017 года сданы авансовые отчеты, к которым прилагаются документы, подтверждающие факт расходования денежных средств. Свиридов А.К. предъявил счет-фактуру №81 от 07.07.2017г. на приобретенные материалы в ООО «Вертикаль». В счет — фактуре налог на добавленную стоимость выделен отдельной графой, в размере 18% стоимости материалов. Васильеву Н.Н. денежные средства выданы 31 июля 2017 года на командировку, согласно приказу директора № 118 от 30 июля 2017 года.

После возвращения из командировки в августе он должен будет отчитаться по использованию подотчетной суммы. Авансовые отчеты подотчетных лиц служат основанием для осуществления следующих проводок по счетам бухгалтерского учета в июле 2017 года

Таблица 4 — Отражение в бухгалтерском учете ООО «НОСТРУМ» хозяйственных операций по авансовым отчетам за июль 2017 года

 

После подведения итогов по авансовому отчету Свиридова А.К. выяснилось, что на приобретение материальных ценностей им были дополнительно израсходованы собственные денежные средства в сумме 136 руб. 80 коп.

Данная сумма была возмещена Свиридову А.К. из кассы «НОСТРУМ» по расходному ордеру. В бухгалтерском учете эта операция была отражена следующим образом:

Таблица 5 — Отражение в бухгалтерском учете ООО «НОСТРУМ» возмещения перерасхода по авансовому отчету Свиридова А.К.

 

Согласно авансовому отчету Копелевой И.О. в подотчет было получено 1700 руб., а фактический расход на представительские расходы составил 1590 руб. Таким образом, остаток неизрасходованных денежных средств составил 110 руб. По заявлению Копелевой И.О. эта сумма была удержана бухгалтером в июле 2017 года из заработной платы Копелевой И.О.

Таблица 6 — Отражение в бухгалтерском учете удержания из зарплаты остатка неиспользованной подотчетной суммы

 

Глущенковой Т.Н. 5 июля 2017г. была выдана подотчетная сумма на хознужды, но к концу дня она почувствовала недомогание. Решив, что она на следующий день не сможет приступить к работе по причине болезни, Глущенкова Т.Н написала заявление на возврат подотчетной суммы, и внесла ее в кассу по Приходному ордеру. В бухгалтерском учете за июль 2017 года по этой операции была сделана следующая проводка по счетам бухгалтерского учета:

Таблица 7 — Отражение в бухгалтерском учете возврата в кассу подотчетной суммы

 

На основании вышеперечисленных проводок в июле 2017 года сформированы записи в журнале — ордере №7 «Расчеты с подотчетными лицами», согласно которых перерасход по отчету Свиридова А.К. выдан из кассы предприятия, остаток неиспользованных денежных средств по отчету Копелевой И.О. удержан из ее зарплаты. Глушенкова Т.Н. возвратила в кассу подотчетную сумму. На конец июля 2017 года за этими подотчетными лицами не числится задолженность. Васильеву Н.Н. подотчетная сумма была выдана в последний день месяца на командировку, за которую он будет отчитываться в следующем месяце. На первое августа 2017 года по журналу — ордеру №7 «Расчеты с подотчетными лицами» за Васильевым Н.Н. числится дебиторская задолженность в сумме 10500 руб.

Итоговые проводки по журналу ордеру №7 за июль 2017 года отражают движение денежных средств по расчетам с подотчетными лицами, в корреспонденции с балансовыми счетами по Дебету и Кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Сальдо балансового по журналу-ордеру №7 отражает задолженность работников предприятия по подотчетным суммам.Своевременная сдача авансовых отчетов в бухгалтерию предприятия подотчетными лицами способствует быстрому реагированию работников бухгалтерии на результат расчетов с подотчетными лицами. В частности, возмещение остатка неиспользованных денежных средств Копелевой И.О. путем удержания по ее заявлению из заработной платы, позволило сократить остаток дебиторской задолженности по балансовому счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами на 1 августа 2017 года.

 

2.3 Организация внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами ООО “НОСТРУМ”

 

Внутренний контроль расчетов с подотчетными лицами бухгалтером осуществляется на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении работников организации в командировки, а также журнала регистрации авансовых отчетов. При проведении внутреннего бухгалтерского контроля необходимо сопоставить сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с дебетовыми оборотами по счетам учета.

