Кадровое делопроизводство. формирование необходимых документов для компании (НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ВСЕВЕД»). Часть 2.

Страницы:   1   2   3

---

Глава 2. Документы, регламентирующие управление персоналом и деятельность кадровой службы

2.1 Обязательные локальные нормативные акты и документы

 

Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате этого все кадровые процедуры документально оформляются, что взаимовыгодно работодателю и работнику.

Обязательный перечень кадровых документов содержится в статьях и положениях трудового законодательства, об этом мы уже писали в первой главе ВКР. Именно эти документы будут потребованы проверяющими органами.

Условно всю кадровую документацию можно разделить на следующие типы: (Рис.2)

 

Мы назовем обязательные кадровые документы актуальные для организаций любой формы собственности. К обязательным документам относятся [48]:

1. Штатное расписание; (ст. 57 ТК РФ);

2. Трудовой договор; (ст. ст. 56 и 67 ТК РФ);

3. Приказ о приеме на работу (форма Т-1);

4. Личная карточка (форма Т-2);

5. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5);

6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6);

7. График отпусков (форма Т-7); (ст. 123 ТК РФ);

8. График сменности (ст. 103 ТК РФ);

9. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма Т-8);

10. Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);

11. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12);

12. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР); (ст. ст. 56, 189, 190 ТК РФ);

13. Положение о защите персональных данных работника; (ст. ст. 86, 87, 88 ТК РФ);

14. Положение о подразделении;

15. Трудовая книжка; (ст. 66 ТК РФ);

16. Локальные акты по охране труда. (ст. 212 ТК РФ).

Каждый из указанных документов должен быть зафиксирован в специальных книгах регистрации, контроля и учета. Например, оформление трудовой книжки предполагает ведение следующих журналов: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним», «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним». Трудовые договоры также регистрируются в специальном журнале, подобные журналы ведут для регистрации приказов по личному составу. Проведение инструктажа по технике безопасности фиксируется в «Журнале учета прохождения инструктажа». Кроме того, исходя из специфики деятельности, организация обязана вести «Журнал учета медицинских осмотров». Учет военнообязанных следует вести в Журнале учета военнообязанных.
Коллективный договор (правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей). [№90-ФЗ от 30.06.2006] также становится обязательным, если его заключение было инициировано сторонами. Журналы контроля, учета регистрации, служат для установления на документах определенного регистрационного индекса и придают кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

Следует заметить, что в настоящее время не все работодатели не придают значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений. А действующее законодательство предписывает не только государственным, но и коммерческим организациям оформлять практически любое значимое действие, будь то трудовые отношения с персоналом или совершенные сделки с контрагентами, специальной документацией (Приложение 2).
Актуальность кадрового документооборота определяет и сроки хранения документов. Кадровику необходимо знать, как создавать архив и какие нормативные документы принимать во внимание в процессе его создания, где хранить документы, как проводить полное или частичное оформление дел перед сдачей на хранение, и какая ответственность предусмотрена для должностных лиц за утрату и уничтожение документов.

В настоящее время в России действуют несколько основных нормативных документов, фиксирующих сроки хранения документов в 2017 году в зависимости от рода деятельности компании, ее организационной формы и других значимых факторов:

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (вступили в действие на основании приказа Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526);

2. Перечень типовых управленческих архивных документов (вступил в действие на основании приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558);

3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций (вступил в действие на основании приказа Минкультуры РФ от 31.07.2007 г. № 1182);

4. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений (вступил в действие на основании решения Главархива СССР от 15.08.1988 г.);

5. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (вступило в действие на основании постановления ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс).

Положения, перечисленные в указанных документах дополняют Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
В целом все документы, создаваемые компанией, можно разделить на две группы – документы постоянного и временного хранения. Так, документы, связанные с оформлением взаимоотношений работодателя с сотрудниками, то есть относящиеся к личному составу, необходимо хранить отдельно от других бумаг до передачи в соответствующий архив. Документы краткосрочного хранения до 10 лет, следует хранить в архиве компании, а после истечения срока уничтожить согласно принятой процедуре. Что касается документов долгосрочного и постоянного периода хранения, которые нельзя уничтожать в течение 10 лет и более, их можно хранить как в самой компании, так и в сторонних архивах, которые могут быть государственными или частными. Как правило, услуги такого хранения являются платными.

