Приходный ордер форма № М-4.
Бизнес-процесс электронного документооборота по формированию приходного ордера формы М-4, приведенный на рисунке 13, представляет собой последовательное выполнение следующих этапов:
- создание приходного ордера формы М-4 материально ответственным лицом структурного подразделения ОАО «РЖД» в ЕК АСУФР;
- подписание приходного ордера М-4 квалифицированной электронной подписью материально ответственным лицом;
- автоматическое создание документа поступления материала;
- отмена документа поступления материала;
- передача электронного приходного ордера М-4 в ЕКАСУД.
Материально ответственное лицо структурного подразделения ОАО «РЖД» с рабочего места в системе ЕК АСУФР оформляет приходный ордер формы № М-4, указав на селекционном экране коды завода и склада структурного подразделения, а также тип документа, на основании которого осуществляется оприходование материальных ценностей:
— ТОРГ-12 в электронном виде.
— Сопроводительный документ.
— Излишки, выявленные при инвентаризации за текущий год.
— Излишки, выявленные при инвентаризации за прошлые периоды прошлых лет.
После создания приходного ордера формы № М-4 возможна его визуализация в формате pdf (по данным электронного документа).
В системный документ приходного ордера М-4, находящийся в статусе «Создан», до момента подписания могут вноситься изменения – добавляться и удаляться позиции приходного ордера, корректироваться количественные данные. Системный документ приходного ордера, находящийся в статусе «Создан», может быть удален.
По завершению работы с приходным ордером формы № М-4 материально ответственное лицо структурного подразделения выполняет подписание электронного документа квалифицированной электронной подписью. При этом системному документу «Приходный ордер М-4» автоматически присваивается статус «Подписан МОЛ».
В бухгалтерском учете (в БЕ структурного подразделения ОАО «РЖД») автоматически формируется бухгалтерская запись в зависимости от документа, на основании которого осуществляется оприходование материальных ценностей.
Если в процессе автоматического создания документа поступления возникли ошибки, то приходному ордеру М-4 присваивается статус «Ошибка» и сохраняется описание ошибки, сформированное программой создания документа поступления.
Материально ответственное лицо и бухгалтер, ведущий бухгалтерский учет структурного подразделения ОАО «РЖД», имеют возможность просмотра всех электронных приходных ордеров формы № М-4 за любой период в форме отчета.
В случае если приходный ордер формы № М-4 имеет статус «Создан ПМ», то материально ответственное лицо при просмотре приходного ордера формы № М-4 в электронном виде с рабочего места в системе ЕК АСУФР может инициировать процедуру автоматической отмены документа поступления материала с созданием сторнирующей проводки через выполнение операции аннулирования ЭД «М-4 – Титул МОЛ» с указанием причины. При выполнении операции автоматически создается электронный документ в формате XML «Документ аннулирования М-4», который подписывается материально-ответственным лицом квалифицированной электронной подписью.
После отмены документа поступления материала статус соответствующего системного документа «Приходный ордер формы № М-4» изменяется на «Сторнирован». При этом в реестре документов ПУД должна быть обеспечена возможность просмотра причины сторнирования документа, указанной МОЛ, а также возможность просмотра документа аннулирования М-4.
Электронный документ приходного ордера формы № М-4 в статусе «Создан ПМ» автоматически отправляется в ЕКАСУД. Документы в ЕКАСУД передаются с файлами электронной подписи.
Требование-накладная форма № М-11
Перечень операций электронного документооборота по формированию требования-накладной формы № М-11 может различаться в зависимости от уровня организационных единиц ЕК АСУФР, которым принадлежат подразделение-отправитель и подразделение-получатель:
- отправитель и получатель относятся к разным БЕ;
- отправитель и получатель относятся к разным заводам одной БЕ;
- отправитель и получатель относятся к разным складам одного завода;
- передача оборудования к установке.