После этих процедур проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе внутреннего контроля рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.).

Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

Проведение всех перечисленных действий поможет бухгалтеру удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и в правильном распределении сумм по авансовым отчетам между соответствующими источниками финансирования.

Одним из направлений внутреннего контроля является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям п. 11 Положения о порядке ведения кассовых операций.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем инвентаризация расчетов с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

В бухгалтерском учете информация о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчет, отражается в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», на котором аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, в данном случае со счетом 50 «Касса». Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Если остатки неиспользованных подотчетных сумм не будут своевременно возвращены, то они должны быть оформлены следующими проводками:

• Д-т 94 К-т 71 — отражение подотчетных сумм, не возвращенных в установленные сроки :
• Д-т 73- К-т 94 — отражение сумм, подлежащих взысканию, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника ;
• Д-т 70 К-т 94 — отражение сумм, подлежащих взысканию, когда они могут быть удержаны из заработной платы работника ;
• Д-т 70 К-т 73 — удержание из зарплаты полученных подотчетным лицом денежных авансов, но не израсходованных и не возвращенных в кассу организации в установленный срок ;
• Д-т 70 К-т 68/НДФЛ — отражение задолженности по уплате налога на доходы физических лиц, подлежащего взносу в бюджет;
• Д-т 50 К-т 73 — отражение сумм погашенной наличными денежными средствами дебиторской задолженности подотчетным лицом.

Порядок документооборота в ООО «НОСТРУМ» определяется главным бухгалтером. Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются — лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения бланков, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. Первичные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При составлении собственных форм рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы),

Документооборот — это путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи в архив. В графике документооборота определен круг лиц, ответственных за оформление документов, указан порядок документооборота до сдачи в архив.

Формы бухгалтерской отчетности, как внешней, так и внутренней, также разрабатываются главным бухгалтером и утверждены в приказе по учетной политике. Кроме того, главный бухгалтер определяет:

— объем и сроки представления отчетности внутренним и внешним пользователям;

— круг должностных лиц (внутренних пользователей), которым представляются определенные формы отчета;

— наименования и адреса внешних пользователей, которым представляется бухгалтерская отчетность;

— способ представления отчетности (почтой, курьером, телекоммуникационными каналами связи и пр.);

— фамилии работников бухгалтерии, ответственных за составление конкретных форм отчетности.

Все хозяйственные операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются в регистрах бухгалтерского учета ООО «НОСТРУМ» в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том отчетном периоде, когда они имели место быть. Для организации учета в ООО «НОСТРУМ» применяется программа 1С: Предприятие 8.2 Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» — универсальная система автоматизации бухгалтерского учета. Разнообразные и гибкие возможности 1С: Предприятие 8.2 Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» позволяют использовать ее как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности. Регламентированный учет в программе, реализован в соответствии с действующим законодательством, а все изменения оперативно реализовываются в новых версиях программы. Конфигурация «1C: Бухгалтерия предприятия» обеспечивает универсальность к подходу решения бухгалтерских задач, стоящих перед бухгалтерами в ООО «НОСТРУМ». Программа помогает бухгалтерии самостоятельно выписывать первичные документы по всем хозяйственным операциям, вести учет продаж, осуществлять расчеты с подотчетными лицами и прочие операции. Программа 1С: Предприятие 8.2 Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» имеет широкие возможности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Выдача наличных денежных средств работникам ООО «НОСТРУМ» в под отчет оформляется программе 1С: Предприятие 8.2 Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» документом «Расходный кассовый ордер». В документе указывается вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». В документе «Расходный кассовый ордер» обязательно должны указываться следующие реквизиты:

— дата и номер документа;

— Ф.И.О. сотрудника, которому выдавались наличные денежные средства;

— данные документа подтверждающие личность сотрудника, которому будут выдаваться денежные средства;

— сумма, которая выдается сотруднику (она указывается цифрами, а также прописывается прописью);

-основание выдачи расхода (хозяйственные, представительские или командировочные расходы)