Если выбирается тип хранения в компании, работодатель обязан соблюсти все требования по условиям сохранности бумаг, в том числе нормативную продолжительность хранения. Можно продлить срок хранения, зафиксировав новые условия внутренним нормативным актом компании. Отсчет начала срока производится с начала года, который следует за годом выпуска соответствующих документов. Хранить документы допускается как в бумажной, так и электронной версии. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) устанавливает сроки хранения любых документов по деятельности компании.

Мы уже отмечали, что кадровые документы подразделяют на три типа: организационные, распорядительные (приказы, указания, решения по личному составу), информационно-справочные. Наиболее жесткие требования касаются распорядительных документов, так согласно законодательству, эти документы имеют два типа хранения: 75 лет и 5 лет. Например, документы о приеме на работу, о прекращении трудового договора, о переводе, отпуск по уходу за ребенком, отпуск по беременности и родам, о смене должности, документы о назначении руководителей имеют длительный срок хранения. Приказы об ежегодном отпуске хранятся 5 лет. В Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» 2 марта 2016 г. добавили статью 22.1«Сроки временного хранения документов по личному составу». Она подразумевает, что документы по личному составу нужно хранить: – либо 75 лет (если они созданы до 2003 года); – либо 50 лет (если документы созданы с 2003 года). К сожалению, сегодня существуют разночтения по вопросам хранения кадровых документов, специалисты советуют не спешить уничтожать документы короткого хранения, создавать документы как в бумажном, так и электронном виде.

 

2.2 Факультативные (рекомендательные) локальные нормативные акты и документы.

 

Обязательный перечень документации может быть дополнен локальными положениями и регламентами исходя из особенностей деятельности компании.
Локальные нормативные акты (ЛНА) это внутренние документы организации, устанавливающие права и обязанности работодателя и его сотрудников (в том числе отдельных категорий работников). К ним относятся различные инструкции, положения, правила. Эта документация носит длительный характер применения, может меняться по решению организации. Все изменения вносятся приказом по организации. Другими словами,действие акта прекращается в случае:

• истечения срока действия, указанного в самом акте;
• отмены акта работодателем (по решению руководства организации или в связи с предписанием надзорных органов) или судом;
• вступления в силу коллективного договора или закона, требованиям которого противоречат установленные актом нормы (в этом случае отмене подлежит не весь документ, а его отдельные положения).

ЛНА компании не должны противоречить нормам действующего законодательства и содержанию трудовых и коллективных договоров, заключенных с сотрудниками организации. Принимая на работу нового сотрудника до подписания трудового договора, необходимо ознакомить его с локальными актами, имеющими непосредственное отношение к его трудовой деятельности. Обязательные локальные мы рассмотрели в параграфе 2.1. Но работодатель имеет право разрабатывать дополнительные локальные акты (ст. 22 ТК РФ). Так, положения о премировании, оплате труда, отпусках, об адаптации, об оценке, об аттестации, об обучении, о кадровом резерве, о корпоративной пенсии, о корпоративной культуре считаются не обязательными, но весьма полезными документами, позволяющими систематизировать важную для сотрудников компании информацию. Локальная документация должна быть разработана с учетом мнения профсоюза, если он существует. (Приложение 3). В остальном следует руководствоваться практическими соображениями. Каждый новый кадровый документ — положение, свод правил, инструкция — утверждается приказом руководителя организации. Задача кадровой службы ознакомить каждого работника с содержанием локальных актов, пока работник не ознакомлен с новыми стандартами, правилами, требованиями, он не обязан им подчиняться. Дополнения в ЛНА также утверждаются приказом руководителя, с которым всех сотрудников необходимо ознакомить под подпись. В таблице 2. приведены некоторые локальные нормативные акты кадровой службы – фрагмент Номенклатуры дел отдела персонала.

Таблица 2. Фрагмент Номенклатуры дел отдела персонала

 

Если работники заявили о нарушении своих прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение), проверяющие инстанции могут затребовать следующие документы:

• договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
• договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
• положение об охране коммерческой тайны;
• положение об адаптации работников;
• положение о порядке прохождения испытательного срока;
• положение о проведении аттестации работников.

Законодательством не установлено единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. Статистика судебных разбирательств наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда, кадрового делопроизводства весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, складываются ли взаимоотношения «работник – работодатель» или существует конфликтная ситуация.

