Оглавление
Введение
1.Организация документационного обеспечения деятельности в Управлении Росреестра по Удмуртской республике
1.1. Характеристика Управления Росреестра по Удмуртской республике
1.2. Организация делопроизводства в Управлении
1.3. Анализ документооборота в Управлении с использованием системы электронного документооборота «Lotus Notes»
1.4. Объем документооборота
1.5. Информационно-поисковая система
1.6. Контроль исполнения документов в Управлении Росреестра по Удмуртской Республике
1.7. Организация хранения документов
2. Предложения по совершенствованию документооборота в Управлении Росреестра по Удмуртской Республике
2.1. Проблемы, выявленные при анализе документооборота деятельности Управления Росреестра по Удмуртской Республике и пути их решения
3. Разработка инструкции по работе с документами в СЭД « Lotus Notes»
Заключение
Список использованных источников и литературы
Приложения
Введение
Основная функция любого государственного учреждения — принятие управленческих решений. Правильная организация работы с управленческими документами это один из путей, обеспечивающий высокую эффективность работы аппарата управления.
В деятельности Управления Росреестра (Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии) документы играют важную роль. Они являются носителями информации и универсальным инструментом управления, обеспечивающим взаимодействие между филиалами, структурными подразделениями, отдельными сотрудниками, между Управлением и гражданами, а также между вышестоящими инстанциями. Все сотрудники — от рядовых исполнителей до руководителей задействованы в процессе создания, распространения, движения, обработки и хранения документов. Документы создаются одними сотрудниками, обеспечивают оформление и передачу другие, третьи — руководствуясь этими документами, принимают решения.
Выбранная тема актуальна, поскольку Управление Росреестра по Удмуртской Республике выходит на новый уровень организации делопроизводства — постепенный переход от бумажного к электронному документообороту с использованием системы электронного документооборота «Lotus Notes». В настоящее время возникает необходимость в совершенствовании системы управления документооборотом в условиях стремительно увеличивающихся задач Управления Росреестра, что подразумевает необходимость обеспечения своевременной и качественной обработки документов. И от того насколько профессионально ведется документация и как регламентированы процессы организации делопроизводства, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Сегодня переход к электронному документообороту является одной из приоритетных государственных задач. Поэтому тема выпускной квалификационной работы является актуальной.
Многие мероприятия, которые направленны на развитие информационных технологий сейчас пытаются реализоваться в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ. Электронные документы постепенно начинают, применяются в управлении и становятся элементом хозяйственной деятельности многих организаций. Трудности создает нереализованная в полном масштабе законодательно — нормативная регулирующая база. Это обусловлено спецификой носителя, а также характерными особенностями создания, передачи, хранения, размещения, обработки, использования, изменения электронной информации.
Объектом выпускной квалификационной работы является Управление Росреестра по Удмуртской Республике.
Предметом исследования выпускной квалификационной работы является анализ организации электронного документооборота в Управлении Росреестра по Удмуртской Республике.
Цель работы — совершенствование электронного документооборота в Управлении Росреестра по Удмуртской Республике.
Исходя из поставленной цели, основными задачами выпускной квалификационной работы являются:
— охарактеризовать организационную структуру Управления Росреестра по Удмуртской Республике;
— провести анализ документооборота в Управлении с использованием системы электронного документооборота;
— выявить проблемы при анализе документооборота и найти пути их решения;
— дать предложения по совершенствованию электронного документооборота;
— разработать документ, регламентирующий порядок работы в системе электронного документооборота.
Основными методами исследования при написании выпускной квалификационной работы стали:
— метод наблюдения. В момент написания выпускной квалификационной работы проводилось визуальное фиксирование происходящих в отделе общего обеспечения Управления Росреестра по Удмуртской Республике процессов при организации электронного документооборота.
— метод анализа нормативно — правовой документации. Были изучены основные нормативные и методические документы Управления по организации делопроизводства, например: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении.
Информационной базой для написания выпускной квалификационной работы послужили материалы, собранные в Управлении Росреестра по Удмуртской Республике. Материалы, опубликованные в научной литературе и статьи из журналов.