Бизнес-процесс электронного документооборота по формированию требования-накладной М-11 при передаче ТМЦ между структурными подразделениями ОАО «РЖД» в системе ЕК АСУФР, схема которого приведена на рисунке 2.7, представляет собой последовательное выполнение следующих этапов:
а) создание требования-накладной М-11 материально ответственным лицом, отпускающим ТМЦ;
б) подписание требования-накладной М-11 квалифицированной электронной подписью лицом, разрешающим отпуск ТМЦ;
в) подписание требования-накладной М-11 материально ответственным лицом, отпускающим ТМЦ, квалифицированной электронной подписью;
г) автоматическое создание документа отпуска материала в системе ЕК АСУФР;
д) подписание требования-накладной М-11 материально ответственным лицом, принимающим ТМЦ, квалифицированной электронной подписью;
е) автоматическое создание документа поступления материала;
ж) передача электронного требования-накладной М-11 в ЕКАСУД.
При передаче материальных ценностей между структурными подразделениями на основании электронного документа требования-накладной М- 11 происходит автоматическое создание извещения ФРУ-13 в системе ЕК АСУФР подразделения-отправителя ТМЦ, а также акцепт извещения ФРУ-13 в системе ЕК АСУФР бухгалтером подразделения-получателя ТМЦ.
Сформированное в ЕК АСУФР-2 требование-накладная М-11 сохраняется со статусом «Создано» и есть возможность его визуализация в формате pdf. В требование-накладную М-11, находящееся в статусе «Создано», могут вноситься изменения – добавляться и удаляться позиции, корректироваться количественные данные. Требование-накладная, находящееся в статусе «Создано», может быть удалено.
Специалист структурного подразделения-отправителя, принимающий решение о возможности отпуска ТМЦ, с рабочего места в системе ЕК АСУФР имеет возможность просмотра всех электронных требований-накладных М-11 за любой период в форме отчета. При просмотре требования-накладной М-11, имеющего статус «Создано», специалист выполняет его подписание квалифицированной электронной подписью. При этом требованию-накладной М-11 автоматически присваивается статус «Разрешено».
Материально ответственное лицо структурного подразделения выполняет подписание М-11 в статусе «Разрешено» квалифицированной электронной подписью. После успешного формирования документа отпуска материала соответствующее требование-накладная М-11 получает статус «Отпущено» и автоматически передается по RFC-соединению в систему ТДС/ТФС получателя материала.
Материально ответственное лицо склада-получателя, получив требование-накладную М-11 в электронном виде, имеющее статус «Отпущено», сверяет данные с фактически поступившим количеством материала и выполняет подписание М-11 квалифицированной электронной подписью. При этом требованию-накладной М-11 автоматически присваивается статус «Подписано МОЛ2», данные требования-накладной дополняются информацией о должности и расшифровке подписи материально ответственного лица и о дате подписания; изменение статуса документа автоматически передается в ТДС/ТФС отправителя материала. После успешного формирования документа поступления материала статус требования-накладной формы № М-11 изменяется на «Получено».
В системе ЕК АСУФР отправителя материала один раз в сутки автоматически запускается фоновое задание по созданию в БЕ подразделения-отправителя ТМЦ извещений ФРУ-13 для всех требований-накладных формы № М-11, имеющих статус «Отпущено» или «Получено».
При акцепте извещения формы № ФРУ-13 в системе ЕК АСУФР БЕ-получателя выполняется автоматическое сопоставление документа (документов) поступления и извещения формы № ФРУ-13 и отражается получение по внутрихозяйственным расчетам стоимости материала от структурного подразделения-отправителя материала.
После акцепта извещения формы № ФРУ-13 требование-накладная формы № М-11 в статусе «Акцептовано» автоматически отправляется в ЕКАСУД.
Акт на списание материальных ценностей форма № ФМУ-76
Бизнес-процесс электронного документооборота по формированию акта на списание материальных ценностей формы № ФМУ-76, представляет собой последовательное выполнение в системе ЕК АСУФР следующих этапов:
а) Создание списка материалов, подлежащих списанию, материально-ответственным лицом структурного подразделения ОАО «РЖД» или другим ответственным лицом в зоне его ответственности.