Все вышеперечисленные реквизиты заполняются автоматически в программе 1С: Предприятие 8.2 Конфигурация «Бухгалтерия предприятия». После того как документ сформируют в программе его распечатывают и подписывают: главный бухгалтер, кассир-операционист и сотрудник получивший денежные средства.Если лицо, которому предполагается выдать в под отчет денежные средства, не состоит в штате ООО «НОСТРУМ», то программа не выполнит операцию по заполнению «Расходного кассового ордера», так как денежные средства в под отчет может получать только сотрудник организации и тем самым будет исключено нарушение правил выдачи денежных средств подотчетному лицу.После того как сотрудник произвел необходимые расходы, он представляет сотруднику бухгалтерии первичные документы подтверждающие расход. К таким документам относятся:

— кассовый чек, с указанием приобретенного товара (услуги), его количества и стоимости. В случае если кассовый чек не содержит такой информации необходимо прилагать товарный чек;

— квитанция приходного кассового ордера, с указанием товара или услуги, за которую производится оплата, либо квитанция банка на перевод денежных средств;

— счет-фактуры, акты выполненных работ.

Не принимаются к расходам следующие отчетные документы:

— нечитаемые отчетные документы;

— документы с датам, не соответствующими периоду совершения расхода;

— произведенные затраты без предоставления отчетных документов

В Авансовый отчет прилагаются оригиналы отчетных документов. В случае представления копии отчетного документа, фиксируется причина представления копии документа, местонахождение оригинала, а также ФИО, должность лица и подпись, у которого находится оригинал.

При не целевом использовании подотчетным лицом денежных средств или при наличии перерасхода денежных средств подотчетное лицо составляет пояснительную записку с описанием причин не целевого расхода, перерасхода с визой руководителя отдела и прилагается к «Авансовому отчету». При предоставлении подотчетным лицом всех необходимых документов бухгалтер проверяет целесообразность произведенных расходов. После того как бухгалтер их проверит, начинает составлять бланк «Авансового отчета».

Бланк «Авансового отчета» заполняется в автоматическом режиме. Бланк «Авансовый отчет» содержит следующие реквизиты:

— Дата выдачи ДС

— Полученная сумма ДС

— Назначение аванса/дата, маршрут и цель командировки

— Сумма фактически произведенных затрат

— Проект, объект, подразделение — потребители произведенных затрат

-Фактически произведенные затраты, согласно подтверждающим документам

— Остаток/перерасход ДС

— Дата представления «Авансового отчета» в бухгалтерию

— Бухгалтерскую запись (корреспонденция счетов)

После проверки правильности заполнения, форма «Авансового отчета» распечатывается, подписывается бухгалтером и отдается в руки подотчетному лицу, для подписи и дальнейшего утверждения у директора. Такой процесс оформления «Авансового отчета» исключает в нем всевозможные нарушения, ошибки и исправления. Авансовые отчеты подотчетных лиц ООО «НОСТРУМ» формируются путем записи в журнале «Авансовые отчеты». Документ «Авансовый отчет» оформляется в рублях. Он имеет несколько табличных частей, которые располагаются на соответствующих закладках. Информация о денежных средствах, полученных подотчетным лицом, отображается на закладке «Авансы».

Денежные средства, выданные подотчетному лицу ООО «НОСТРУМ» могут быть израсходованы на:

— закупку товаров и тары (закладки «Товары» и «Тара»);

— оплату поставщикам (закладка «Оплата»);

— прочие (дополнительные) расходы (закладка «Прочее»).

Данные о расходе денежных средств подотчетными лицами заполняются в документе «Авансовый отчет» на основании первичных документов.При заполнении авансового отчета, сумма, которую истратило подотчетное лицо, отображается в рублях.Если закупленный товар сразу поступает на склад ООО «НОСТРУМ», то в документе указывается вид поступления «На склад». При вводе количества и цены ТМЦ общая сумма и сумма НДС рассчитываются автоматически. Сведения о полученных счетах – фактурах также указываются в записях табличной части закладки «Товары». Подотчетные суммы могут быть израсходованы на оплату товаров или услуг поставщиков. Затраты подотчетного лица ООО «НОСТРУМ» на оплату поставщикам фиксируются на закладке «Оплата». При проведении авансового отчета автоматически корректируется сумма задолженности ООО «НОСТРУМ» перед поставщиком. К дополнительным расходам подотчетного лица могут относиться командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин. Эта информация заполняется на закладке «Прочее». В качестве дополнительной информации может быть указана та статья затрат, на которую надо отнести прочие расходы подотчетного лица.

