К основным функциям системы межведомственного электронного взаимодействия отнесены такие как:
— осуществление ведения реестра электронных сервисов;
— осуществление ведения политик безопасности, которые применяются к электронным зарегистрированным сервисам;
— осуществление маршрутизации сообщений к электронным зарегистрированным сервисам;
— осуществление протоколирования обращений (исходящих, входящих сообщений) к электронным сервисам и т.п.
Имеются разные подходы решения проблем в сфере системы межведомственного документооборота.
В ходе внедрения в государственные структуры информационных технологий появляется ряд проблем:
— «отсутствие требуемой нормативно — правовой базы вместе со стандартами и регламентами о предоставлении органами государственной власти необходимой информации населению, а также организациям, иным органам из государственной власти »;
— отсутствие юридической силы у электронных документов, а в связи с этим необходимость её обеспечения;
— «наличие информационного неравенства, а именно, наличие недоступности для какой-либо части населения государства со средствами обработки, а также выборки для передачи информации по телекоммуникационным сетям, в том числе, Интернет »;
— наличие проблем при процессе архивного хранения электронных документов.
Осуществление реализации взаимодействия информационных систем в государственных организациях и ведомствах производится по государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)», утвержденной постановлением Правительства РФ №313 от 15.04.2014 (с изменениями на 02.02.2019).
Взаимодействие осуществляется в рамках:
— единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) для предоставления муниципальных, государственных услуг в электронной форме;
— системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
Под взаимодействием СЭД подразумевается обмен электронными сообщениями, в которых содержатся:
— документы, состоящие из метаданных (реквизитов) документов с их файлами,
— уведомления в виде информации о ходе рассмотрения, исполнения документов получателями.
Целью создания, а также использования МЭДО является повышение в органах государственной власти эффективности управления на основании сокращения времени на прохождение между организациями и ведомствами документов, а также минимизации затрат на отправку, обработку документов с мониторингом процесса рассмотрения, исполнения различных документов.
Федеральная служба кадастра и картографии работает в режиме онлайн с 2011 года. Веб-сайт организован для пользователей с тем, чтобы у граждан был доступ к информации справочного характера. На сайте Росреестра представлены электронные услуги и сервисы, которыми можно воспользоваться. Сервис предоставляет пользователям возможность заполнять и направлять документы в электронном виде. Например: услуга на выдачу документов по результатам рассмотрения запросов о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН; государственная услуга по осуществлению государственного кадастрового учета недвижимого имущества и т.п. Электронные сервисы позволяют проверить статус официальной заявки, узнать данные из кадастрового и картографического реестра.
Таким образом, при помощи использовании сети Интернет можно обеспечивать сбор с хранением данных и предоставлением информационных услуг потребителям. Это значительно, с точки зрения потребителя услуг, будет облегчать ход обращения за услугами с их получением в связи с тем, что не приходится в сложностях правительственных структур, а также порядке по их взаимодействию разбираться (Приложение №2).
Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, распределение бумажных документов, в том числе электронных, осуществляется отделом общего обеспечения, посредством системы электронного документооборота «Lotus Notes».
При поступлении документов выполняются следующие операции:
— проверка целостности упаковки и правильность доставки. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется наличие документов с соответствующими номерами, а также приложения. В случае отсутствия в конверте документа или приложения к нему, несовпадении регистрационных номеров, составляется акт вскрытия в трех экземплярах, один экземпляр остается в отделе общего обеспечения, второй приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Если корреспонденция была доставлена ошибочно, то ее пересылают надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров;
— сортировка документов на подлежащие и не подлежащие документы. Регистрации не подлежат пригласительные билеты, поздравительные письма, печатные издания (книги, журналы), бухгалтерские документы (счета, платежные поручения), справочная информация, присланная для сведения;
— выделение документов, требующих на рассмотрения Руководителем.
Электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе: электронные образцы документов, полученные в результате сканирования и хранящиеся в СЭД.