Степень разработанности проблемы. Публикаций по различным аспектам проблем «электронного документооборота» в настоящее время существует очень много. В определенной степени задачу информационной поддержки автоматизации документационного обеспечения управления решает периодика, материалы научных конференций. Вопросы автоматизации документооборота затрагиваются в ряде учебных пособий по документационному обеспечению управления, исследуются требования, предъявляемые к этим системам. Рассматриваются вопросы, которые касаются разработки автоматизированной системы регистрации документов. Обозначены проблемы, связанные с внедрением автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Большое внимание обращено на обязательность участия служб ДОУ во внедрении компьютерных технологий, значение технического задания и разработки общегосударственных законодательных и нормативно — методических актов по автоматизации документационного обеспечения управления.
Вопросы, посвященные организации электронного документооборота рассматривает Янковая Ф.В. в своей статье и ставит вопрос о том, как необходимо организовать документооборот в организации с соблюдением установленных правил.
В.И. Андреева рассматривает основные функции наиболее известных автоматизированных систем делопроизводства, в том числе и систему « Lotus Notes». Система выделилась тем, что подходит для решения задач документационного обеспечения управления и коммуникационной инфраструктуры.
Очень подробно и доступно изложена информация о системе электронного документооборота «Lotus Notes» на сайте компании lotusdom.com.
В процессе написания настоящей работы использовались периодические издания, основными из которых являются журналы «Секретарское дело», «ECM — Journal», «Секретарь — референт», «Делопроизводство». В данных изданиях имеется большое количество различного материала по организации делопроизводства, электронного документооборота разработанного специалистами в области документационного обеспечения управления.
Законодательную и нормативные базы составили российские и региональные законодательные нормативно-правовые акты:
— Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 № 149 — ФЗ — закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность при создании и использовании государственным органам;
— Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06 апреля 2011 № 63- регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско — правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами;
— Распоряжение Правительства РФ «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» от 12 февраля 2011 г. №176 — р.
Необходимо отметить издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией:
— Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти от 15 июня 2009 г. № 477 — устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
— ГОСТ Р 53898 — 2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению» — устанавливает требования к электронному сообщению, обеспечивающему взаимодействие систем управления документами, в части формата, состава и содержания;
— ГОСТ Р 7.0.8 — 2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» — устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела;
— ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно — распорядительная документация. Требования к оформлению документов» — устанавливает требования к составу реквизитов организационно-распорядительных документов, оформлению реквизитов и бланкам документов;
— Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденные приказом Росархива от 29 апреля 2011г. №32.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.
Во введении обосновывается актуальность и практическая значимость выбранной темы, определены объект и предмет исследования, сформулирована цель исследования и задачи, а также дана краткая характеристика литературы, использованной для исследования вопроса.
В первой главе характеризуется объект исследования — Управление Росреестра по Удмуртской Республике: указан предмет деятельности Управления, его основные задачи, отражена структура объекта исследования. Также проведен анализ документооборота Управления, приводится технология обработки документов.
Во второй главе предлагаются предложения по совершенствованию документооборота, описание выявленных проблем в организации документооборота Управления, а также пути их решения.
В третьей главе описывается разработка инструкции по работе с документами в системе электронного документооборота «Lotus Notes».
В заключении подведены итоги работы.
В приложении представлены структура Управления Росреестра, способы получения услуг (электронные услуги и сервисы), пример входящего внутреннего письма и ответ внутреннего исходящего письма.
1. Организация документационного обеспечения деятельности в Управлении Росреестра по Удмуртской Республике
1.1. Характеристика Управления Росреестра
Управление Росреестра по Удмуртской Республике (полное наименование Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии) находится в ведении Министерства экономического развития Российской Федерации и является федеральным органом исполнительной власти. Является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, имеет иные печати, штампы и бланки установленного образца.
Вся совокупность органов Управления представляет собой единую централизованную систему, созданную по территориальному признаку и входящую в состав Министерства экономического развития Российской Федерации.