 

2.3 Формирование дел и подготовка их к архивному хранению

 

Цикл делопроизводства завершается подготовкой и передачей документов на архивное хранение в соответствии с положениями Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и на основании действующих нормативных актов. В организациях дела формируются централизованно в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ или секретариате. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в нашем случае в отделе кадров или отделе персонала.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.
• группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• включать в дело по одному экземпляру документа;
• помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
• помещать приложения вместе с основными документами;

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов. Сформированное дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения, запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения. Итак, хранению в архиве подлежат:

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
• списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;
• карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма № Т-2);
• личные дела;
• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• акты о несчастных случаях, связанных с производством;
• тарификационные ведомости;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• штатные расстановки;
• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения перечисленных документов согласно законодательству составляет в основном 75 лет. Исключениями являются:

• акты о несчастных случаях, связанных с производством, – 45 лет;
• тарификационные ведомости – 25 лет;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.

В эти сроки организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Проведение экспертизы ценности документов осуществляется на основе законодательства и правовых актов РФ, типовых и ведомственных перечней документов, в которых прописаны сроки хранения типовых и примерных номенклатур дел и нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и органов управления архивным делом субъектов РФ.

Пока не проведена экспертиза ценности документов, уничтожать их нельзя. Подготовка к хранению, уничтожение документов проводится экспертной комиссией. В состав экспертной комиссии включаются высококвалифицированные сотрудники основных структурных подразделений учреждения. Обязательно в состав комиссии входит человек, ответственный за архив.

Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена Уголовным кодексом РФ.
Работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, несет ответственность не только за правильное ведение кадровой документации, но также за правильность ее хранения.

Руководитель организации несет ответственность за хранение всех документов организации, в том числе и относящихся к кадровой службе, если в организации нет лица, ответственного за эти документы.

При ликвидации организации документы передаются или организациям-правопреемникам или преемникам функций. В случае банкротства – документы передаются в государственный или муниципальный архив по описям. По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. Описи дел прилагаются к акту, который подписывает председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий [4].

 

Глава 3. Формирование необходимых документов для компании ЗАО «ВСЕВЕД»

3.1 Общая характеристика деятельности ЗАО «ВСЕВЕД»

 

Компания ЗАО «ВСЕВЕД» является туроператором (реестровый номер МТЗ 004861), что дает право на осуществление деятельности по организации обучения за рубежом. Компания ЗАО «ВСЕВЕД» входит в список агентств Британского совета (British Council), представляющих британские учебные заведения в России.
Структура управления ЗАО «ВСЕВЕД» является линейной. Во главе каждого подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками, сосредотачивающий в своих руках все функции управления.
Структура управления ЗАО «ВСЕВЕД» приведена на рисунке 3.

Достоинства структуры:

— единство и четкость управления;

— согласованность действий исполнителей;

— четкая система взаимных связей между руководителем и подчиненными;

— быстрота реакции в ответ на прямые указания;

— простота управления;

— получение исполнителями увязанных между собой распоряжений и заданий, обеспеченных ресурсами;

— личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.

— простой контроль.

Недостатки структуры:

— высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные разносторонние знания и опыт по всем функциям управления и сферам деятельности, осуществляемым подчиненными, что ограничивает возможности руководителя по эффективному управлению;

— перегрузка менеджеров высшего уровня, огромное количество информации, поток бумаг, множественность контактов с подчиненными и вышестоящими;

— отсутствие звеньев по планированию и подготовке управленческих кадров;

— сложные коммуникации между исполнителями;

— концентрация власти в управляющей верхушке;

— ярко выраженный авторитарный стиль руководства.

С 1995 года Компания предлагает свои услуги по реализации программ обучения за рубежом. В такие страны как:

• Великобритания

• Америка

• Мальта

Обучение за рубежом – это самый эффективный способ в изучении иностранного языка, подготовки к будущей карьере и индивидуального развития. Компания ЗАО «ВСЕВЕД» предоставляет такую возможность для детей, молодежи, профессионалов и для всей семьи. Компания обеспечивает не только получения знаний в области иностранных языков, но и приобщает к культуре страны, дает возможность получить опыт проживания в ней. Партнерами компании ЗАО «ВСЕВЕД» являются лучшие языковые школы за рубежом. Школы-партнеры аккредитованы соответствующими органами страны и предлагают высокие стандарты обучения и проживания для учащихся. Основными направлениями деятельности компании являются:

• Аналитика и обзоры в сфере образования
• Рекламная деятельность в сфере образовательных услуг
• Организация обучения за рубежом
• Издательская деятельность

«ВСЕВЕД» организует отдых, туры и образовательную программу в страны Европы, Азии, Африки и Карибского бассейна. Услуги, предлагаемые компанией:

• Подбор и бронирование отелей
• Заказ авиабилетов, железнодорожных билетов, оптимизация перелета
• Подбор и формирование маршрутов
• Содействие в оформлении выездных документов: виз, страховки (медицинской, от несчастных случаев, от утери багажа, от невыезда за рубеж)
• Оформление международных удостоверений для школьников и студентов – ISIC, для преподавателей – ITIC, для молодежи до 26 лет – IYTC
• Языковая поддержка в период всего путешествия тех, кто не владеет английский языком.

На рынке туристских услуг выделяют туроператоров (фирмы, осуществляющие деятельность по формированию, продвижению и реализации туристского продукта). Отдел продаж образовательных услуг в компании ЗАО «ВСЕВЕД» насчитывает около 5-ти менеджеров, занимающихся предоставлением образовательных услуг за рубежом. Основными направлениями деятельности работников являются: предоставление информации клиентам; работа с клиентами; бронирование и оформление билетов; продажа тура, маркетинг и реклама; выполнение административных функций. Непосредственно организовывает и руководит работой ЗАО «ВСЕВЕД» генеральный директор.

В условиях высокой конкуренции на динамично развивающихся рынках компания должна ставить перед собой четкие цели и определять пути их достижения. В основе задач отдела продаж лежит удовлетворение потребностей покупателей и успешная конкуренция на рынке. Планирование деятельности подразделения сбыта требует учета многих факторов, прежде всего особенностей рынка сбыта, количества и географического расположения потенциальных потребителей, доли рынка конкурентов, маркетинговой стратегии продвижения продукции и многих других. Сферой деятельности продвижения образовательных услуг компании ЗАО «ВСЕВЕД» является внедрение новых программ, такие как:

• Краткосрочные курсы английского языка от 2-х и более недель

• Каникулярные программы для детей от 7 лет

• Программы подготовки к сдаче межд. экзаменов: IELTS, TOEFL, Cambridge

• Программы подготовки к обучению в университетах за рубежом

«ВСЕВЕД» является официальным представителем школы ISIS, Англия / England в России с 2013 года. Школа английского языка ISIS в Великобритании была основана в 1991 году. Популярность предлагаемых ей программ изучения английского языка росла год от года. В настоящее время школа имеет 14 отделений, ежегодно принимающих около 10 тысяч иностранных студентов. Школа ISIS аккредитована Британским Советом (British Council), одним из спонсоров ISIS является фонд Prince’s Trust. Так же, «ВСЕВЕД» является официальным представителем компании Homelingua (HL) в России. Компания Homelingua (HL) специализируется на организации индивидуальных интенсивных курсов по изучению английского языка (обучение на дому у преподавателя).
Компания сотрудничает также с Saint George International (SGI), Школой St Giles International, Школой Frances King School of English, школой MLS International College и Образовательной группой «The SKOLA».

Деятельность «ВСЕВЕД» определяется решениями совета учредителей и задачами коммерческой деятельности акционерного общества закрытого типа. Согласно им, «ВСЕВЕД» занимается следующими видами деятельности: аналитика и обзоры в сфере образования; рекламная деятельность в сфере образовательных услуг; организация обучения за рубежом; издательская деятельность.

ЗАО «ВСЕВЕД» в своей деятельности руководствуется Уставом организации, законодательством Российской Федерации и обязательными для исполнения актами исполнительных органов власти. Федеральным законом от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июля 2001 г. № 505 «Об утверждении Правил оказания платных образовательных услуг», и др. Международная деятельность в ЗАО «ВСЕВЕД» определяется Национальной доктриной образования в Российской Федерации до 2025г., важнейшей целью которой является интеграция российской системы образования и мировой образовательной системы с учетом отечественного опыта и традиций, активный выход на рынок образовательных услуг, широкое участие учебных заведений и педагогов в образовательных программах международных организаций и сообществ.

---

Страницы:   1   2   3