Перечень электронных документов, образующихся в СЭД Росреестра, утвержден приказом руководителя Управления от 29.03.2013 № П/34 на основании приказа Росреестра от 24.11.2011 № П/460 «Об утверждении Перечня документов Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов», согласованного с федеральным архивным агентством.
Электронные документы, которые указаны в Перечне, создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Росреестра (при организации внутренней деятельности), например: проекты распорядительных, нормативных, организационных и иных документов. Плановые, отчетные документы, информация которых подвергается обобщению, например: планы текущего планирования; оперативные планы работы федерального органа исполнительной власти; планы работы структурных подразделений; индивидуальные планы работников. Отчеты квартальные, месячные. Информационные документы, например: доклады, обзоры информационного характера. Справочные документы: списки, рассылки документов. Документы по оперативным вопросам, таких как: поручения руководителя федерального органа исполнительной власти структурным подразделениям; документы структурных подразделений, представляемые руководству федерального органа исполнительной власти. Внутренняя переписка, например: о применении нормативных документов; по оперативным правовым вопросам; по вопросам делопроизводства и архивного дела. Документы по регистрации, учету и контролю: карточки, реестры, базы данных и т.п.
При поступлении входящего документа в систему электронного документооборота «Lotus Notes» начальник отдела общего обеспечения знакомится с документом и оценивает правильность адресации. Реквизиты, указанные в РКК: Ф.И.О. корреспондента (отправителя документа), регистрационный номер документа корреспондента, дата регистрации документа корреспондентом, вид документа, краткое содержание. Далее знакомится с документом, прикрепленным к РКК. После ознакомления и проверки данных дается ответ на входящий внутренний документ (начальником отдела общего обеспечения). В РКК заполняются следующие данные: нумератор: исходящий / внутренний; регистрационный номер; дата создания документа; Ф.И.О. исполнителя документа (при необходимости номер телефона), вид документа; краткое содержание; документ, прикрепленный к РКК. В РКК так же должен отражаться текущий статус документа, например: На исполнении и текущее расположение, например: отдел общего обеспечения (Приложение № 3).
Отправка исходящих документов структурного отдела адресатам осуществляется также через отдел общего обеспечения.
Исходящий документ (отправляемый документ) — это официальный документ учреждения. Исходящие документы могут создаваться в Управлении как инициативные или как ответные на поступившие запросы: письма — запросы, письма — ответы, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации (Приложение № 4).
Отправка исходящих документов осуществляется в следующем порядке, например:
- Подписанные Руководителем или его заместителями, адресованные Росреестру служебные письма, отправляются фельдсвязью по ресстру;
- Почтовой связью по реестру отправляются ежедневно ценные письма (с описью вложения);
- По мере поступления отправляются заказные и простые письма.
Регистрация исходящих документов осуществляется в системе электронного документооборота. Документы могут отправляться как в бумажном виде, так и в электронном. В системе хранятся электронные образы документов.
Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день. На практике данное требование не всегда соблюдается, из-за большого потока документов.
Исходящий документооборот увеличивается за счет отправки большого количества заказных и простых писем.
Например: гражданам и организациям рассылаются простые письма с уведомлением на исправление технических ошибок, допущенных при государственной регистрации прав.
Исходящий документопоток включает следующие стадии обработки:
1.Регистрация исходящей корреспонденции.
2.Подготовка проекта исходящего документа.
3.Создание в СЭД проекта РКК исходящего документа, при этом возможно использование типового шаблона документа. Если исходящий документ создается в ответ на входящий или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭД, то исполнитель обязательно отражает эти связи в РКК документа.
4.Проставление регистрационного номера и даты регистрации из РКК на бумажном экземпляре документа. Документ относится к делу в СЭД в соответствии с номенклатурой дел, т.е. по месту регистрации документа.
5.Добавление в РКК электронного образа документа.
6.Отправка документа адресату или адресатам.
Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о том, что исходящие документы так же, как и входящие, распределяются по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения.
Внутренний документ — это документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Внутренний документопоток обеспечивает решение задач и реализацию функций в пределах Аппарата Управления без направления информации за его пределы. Функцию оперативного регулирования деятельности Управления выполняют распорядительные документы, издаваемые Руководителем: приказы, распоряжения. Возникающие вопросы решаются путем составления докладных, служебных, объяснительных записок.