Основными задачами Управления являются:
— ведение и предоставление сведений из единого государственного реестра недвижимости на территории республики;
— выполнение мероприятий по повышению оценки эффективности и результативности деятельности Управления;
— повышение заинтересованности потребителей в использовании электронных сервисов государственных услуг Росреестра;
— повышение эффективности межведомственного взаимодействия, в том числе в рамках СМЭВ;
— организация взаимодействия с органами государственной власти и органами местного самоуправления при осуществлении государственного земельного надзора;
— повышение качества мероприятий проводимых при определении кадастровой стоимости объектов недвижимости;
— повышение информированности граждан и организаций о деятельности Росреестра и Управления.
Управление в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
— государственная регистрация прав на недвижимое имущество;
— государственный кадастровый учет недвижимого имущества;
— государственный мониторинг земель;
— навигационное обеспечение транспортного комплекса;
— федеральный государственный надзор в области геодезии и картографии;
— государственный земельный надзор;
— государственная кадастровая оценка объектов недвижимости;
— надзор за деятельностью саморегулируемых организаций оценщиков;
— контроль за деятельностью саморегулируемых организаций арбитражных управляющих;
— государственный надзор за деятельностью саморегулируемых организаций кадастровых инженеров;
— предоставление информации о зарегистрированных правах на недвижимое имущество и сделках с ним;
— ведение Государственного каталога географических названий.
В процессе прохождения производственной практики было выяснено, что в структуру Управление Росреестра по Удмуртской Республике входят: руководитель, 3 заместителя руководителя, 14 структурных отделов и 11 территориальных отделов.
Структурными подразделениями являются отделы. Отделы обеспечивают деятельность Управления Росреестра по Удмуртской Республике и осуществляют свои полномочия и функции в соответствии с Регламентом Управления, Положением об отделе, а также поручениями руководителя и заместителей руководителя Управления.
Росреестр по Удмуртской Республике осуществляет государственный земельный надзор в целях рационального использования земель, соблюдения законных прав и интересов правообладателей. Одним из инструментов государственного земельного надзора является административное обследование, которое осуществляется дистанционно без взаимодействия с правообладателями и доступа на обследуемый земельный участок. Фактически в ходе административного обследования осуществляется сбор информации и сведений из официальных информационных источников, проводится анализ полученных данных. В результате выявленные таким образом нарушения послужат основаниями для проведения внеплановых проверок.
Управление взаимодействует с центральным аппаратом Росреестра, который находится в Москве, подведомственными Росреестру организациями, территориальными органами Росреестра, полномочным представителем Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями, расположенными на территории Удмуртской Республики.
Управление в своей деятельности руководствуется:
— Конституцией Российской Федерации;
— федеральными конституционными законами;
— федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;
— постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;
— приказами и распоряжениями Министерства экономического развития Российской Федерации;
— приказами и распоряжениями Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии;
— законодательными, нормативно-правовыми актами и иными актами федеральных органов государственной власти.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод о том, что деятельность Управления Росреестра по Удмуртской Республике осуществляется согласно действующему законодательству. И главной задачей Управления является предоставление сведений из Единого государственного реестра недвижимости.
1.2. Организация делопроизводства в Управлении
За ведение делопроизводства отвечает отдел общего обеспечения.
На основе планов организационных мероприятий Управления, решений, распоряжений и поручений руководства Управления осуществляется деятельность отдела общего обеспечения.
Основными функциями и задачами отдела являются:
— обеспечение единого порядка работы с документами в управлении, в соответствии с действующими нормативными правовыми актами по делопроизводству и архивному делу;
— формирование и совершенствование системы делопроизводства и архивного дела;
— осуществление приема, регистрации, обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ведение справочной работы по ней;
— обеспечение регистрации организационно — распорядительных документов;
— разработка и согласование в установленном порядке Инструкции по делопроизводству в Управлении, регламентирующей порядок прохождения документов;
— контроль за правильным оформлением документов;
— организация документооборота в Управлении, обеспечивающего движение документов с момента их поступления до полного исполнения или отправки, закрытия в дело;
— тиражирование, заверение печатью, рассылка копий приказов, распоряжений и других документов по адресатам в соответствии с указателем рассылки, составляемым и подписываемым исполнителем;
— формирование отчетности и ведение аналитической работы в установленной сфере деятельности;
— разработка и внедрение сводной номенклатуры дел управления;
— осуществление контроля за своевременным исполнением документов;
— организация работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, которые образовались в процессе деятельности управления;
— обеспечение единого порядка рассмотрения обращений граждан;
— организация и личный прием граждан руководством управления.