б) Внесение информации (соответствующих контировок в позиционной части) в перечень материалов, сформированный МОЛ, экономистом структурного подразделения ОАО «РЖД».
в) Автоматическое разбиение на акты ФМУ-76 после сохранения экономистом внесенных им данных в соответствии со счетами, статьей затрат/носителем затрат, и другими данными в заголовочной части «новой» формы ФМУ-76.
г) Подписание акта ФМУ-76 квалифицированной электронной подписью МОЛ.
д) Подписание акта простой электронной подписью членами комиссии и утверждение акта руководителем квалифицированной электронной подписью.
е) Внесение данных в акт ФМУ-76 бухгалтером и создание документа списания материала.
ж) Аннулирование электронного документа и отмена документа списания материала.
Материально ответственное лицо структурного подразделения ОАО «РЖД» создает список материальных ценностей для акта ФМУ-76. Документ отражается в реестре в статусе «Создан» и ему присваивается номер.
После того как МОЛ закончил все действия со списком и считает его готовым к передаче Экономисту, он подтверждает это нажатием кнопки «Передать». Документ переходит в статус «На проверке». В данном статусе любые действия с ним материально-ответственному лицу недоступны. А документ становится доступным Экономисту для внесения дополнительных данных.
После сохранения данных, внесенных экономистом происходит автоматическое разбиение на отдельные акты ФМУ-76 в соответствии со счетами 20*(23*, 25*,26*,28*,29*)/9112/9102 и статьей затрат в заголовочной части – создаются электронные документы «Титул МОЛ». Созданные электронные документы ФМУ-76 находятся в статусе «Проверен».
После автоматического создания электронного документа ФМУ-76 в формате xml и принятия им статуса «Проверен» материально-ответственное лицо структурного подразделения выполняет подписание ЭД квалифицированной электронной подписью. При этом системному документу акта ФМУ-76 автоматически присваивается статус «Подписан МОЛ»; данные акта дополняются информацией о должности и расшифровке подписи материально ответственного лица и о дате подписания акта.
После подписания материально-ответственным лицом акта ФМУ-76 его подписывают члены комиссии простой электронной подписью. Любой член комиссии имеет возможность отклонить акт ФМУ-76, находящийся в статусе «Подписан МОЛ» или «На подписании»; при этом обязательно для заполнения поле «Причина отклонения», а акту ФМУ-76 автоматически присваивается статус «Отклонен». После подписания последним заявленным членом комиссии электронный акт принимает статус «Готов к утверждению».
Лицо, утверждающее документ, имеет возможность просмотра всех системных документов актов формы № ФМУ-76 за любой период.
Руководитель имеет возможность отклонить акт ФМУ-76, находящийся в статусе «Готов к утверждению», при этом обязательно для заполнения поле «Причина отклонения», а акту ФМУ-76 автоматически присваивается статус «Отклонен».
При подписании акта ФМУ-76 руководителем структурного подразделения ОАО «РЖД» квалифицированной электронной подписью системному документу акта ФМУ-76 присваивается статус «Утвержден».
После утверждения акта ФМУ-76 руководителем, находящийся в статусе «Утвержден», бухгалтер в документ проставляет дату проводки в заголовочной части экрана и причину движения в табличной части экрана.
После ввода данных инициируется автоматическое создание документа списания со следующими параметрами:
а) Дата документа.
б) Дата проводки.
в) Вид движения.
г) Причина движения.
д) Завод (код структурного подразделения).
е) Склад (код склада).
ж) Заказ (номер внутреннего заказа, указанный экономистом в акте формы № ФМУ-76 в соответствии с номером статьи расходов).
и) Основной счет (номер счета, указанный при формировании акта ФМУ-76 в поле «Счет списания»).
к) Носитель затрат (номер носителя затрат, указанный экономистом при формировании акта ФМУ-76).
л) Материал (код по СКМТР, указанный в акте ФМУ-76).
м) Количество (количество, указанное при формировании акта ФМУ-76 в поле «Фактически израсходовано»).
н) Партия (вид оценки, указанный материально ответственным лицом при формировании акта ФМУ-76).