В ООО «НОСТРУМ» существует внутренний документ «Положение об Авансовых отчетах», в котором указывается вся необходимая информация по оформлению отчетов, по документам которыми подтверждаются расходы, сроки предоставления отчета. Данное положение хранится в бухгалтерии у сотрудника, который занимается Авансовыми отчетами и который может ознакомить с ним любого сотрудника ООО «НОСТРУМ». В конфигурации 1С: Предприятие 8.2 Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» в ООО «НОСТРУМ» предусмотрен вывод на печать авансового отчета по регламентированной печатной форме.При заполнении табличной формы авансового отчета формируются бухгалтерские проводки по дебету счетов, указанных в табличной части документа и по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В программе автоматически формируется журнал — ордер №7 по дебету и кредиту счета 71«Расчеты с подотчетными лицами». В журнале — ордере №7 показывается образование, погашение и остатки задолженности по подотчетным суммам по каждому подотчетному лицу.Если подотчетное лицо не полностью израсходовало полученную подотчетную сумму, то возврат, неиспользованных денежных средств, в кассу ООО «НОСТРУМ» проводится документом «Приходный кассовый ордер» с установленным видом операции «Возврат денежных средств подотчетным лицом».

В документе «Приходный кассовый ордер» указывается:

-номер и дата документа;

— сумма возврата;

— подотчетное лицо;

— документ, по которому были выданы денежные средства.

После того как документ «Приходный кассовый ордер» был сформирован автоматически в программе 1С: Предприятие 8.2 Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» он распечатывается и подписывается главным бухгалтером, кассиром и подотчетным лицом, возвратившим неизрасходованные денежные средства.Если же сотрудник потратил больше выданного расхода, то он пишет заявление на имя руководителя, в котором указывается причина перерасхода и просьба возместить произведенные расходы. После утверждения заявления сотруднику выдается перерасход по документу «Расходный кассовый ордер».

Данные синтетического и аналитического учета по счетам бухгалтерского учета в ООО «НОСТРУМ» формируются ежемесячно. Результаты из регистров синтетического и аналитического бухгалтерского учета заносятся в Главную книгу и служат основанием для заполнения строк Бухгалтерского баланса за отчетный период. Итоговые кредитовые обороты журнала — ордера №7 «Расчеты с подотчетными лицами» служат основанием для формирования бухгалтерских проводок по счетам синтетического учета в Главной книге. После того, как в Главную книгу занесены обороты за отчетный период со всех журналов ордеров, итоговые результаты из Главной книги по дебету балансового счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» должны полностью соответствовать оборотам по дебету в Журнале-ордере №7. Если на конец, или начало отчетного периода образовалась задолженность подотчетных лиц перед стоматологической организацией, то она включается во второй раздел Бухгалтерского баланса «Оборотные активы». А если наоборот, предприятие задолжало перед подотчетным лицом, например, в случае обоснованного перерасхода подотчетной суммы, то такая задолженность входит в раздел Бухгалтерского баланса «Краткосрочные обязательства» в «Кредиторская задолженность».

В программе 1С: Предприятие 8.2 Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» эти процессы осуществляются автоматически.По окончанию отчетного года все Журналы-ордера №7 «Расчеты с подотчетными лицами» вместе с прилагаемыми первичными документами сшиваются в отдельную книгу. Все листы данной книги нумеруются, сшиваются единой нитью, которая опечатывается с надписью «В данной книге сшито и опечатано количество листов». Под надписью ставится дата, подпись главного бухгалтера и печать.Оформленные таким образом журналы — ордера вместе со всей остальной отчетностью по описи передаются на хранение в архив ООО «НОСТРУМ». В архиве документы первичного бухгалтерского учета вместе с журналами — ордерами хранятся в течение пяти. После этого они уничтожаются в присутствии членов специально созданной комиссии, с обязательным составлением «Акта на уничтожение документов». Он постоянно хранится в архиве ООО «НОСТРУМ» в папке «Акты на уничтожение документов». Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо ООО «НОСТРУМ» вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет генеральный директор ООО «НОСТРУМ».

 

Выводы по Главе 2

 

Таким образом, в ходе написания второго раздела дипломной работы, нами были изучены:

— организационно-экономическая характеристика ООО «НОСТРУМ»;

— организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ООО «НОСТРУМ»

— организации внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами ООО «НОСТРУМ».

---

Страницы:   1   2   3   4