Все документы, поступающие в Управление регистрируются и сканируются в день поступления.
Состав отдела определяется штатным расписанием. В структуру отдела общего обеспечения входят: начальник отдела. Ему подчиняются ведущий специалист — эксперт, старший специалист 1 разряда, четыре специалиста 1 разряда. Весь отдел общего обеспечения непосредственно подчиняется Руководителю Управления.
Следует отметить, что, в большинстве случаев, на эффективность труда специалистов по делопроизводству влияет правильное распределение обязанностей между сотрудниками отдела. То есть, за каждым сотрудником закрепляется определенный круг обязанностей. Именно в данном случае, задачи, функции, структуру и организацию деятельности, полномочия и ответственность определяет положение об административном отделе Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
Такое же значение имеют положения о структурных подразделениях, где фиксируются задачи и функции, права и обязанности, которые реализуются при выполнении функций конкретного отдела.
Управление организует и ведет делопроизводство на основе:
— Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 г. № 356);
— Инструкции по делопроизводству в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Удмуртской Республике от 20 января 2011 г. № П/01;
— Регламента Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 28 февраля 2011 г. № П/52;
— Положения об Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Удмуртской Республике от 23 января 2017 г. № П/0027;
— Номенклатуры дел Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Удмуртской Республике от 23 апреля 2013 г. № П/51
— Положения об архиве Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Удмуртской Республике;
— Положений о структурных подразделениях Управления;
— Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии;
— Штатного расписания.
1.3. Анализ документооборота в Управлении с использованием системы электронного документооборота «Lotus Notes»
Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот обеспечивает движение информации в Управлении.
Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в Управлении. Функция управления документооборотом на предприятии выполняется отделом общего обеспечения, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения.
Организация документооборота предусматривает все операции с документами и все их перемещения, а также рациональное движение документов.
Можно выделить следующие принципы документооборота:
- Оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное существование;
- Исключение инстанций прохождения и действий с документами не обусловленных деловой необходимостью;
- Обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов.
Таким образом, главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.
Документооборот составляет часть системы документационного обеспечения управления. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть подчинены целям функционирования и совершенствования ДОУ, что позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией, в сроки оптимальные для принятия и исполнения управленческих решений.
На основании этого цель документооборота — обеспечение движения массивов документов в процессе ДОУ, а задача совершенствования документооборота — организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.
Внедрение электронного документооборота в органах государственной власти в настоящее время является одной из самых актуальных задач.
Система электронного документооборота «Lotus Notes» в Управлении Росреестра по Удмуртской Республике внедрена с декабря 2014 года. На момент внедрения была версия Lotus Notes 8.0.2 FixPack 3. В 2018 году было обновление системы, в настоящее время Управление использует версию Lotus Notes 8.5.
Все документы в Управлении поступают в отдел общего обеспечения, так как именно он занимается организацией делопроизводства в Управлении. В «Lotus Notes» поступают документы из Центрального Аппарата Управления и подведомственных Управлению Росреестра по Удмуртской Республике организаций.
В отделе существует еще система электронного документооборота «Directum», в ней ведется переписка Росреестра с Министерством имущественных отношений по Удмуртской Республике и Администрациями города Ижевска.
В 1 С: Предприятие регистрируется только входящая и исходящая корреспонденция. Например: входящие (извещения, судебные повестки; судебные, исковые документы); исходящие (ответы на обращения граждан, ответы на запросы, пояснение на исковое заявление).