В бухгалтерском учете (в БЕ структурного подразделения ОАО «РЖД») автоматически формируется бухгалтерская запись:
Дт 32* – Кт 10* «Материалы на складе».
После успешного создания документа списания системному документу акта формы № ФМУ-76 присваивается статус «Документооборот завершен»; при визуализации форма акта ФМУ-76 дополняются информацией в части бухгалтерского учета (цена, сумма).
Если в процессе автоматического создания документа списания возникли ошибки, то документ не будет проведен в учет, требуется инициировать процедуру аннулирования электронного документа.
При аннулировании автоматически создается электронный документ в формате XML «Документ аннулирования ФМУ-76», который руководителем может быть или отклонен (при этом происходит автоматическое удаление ЭД «Документ аннулирования ФМУ-76»), или подписан. При подписании документа аннулирования руководителем структурного подразделения ОАО «РЖД» (иным лицом, утверждающим документ) квалифицированной электронной подписью документу присваивается статус «Аннулирован», а бухгалтеру направляется уведомление об аннулировании электронного документа для того, чтобы он отменил документ списания материала.
Бухгалтером для документа в статусе «Аннулирован» формируется системный документ отмены (сторнирования) системного документа списания материала. При этом в бухгалтерском учете (в БЕ структурного подразделения ОАО «РЖД») автоматически формируется сторнирующая проводка (с метками красного сторно).
В настоящее время в связи с переходом АО «ВРК-2» на налоговый мониторинг с 2020 года, а также в целях реализации контроля за отдельными расходными операциями по списанию материалов (уменьшающими налогооблагаемую базу по доходам) на полигонах подразделения АО «ВРК-2» в постоянную эксплуатацию переводится функционал ЭДО следующие формы документов: приходный ордер форма № М-4, требование-накладная форма № М-11, акт на списание материальных ценностей форма № ФМУ-76 и материальный отчет форма № ФМУ-54.
Цели и задачи автоматизации электронного документооборота представлены на рисунке 2.8.
Бухгалтерский учет материально-производственных запасов
3.1 Организация ведения учета материально производственных запасов на железнодорожном транспорте
Для правильной организации оперативного и бухгалтерского учета производственных запасов АО «ВРК-2», а также различия в их назначении и принадлежности важную роль играет их классификация. Она строится исходя из того, что железнодорожный транспорт осуществляет различные виды деятельности.
Рассмотрим классификацию производственных запасов железных дорог в зависимости от их роли в процессе производства, представленную в таблице 3.1.
Таблица 3.1 – Классификация производственных запасов на железнодорожном транспорте [11]
Также в хозяйственной деятельности железных дорог большую роль играют предметы, являющиеся средствами труда, к которым относятся инструменты, приспособления, инвентарь, постельные принадлежности, у которых срок полезного использования менее одного года, а также специальная и форменная одежда, независимо от её стоимости срока службы.
На железнодорожном транспорте приобретение (получение) материально-производственных запасов от юридических и физических лиц осуществляется на основании:
а) договоров купли-продажи, поставки, дарения или безвозмездной передачи, мены, иных видов договоров гражданско-правового характера, оформляемых в случае перехода к АО «ВРК-2» прав собственности, прав хозяйственного ведения и оперативного управления;
б) решения об увеличении уставного капитала ОАО «РЖД», в случае получения материально-производственных запасов в виде вклада в уставный капитал;
в) на иных основаниях.
В зависимости от вида актива, квалифицируемые в качестве материально-производственных запасов, принимаются к бухгалтерскому учету в следующей оценке:
- материалы, сырье и т.п. активы, используемые при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнении работ, оказании услуг) – по фактической себестоимости;
- готовая продукция – по фактическим затратам, связанным с её изготовлением (фактической производственной себестоимости);
- товары – по фактическим затратам, связанным с их приобретением (фактической себестоимости), за исключением товаров, учитываемых по продажным ценам.
На железнодорожном транспорте к материалам относят материалы повторного использования. Порядок отнесения материалов к категории «материалы повторного использования» в целях их последующей оценки и учета изложен в Методике отнесения материально-технических ресурсов к категории «материалы повторного использования», утвержденной распоряжением ОАО «РЖД» от 03 апреля 2007 г. № 560р.