Внутренние документы Управления составляют:
- Приказы руководителя Управления по основным направлениям деятельности;
- Приказы руководителя Управления по основным направлениям деятельности с грифом «ДСП»;
- Приказы руководителя Управления по административно — хозяйственной деятельности;
- Приказы, распоряжения руководителя Управления по личному составу (прием, увольнение, перемещение, присвоение классных чинов, аттестация, поощрения, отпуска, командировки, взыскания);
- Распоряжения руководителя Управления по основной деятельности;
- Квартальные сведения об объеме документооборота в Управлении и его структурных отделах;
- Документы подразделений Управления о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан (справки, сведения, отчеты);
- Акты вскрытия почтовой корреспонденции;
- Соглашения;
- Доверенности;
- Реестры отправки писем
Регистрация, учет и движение внутренних документов (служебных записок) в Управлении осуществляется структурными отделами — адресантами.
Работа с внутренними документами в системе электронного документооборота «Lotus Notes» пока не ведется, т.к. не было еще перехода на внутренний документооборот. Вся работа с внутренними документами из — за сложившейся ситуации ведется на бумажном носителе.
Регистрация внутренних документов, присвоение им регистрационных номеров производится в регистрационных журналах, в которые вносятся следующие сведения: дата, адресат, заголовок, исполнитель, а также фиксируется их прохождение. Исходящий регистрационный номер внутреннего документа состоит из двух частей: индекс отдела и порядкового номера. Например:
20.03.2019 № 04-128, где 04 — индекс отдела, 128 — порядковый номер по журналу регистрации исходящих внутренних документов.
Рассылка служебных записок осуществляется отделами — исполнителями. Внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных или территориальных отделов по завершению их в делопроизводстве.
Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных систем, может подтверждаться электронной подписью.
При использовании в Управлении СЭД целесообразно использовать электронную подпись, т.к. это поспособствует снижению затрат на документооборот и повысит его эффективность.
Электронная подпись — это информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
Электронная подпись используется в системе электронного документооборота только при утверждении документа. Это связанно с тем, что еще не было перехода на электронный (безбумажный) документооборот внутренней корреспонденции в СЭД «Lotus Notes». В настоящее время ведутся работы по этой проблеме.
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленным законодательством РФ. Право подписывать документы могут только руководитель и его заместители, у начальников структурных отделов право подписи пока отсутствует.
Организационно — распорядительные документы, такие как приказы, распоряжения после подписания, представляются на регистрацию вместе с указателями рассылки.
Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в номенклатурные дела отдела кадров. Перед этим соответственно они регистрируются, тиражируются и рассылаются. Копии приказов с удостоверяющими надписями (распоряжений) направляются отделом общего обеспечения на бумажном носителе только Заместителям, остальным рассылаются в электронном виде.
Регистрация договоров, соглашений осуществляется в пределах календарного года и с порядковой нумерацией. На договоре при регистрации должны быть указаны следующие реквизиты: номер и дата регистрации, которые затем вносятся в журнал регистрации договоров и соглашений. Подпись Руководителя или его Заместителя на договоре заверяется печатью, с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Копии договоров, соглашений заверяются печатью отдела общего обеспечения, затем направляются адресатам по указателю рассылки. Подлинник указателя рассылки с договором (соглашением) помещается в номенклатурное дело.
В структуре Управления Росреестра по Удмуртской Республике есть архив. Дела за текущий год хранится в структурных отделах. За предыдущие годы хранятся в архиве учреждения. Папки дел оформлены в соответствии с требованиями и хранятся в шкафах. В Управлении есть номенклатуры дел.