Qutlook (электронная почта). Здесь ведется переписка с районами. Также поступают письма (обращения граждан) — входящие. Ответы на запросы граждан; письма, отправляемые в другие организации — исходящие.
На сегодняшний день существует проблема с документооборотом отдела общего обеспечения и Управления в целом. Это связано с тем, что работа с документами ведется в разных системах электронного документооборота. В связи с этим возникают трудности в работе. Расходуется большое количество времени, на переключение с одной программы на другую, чтобы зарегистрировать документы или найти необходимый документ в той или иной программе. Для правильного и успешного ведения всего документооборота целесообразно будет перенести все документы в одну систему электронного документооборота, в которой будет циркулировать весь документооборот Управления.
Чтобы система электронного документооборота обслуживала весь персонал отдела общего обеспечения необходимо, на каждом рабочем месте установить ту систему электронного документооборота, в нашем случае этой системой является «Lotus Notes» в которой регистрируются, обрабатываются, хранятся все документы.
В Управлении Росреестра по Удмуртской Республике порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству. С помощью данного документа предъявляются требования к разработке, обработке, оформлению, хранению, использованию документов и осуществлению контроля за их исполнением. Документооборот Управления можно разделить на три самостоятельных и одновременно связанных между собой документационных потока:
- документы, поступающие в Управление (входящие);
- документы, направляемые Управлением (исходящие);
- переписка между структурными (территориальными) отделами и должностными лицами Управления (внутренние);
Следует отметить, что эти потоки тесно связаны между собой, но каждый имеет свои правила обработки и направление движения.
Под документопотоком понимается совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
В технологическом аспекте документопоток представляет собой схему (совокупность маршрутов) движения бумажных (традиционных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их распределения, рассмотрения, исполнения и использования для выполнения процедур и операций.
Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой маршрут движения.
При изучении состава входящей корреспонденции установлено, что в эти документопотоки включаются:
— запросы депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации;
— приказы, распоряжения Министерства экономического развития Российской Федерации, Росреестра, поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, поручения руководителя Росреестра, его заместителей, начальников структурных подразделений;
— постановления, распоряжения Правительства Удмуртской Республики, протоколы совещаний с руководителями исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики;
— обращения граждан — заявления, разъяснения, жалобы (по земельному надзору, по кадастровому учету, по вопросам регистрации прав).
Входящие документы образуют четыре направления движения: отдел общего обеспечения предварительно рассматривает содержание входящих документов для дальнейшего распределения, руководителю, заместителям руководителя, в структурные отделы (территориальные отделы).
Входящий документопоток содержит следующие стадии:
- прием и первичная обработка документов.
- предварительное рассмотрение и регистрация документов.
- распределение документов.
- рассмотрение документов руководством и передача их отделу общего обеспечения для регистрации.
- передача документов сотрудникам для ознакомления и исполнения.
После ознакомления и регистрации документы распределяются по структурным отделам, по существу вопроса. Для получения документов начальнику или сотруднику структурного отдела необходимо расписаться в журнале регистрации входящих, организационно — распорядительных и иных документов. При рассмотрении документов начальник структурного отдела выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.
Исполнение документов предусматривает:
— сбор и обработку необходимой информации;
— подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителем или заместителем руководителя;
— подготовку к пересылке адресату.
Начальник структурного подразделения, получивший контрольный документ, определяет его исполнителя, который обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, а также соблюдение установленных сроков.
Исполненные и завершенные в делопроизводстве документы в десятидневный срок сдаются исполнителем, в отдел общего обеспечения для подшивки в дело. Впоследствии отдел общего обеспечения оказывает помощь исполнителям в осуществлении информационно — поисковой работы документов, находящихся на текущем хранении.
Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии должен соответствовать тексту оригинала.
Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Управления. Организация работы с обращениями граждан прописана в Инструкции об организации работы с обращениями и личного приема граждан в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Удмуртской Республике. В инструкции по делопроизводству в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Удмуртской Республике устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.