Материалы повторного использования принимаются к бухгалтерскому учету в следующей оценке:
— по цене возможного использования (по пониженной цене исходного материального ресурса) в случае применения материалов по прямому назначению с уменьшенным сроком эксплуатации или не по прямому назначению;
— по текущей рыночной стоимости в случае невозможности применения материалов в рамках хозяйственной деятельности АО «ВРК-2» и их продажи на сторону.
В соответствии с учетной политики АО «ВРК-2» в бухгалтерском учете материалы и товары отражаются по учетным ценам.
В качестве учетных цен на материалы и товары, приобретенные за плату, применяются установленные договором на их приобретение цены без учета транспортно-заготовительных расходов. Другие затраты, отдельно указанные в договоре на приобретение материалов и товаров, а также иные затраты, связанные с приобретением материалов и товаров, формирующие их фактическую себестоимость, относятся к транспортно-заготовительным расходам и отражаются на счете учета отклонений в стоимости материальных ценностей.
Порядок оценки материально-производственных запасов в зависимости от способа поступления указанных активов приведен в таблице 3.2.
Таблица 3.2 – Порядок оценки в зависимости от способа поступления МПЗ на железнодорожном транспорте
Оценка материально-производственных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу ЦБ РФ, действующему на дату принятия материально-производственных запасов к бухгалтерскому учету.
Принятие материалов к учету производится после полного окончания процесса их изготовления (включая процедуры доставки на склады, доведение до состояния подходящего для использования, — просушка, антикоррозийная обработка и так далее). АО «ВРК-2» признает оконченным процесс заготовления материалов во время их передачи из снабжающего подразделения в подразделение – пользователь.
В АО «ВРК-2» материалы – вид материально-производственных запасов, к которому относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы — учитываются на счете учета материалов по учетным ценам.
В АО «ВРК-2» в качестве учетных цен на материалы, приобретенные за плату, используются установленные договором поставки цены конкретно на приобретаемые ОАО «РЖД» материалы. Другие расходы, отдельно указанные в договоре поставки и формирующие реальную себестоимость приобретаемых АО «ВРК-2» материалов, учитываются в составе транспортно-заготовительных затрат. Расходы, связанные с внутренним перемещением материалов, относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) филиалов, их структурных подразделений.
В структурных подразделениях железнодорожн6ого транспорта поступление МПЗ отражается с использованием счета учетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о понесенных затратах по заготовлению и приобретению МПЗ. В дебет счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» относят стоимость материально-производственных запасов, поступивших в организацию по расчетных документам поставщиков. В кредите счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в корреспонденции со счетом 10 «Материалы» отражаются фактически поступившие и оприходованные материально-производственные запасы по учетной цене.
В тех случаях, когда возникает разница в стоимости приобретенных материальных ценностей, рассчитанной по их фактической себестоимости, её списывают со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в дебет счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
Счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» служит для общей информации в стоимостной разнице приобретенных материалов, отраженных по фактической себестоимости приобретения.
От содержания учетных цен зависит и различна структура отклонений: в одном случае – отклонения включают в себя не только расходы на приобретение, но и разницу в ценах поставщиков, в другом случае содержит только расходы. Но все же отклонения подлежат распределению. Из-за того что распределение относительно, то чем выше абсолютная величина отклонений, тем больше их влияние на точность экономических показателей.
В соответствии с учетной политики АО «ВРК-2» материально-производственные запасы (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) при отпуске в производство и ином выбытии оцениваются по средней себестоимости.
При ведении бухгалтерского учета в информационных системах, обеспечивающих правильность и оперативность расчетов, в качестве средней себестоимости используется вариант скользящей оценки, при котором определяется фактическая себестоимость соответствующих материально-производственных запасов в момент их отпуска, при этом в расчет средней оценки включается количество и стоимость этих материально-производственных запасов на начало месяца и все поступления до момента отпуска.