Анализируя документационную деятельность Управления Росреестра по Удмуртской Республике, можно сделать вывод, что документооборот Управления состоит из входящих, исходящих и внутренних документов. Документы хранятся в бумажном и электронном видах. Документационная деятельность для любой организации включает, в принципе, одни и те же документы и делопроизводственные операции. Но документы необходимо не только правильно составлять, оформлять, но также их передавать, сохранять и быстро находить в справочных целях. Благодаря информационным технологиям можно повысить эффективность в решении задач, которые связаны с обработкой объемного массива данных, а также произвести ускорение взаимодействия между государственными органами.
1.4. Объем документооборота
Объем документооборота имеет важное значение и является показателем для принимаемого учреждения решения в выборе организационной формы делопроизводства, формировании информационно — поисковой системы по документам учреждения, делопроизводственной службы и прочих вопросов.
Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Объем документооборота организации подсчитывается, как правило, за месяц и далее нарастающим итогом за год. Одновременно может учитываться количество экземпляров документов и количество листов в документах. Учет количества документов осуществляется по месту их регистрации или исполнения и хранения. Отдельно учитываются обращения граждан (предложения, заявления, жалобы).
Ежедневному количественному учету подлежат все без исключения документы: поступившие (в том числе нерегистрируемые), отправляемые и внутренние, документы на бумажных и технических носителях, в том числе на фотографических носителях, аудио — и видеодокументы, документы, циркулирующие в линиях электронной, факсимильной и иной связи.
За единицу учета принимается каждый экземпляр документа, в том числе тиражированный.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД Росреестра.
Знание динамики объема документооборота является обязательным элементом аналитических исследований любого руководителя, который естественно стремится к совершенствованию работы учреждения.
Структурные (территориальные) отделы управления учитывают документы при их получении и подготовке к отправке, при этом каждый тиражированный экземпляр подсчитывается отдельно. При учете исходящих документов, прилагаемые к нему документы, в том числе и сопроводительное письмо, считаются как один документ.
В ходе изучения документов Управления Росреестра по Удмуртской Республике был проведен подсчет количества документов.
Результаты учета количества документов обобщаются отделом общего обеспечения в Управлении Росреестром по Удмуртской Республике.
Объем документооборота учитывается в соответствии с методическими рекомендациями по подсчету документооборота в структурных и территориальных отделах Управления.
Учет количества документов может проводиться по Аппарату управления в целом или по отделам.
Объем документооборота за период с 2016 по 2018 годы. Общий объем документооборота рассчитывается по формуле:
Входящие + исходящие + внутренние = общий объем документооборота.
Показатели, получившиеся в ходе подсчета, приведены в таблице 1 и объем изменений в показателях представлен на рисунке 2.
Всего по Аппарату Управления
Таб.1Показатели объема документооборота
| Год | Количество входящих
документов |
Количество исходящих документов | Количество внутренних документов | Общий объем документооборота |
| 2016 | 147579 | 141208 | 26362 | 315149 |
| 2017 | 69038 | 130108 | 30624 | 229770 |
| 2018 | 126124 | 167098 | 38783 | 332005 |
Рис. 2 Динамика роста документооборота Аппарата Управления
Исходя, из таблицы можно сделать вывод о росте документооборота в Управлении.
Анализ поступления и исполнения документов показал, что в 2018 году документооборот Аппарата Управления в целом составил 332005 документов и по сравнению с 2017 годом увеличился на 30,8 % (2017 г. — 229770 документов, 2016 г. — 315149 документа) (Рис.2).
Спад документооборота произошел в 2017 году, в связи со сменой руководителя. Передача функций была передана в кадастровую палату.
В адрес Управления в 2018 году поступило 126124 документа (2017 г. — 69038 документов, 2016 г. — 147579 документов) в том числе:
— организационно — распорядительные документы (приказы, распоряжения);
— доверенности, договора, соглашения;
— обращения граждан
Подготовлено и отправлено 167098 документа (2017 г. — 130108, 2016 г. — 141208), а также 38783 различных актов (2017 г. — 30624, 2016 г. — 26362).
Наиболее стремительно возросло количество внутренних документов за 2018 год по сравнению с 2017 годом.
В динамике документооборота прослеживается явная тенденция к увеличению объемов документооборота.