Документы доставляются с помощью почтовой, курьерской и фельдъегерской связью, посетителями нарочно, а также по каналам электрической связи поступают факсограммы, по электронной почте и посредством электронного документооборота Росреестра.
Входящие документы, поступившие в Управление в бумажном виде, проходят регистрацию в системе электронного документооборота и передаются исполнителям в бумажном виде. Документы, поступающие по электронной почте, также проходят регистрацию в системе электронного документооборота и направляются исполнителям в этой же системе.
Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания. Фельдъегерской связью — срочная корреспонденция государственных органов. Телефонной связью — факсимильные сообщения, телефонограммы. Электронной почтой — электронные сообщения, по СЭД Росреестра — документы из центрального аппарата Росреестра.
Также документы поступают:
— по системе межведомственного электронного документооборота на базе СЭД «Directum» и СЭД «Lotes Notes».
Телеграф в Управлении используется только для передачи срочной информации. Телеграмма оформляется в 3 экземплярах, без реквизитов бланка. В правом верхнем углу указывается категория телеграммы, например: «Срочная». Перед текстом по центру размещается реквизит «наименование документа» — «Телеграмма». Далее от левой границы текстового поля после наименования помещается реквизит «адресат», указываются фамилия и инициалы (наименование организации), улица, номер дома, название города, почтовый индекс. Текст излагается кратко, без предлогов и союзов, без знаков препинания, без переноса слов, заглавными буквами. После текста телеграммы размещается реквизит «подпись», указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре. Ниже подписи под чертой от левой границы поля указывается полный адрес Управления и дата, (день отправления), печатается обычным текстом. Телеграммы подписывает Руководитель или его заместители. Копия телеграммы визируется начальником структурного отдела и исполнителем, указываются фамилия и инициалы исполнителя, затем номер телефона. Телеграмма заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Для оперативного получения и направления документов, которые не требуют подтверждения их юридической силы, используется факсимильная связь. Документы в адрес управления передаются по факсимильным аппаратам, которые установлены в приемной Руководителя. Объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи информация не может использоваться в качестве официального документа. Запрещается передача по факсимильной связи документов, если они содержат информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования». Документы, полученные по факсимильной связи, учитываются в специальных журналах и передаются под расписку адресатам. Ответственность за передачу оригинала документа по факсимильной связи возлагается на его исполнителя и начальника соответствующего структурного отдела.
Система межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (СМЭД) — элемент информационно-коммуникационной инфраструктуры электронного Правительства Удмуртской Республики, представляющий собой среду взаимодействия информационных систем электронного документооборота и электронной почты участников СМЭД, а также информационных систем, обеспечивающих обмен сведениями в электронной форме. Взаимодействие указанных информационных систем заключается в обмене электронными сообщениями (ведении служебной переписки в электронной форме) между участниками СМЭД с использованием средств электронной подписи.
Межведомственный электронный документооборот предназначен для передачи документов между ведомствами в электронном виде с возможностью доставки документа и принятие его в обработку.
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. В сопроводительной части указываются реквизиты сообщения: адресат, тема, автор сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения и присоединенные документы в электронной форме (при наличии).
Под документами в электронной форме в СМЭД понимаются электронные документы и электронные образы документов.
Фактически под системой электронного документооборота подразумевается любая информационная система, которая обеспечивает работу с электронными документами.
К задачам системы межведомственного электронного взаимодействия в инфраструктуре Электронного правительства относятся:
— «государственные функции в электронном виде. Обеспечение информационного взаимодействия в электронной форме при предоставлении государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций»;
— в электронном виде государственные услуги (в виде обеспечения предоставления муниципальных и государственных услуг в электронной форме), включая использование федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (Рис.1);
Рис. 1 Функции МЭДО и СМЭВ
— создание системной магистрали по информационному взаимодействию;
— «технологическое обеспечение информационного взаимодействия с применением системы взаимодействия достигается путем использования сервис — ориентированной архитектуры, представляющей собой совокупность электронных сервисов, построенных по общепринятым стандартам, а также путем использования единых технологических решений и стандартов, единых классификаторов и описаний структур данных».