Это связано с:
— приходом на должность нового руководителя;
— с подведомственными Управлению организациями, таких как: ФГБУ «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии», ФГБУ «Федеральный научно-технический центр геодезии, картографии и инфраструктуры пространственных данных»;
— увеличением численности персонала;
— увеличением количества автоматизированных процессов, таких как: Lotus Notes, Directum, интернет — обращения граждан, системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики.
Всего по отделу общего обеспечения
Рис. 3 Динамика роста документооборота по отделу общего обеспеченияТаб.2 Показатели объема документооборота
Анализ поступления и исполнения документов показал, что в 2018 году документооборот отдела общего обеспечения в целом составил 10930 писем и по сравнению с 2017 годом снизился на 17 % (2017 г. — 12796 документа, 2016 г. — 13158 документа) (Рис.3).
В результате анализа документооборота Управления Росреестра по удмуртской Республике можно сделать выводы. Документооборот предприятия состоит из входящих, исходящих. Документы Управления хранятся в бумажном и электронных видах. Входящие документы с Центрального Аппарата Управления, с Федеральной кадастровой палаты, регистрируются в СЭД «Lotus Notes». В целом, по Управлению за 2018 год циркулировало 332005 документов.
1.5. Информационно — поисковая система
В Управлении Росреестра — централизованная регистрация документов, все документы, подлежащие регистрации, как поступающие, так и исходящие регистрируются в отделе общего обеспечения. Регистрация осуществляется двумя способами: в бумажном варианте, в журнале исходящей корреспонденции (письма, уведомления) и автоматизировано (приказы, распоряжения и т.д.)
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Управлении создана поисковая система по документам посредством СЭД «Lotus Notes». В этой системе ведется обмен документами между Центральным Аппаратом, который находится в Москве и Управлением Росреестра по Удмуртской Республике, а также поступают сюда документы от подведомственных Управлению организаций.
Благодаря информационно — справочной системе СЭД «Lotus Notes» можно отыскивать документы по разным показателям. Поскольку там регистрируется срок, можно найти их по дате исполнения. Именно по этой информации осуществляется контроль исполнения документов.
С применением классификатора видов документов, классификатора корреспондентов, классификатора авторов и исполнителей, классификатора типовых заголовков, классификатора тематики документа можно эффективно найти тот или иной документ.
Контекстный поиск возможен по реквизитам, содержанию внесенным в РКК, осуществляется в строгом соответствии с заданным поисковым реквизитом. Система электронного документооборота с использованием поисковых форм позволяет найти документ по компонентам информации.
Таким образом, говоря об информационно-справочных системах, следует отметить, что любая система электронного документооборота должна включать справочную подсистему, которая обеспечивает оперативный поиск документов, циркулирующих внутри государственного органа, тем самым реализует информационно-справочные функции в ДОУ.
1.6. Контроль исполнения документов в Управлении Росреестра по Удмуртской Республике
Контроль исполнения документов представляет собой совокупность процедур, осуществляемых отделом общего обеспечения совместно со структурными подразделениями Управления.
Целью контроля является повышение эффективности деятельности Управления и укрепление исполнительской дисциплины.
Контроль исполнения включает в себя:
— постановку документов на контроль;
— проверку своевременности получения исполнителями контрольных документов;
— предварительный контроль;
— предупредительный контроль;
— аналитический контроль;
— снятие документа с контроля.
Контроль исполнения документов осуществляется отделом общего обеспечения совместно со структурными подразделениями Управления.
Централизованному автоматизированному контролю, осуществляемому отделом общего обеспечения, подлежит исполнение приказов, поручений Росреестра, поручений Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, Главного федерального инспектора по Удмуртской Республике, письма и обращения по которым даны указания по исполнению Руководителем и его заместителями.
Централизованный контроль за исполнением плановых мероприятий, государственной и ведомственной статистической отчетности осуществляется организационно — контрольным отделом.
Контроль с указаниями по исполнению Руководителя осуществляет отдел общего обеспечения. В правом верхнем углу документов проставляется штамп «Контроль».
После того, как контрольные документы были оформлены, на них заводятся контрольные карточки, которые направляются в структурные подразделения для исполнения. Копии контрольных документов остаются в номенклатурных делах в отделе общего обеспечения.
С помощью бумажных копий осуществляется предварительный контроль электронных контрольных карточек документов, направляемых в структурные подразделения, являющиеся исполнителями. Эти карточки используют государственные служащие, которые ответственны за ведение делопроизводства, в целях исполнения контроля документов и дачи информации по ним отделу, осуществляющему контроль.
Все напоминания исполнителям фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. В системе «Lotus Notes» настроена автоматическая рассылка напоминаний о приближении срока исполнения поручения, что ускоряет работу сотрудников Управления. Поручение можно создать как для одного, так и для нескольких исполнителей. Система автоматически создает отдельное поручение для каждого исполнителя, если выбор идет за несколькими исполнителями. Система контроля поручений отправляет уведомления всем участникам процесса обо всех действиях с поручениями. Так же автоматически рассылаются каждый день уведомления о просроченных поручениях. Дополнительно можно настроить для любого поручения индивидуальные напоминания, например по дате.
Предупредительный контроль осуществляется таким образом: составляется перечень контрольных документов, в нем содержатся краткие сведения об этих документах и их срок исполнения истекает в течение следующей недели. В перечнях даются указания руководства Управления по исполнению, которые затем направляются в структурные подразделения и заместителям Руководителя.
Аналитический контроль представляет собой анализ состояния работы с контрольными документами в структурных подразделениях, проводимый ежемесячно. Вся аналитическая информация, вместе с указаниями руководства Управления по исполнению включается в справки об исполнении контрольных документов, которые представляются ежемесячно помощнику руководителя для доклада Руководителю. Вместе с тем руководителю и его заместителям направляется аналитическая таблица, в которой фиксируются сведения об общем объеме контрольных документов, срок исполнения которых истек в течение текущего месяца, а так же о количестве документов, исполненных в срок, исполненных и не исполненных с нарушением контрольных сроков.
Сроки исполнения контрольных документов устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов, Минэкономразвития России, Росреестром.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. Датой отсчета считается дата издания контрольного документа или дата его поступления в Управление.
Руководителем или его заместителями на конкретном документе могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
— поручения в срок не более одного месяца, если не указана конкретная дата исполнения. Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, то оно подлежит исполнению в предшествующий рабочий день;
— в 3 — дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «срочно», «незамедлительно»;
— в 10 — дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «оперативно»;
— в указанный срок, если указана конкретная дата или срок исполнения в тексте поручения;
— срок исполнения запроса членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, не более 30 дней со дня получения запроса;
Письма иных государственных органов исполняются в следующие сроки:
— Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации — не более 15 дней;
— Представления Счетной Палаты Российской федерации — не более 20 дней;
— Обращения граждан, поступившие в Управление, рассматриваются в течение 30 календарных дней со дня регистрации.
Сроки представления проектов документов, которые необходимо представить на подпись Руководителю или его заместителям:
— ответы на срочные поручения Росреестра в начале дня (заканчивается срок исполнения);
— ответы на поручения Росреестра с оперативным сроком исполнения, не позднее, чем за один день до окончания срока исполнения;
Продлевать и отменять срок исполнения документов, имеют право только их авторы. Об изменении сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан незамедлительно информировать отдел общего обеспечения, который вносит необходимые изменения в СЭД «Lotus Notes».
Снятие документа с контроля осуществляется отделом общего обеспечения в СЭД «Lotus Notes», на основании официальной информации структурного подразделения — исполнителя.
После выполнения поручений, содержащихся в контрольных документах, государственный служащий структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, оформляет на контрольном документе отметку об исполнении и направлении его в дело. Далее он вносит информацию об исполнении указанного документа (исходящий номер и дату ответа) в бумажную копию электронной контрольной карточки, которую возвращает в отдел общего обеспечения с копией ответа. Отдел общего обеспечения на основании этой карточки вносит сведения об исполнении контрольного документа в СЭД «Lotus Notes» и снимает документ с контроля.