2.2 Документальное оформление расчетов с поставщиками и подрядчиками
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками отражается в учете в соответствии с вариантом учетной политики, выбранной предприятием.
В ООО «Восток» в качестве учетной политики установлен традиционный вариант формирования выручки от продажи продукции (работ, услуг) по моменту отгрузки.
Все операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками оформляются оправдательными документами, на основании которых ведется учет расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Документы принимаются к учету, если они содержат все необходимые реквизиты: наименование документа; дату его составления; наименование организации-поставщика (подрядчика); содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование и подписи должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно. В ООО «Восток» первичные учетные документы оформляются в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции.
Неверно оформленные документы не позволяют ООО «Восток» правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, причиной разногласий с налоговой инспекцией и возможных финансовых санкций по отношению к предприятию.
Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы, утвержден руководителем ООО «Восток».
ООО «Восток» работает как с местными, так и с иногородними поставщиками и подрядчиками. Все обязательства с поставщиками и подрядчиками оформляются договорами.
При заключении договоров каждая из сторон старается учесть свои интересы, так при заключении договора оговариваются такие стороны как цена, условия доставки, количество продукции, в некоторых случаях указывается ГОСТы и СНИПы которым должна соответствовать отпускаемая продукция, оказываемые услуги. Обязательным условием всегда является срок оказания услуг или поставки товара.
За нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчетных документов и за необоснованный отказ.
Все заключенные договора проходят согласование в юридическом отделе, подписываются руководителем предприятия и регистрируются.
При получении товара со склада поставщика ООО «Восток» выписывает доверенность, которая регистрируется в журнале выданных доверенностей.
В ООО «Восток» применяется типовая форма доверенности на получение материальных ценностей форма № М-2. (ПРИЛОЖЕНИЕ Д)
Доверенность оформляется в бухгалтерии предприятия в одном экземпляре под расписку получателя и является основанием для получения товарно-материальных ценностей от поставщика. Выписанная доверенность сначала подписывается лицом получившим доверенность, потом главным бухгалтером или лицом его заменяющим, на последнем этапе доверенность подписывает руководитель или лицо имеющее право подписи за руководителя.
В ООО «Восток» доверенность может быть выписана не только лицу работающему на данном предприятии.
Так доверенность может быть выписана третьему лицу по обменной доверенности. Обменные доверенности это когда покупателем и плательщиком груза являлось одно юридическое лицо, а грузополучателем — другое.
В таком случае необходимо получить доверенность от первого лица на второе на получение груза от поставщика (или перевозчика). В обмен на полученную доверенность выписывалась обменная на получение груза, оформленная на сотрудника второй организации. При этом в строках плательщик и его реквизиты — указывались данные первой организации.
В доверенности указываются: полное наименование поставщика и покупателя его адрес; реквизиты расчетного счета, наименование и местонахождение банка плательщика; паспортные данные лица уполномоченного на получение товара; наименование, дата и номер документа, на основании которого должны быть переданы ценности. На оборотной стороне доверенности указывается подробный перечень подлежащих передаче товарно-материальных ценностей.
В доверенности указывается дата ее выдачи и дата, по которую данная доверенность действительна. Бланк доверенности имеет корешок, на котором указываются ее основные реквизиты, и по которому в бухгалтерии организации-получателя осуществляется учет выданных доверенностей, которые подшиваются в хронологическом порядке, формируя книгу.
Документальное оформление поступления ценностей в ООО «Восток», зависит от способа их поступления. Доставка материальных ценностей может осуществляться от поставщиков несколькими способами: силами поставщика (централизованные поставки), силами самой организации (самовывоз) и с привлечением сторонних (транспортных) организаций.
Независимо от вида доставки поставщик обязан выдать организации – покупателю пакет всех необходимых документов: счета-фактуры, товарные накладные, товарно-транспортные накладные, акты. Причем к указанным документам должны прикладываться документы, подтверждающие качество приобретенных товарно-материальных ценностей (так называемые сопроводительные документы), например, сертификаты соответствия.
Товарная накладная (форма ТОРГ-12)(ПРИЛОЖЕНИЕ Е) составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у организации-поставщика, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается ООО «Восток» и является основанием для оприходования этих ценностей.
Товарная накладная составляется уполномоченным лицом организации. В строке «Основание» указываются номер и дата договора. Товарную накладную подписывает работник организации-продавца, разрешивший отпуск груза, главный бухгалтер организации-продавца, а также работник организации-продавца, производящий отпуск груза.
В документе не допускаются подчистки и помарки. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортном. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.
При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.
Также в ООО «Восток» при расчетах с поставщиками и подрядчиками оформляются различные акты, например, акт сдачи-приемки оказанных услуг, акт приемки-сдачи работ, акт об оказании платных услуг и другие.
Акт выполненных работ (оказанных услуг) – это документ, который составляется поставщиком (подрядчиком) заказчику с целью подтверждения факта выполнения работ либо оказания услуг по договору между ними.
В акте сдачи приемки выполненных работ отображаются виды и стоимость работ (услуг) (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж).
Унифицированной формы акта выполненных работ не существует, но в данном акте обязательно должны быть отражены следующие реквизиты:
- номер и дата составления документа;
- ссылка на номер и дату договора, по которому были проведены работы (услуги);
- наименование выполненных работ (оказанных услуг);
- общая стоимость работ (услуг) без учета НДС и с НДС;
- реквизиты исполнителя и заказчика;
- подписи ответственных лиц и печати сторон.
Акт выполненных работ (оказанных услуг) составляется, подписывается исполнителем в двух экземплярах и передается на подпись заказчику, затем подписанный обеими сторонами один экземпляр возвращается исполнителю, а второй остается у заказчика.
Если подрядчиком выполнены строительно-монтажные работы, то составляется акт по форме КС-2. Форма КС-2 применяется для приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ производственного, назначения.
Акт составляется на основании данных локального сметного расчета в двух экземплярах. Акт подписывается уполномоченными представителями сторон, имеющих право подписи (производителя работ и заказчика (генподрядчика). На основании данных Акта о приемке выполненных работ заполняется Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3).
Основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура (ПРИЛОЖЕНИЕ И). Необходимо, чтобы поставщик правильно оформил счет-фактуру, так как на основании именно этого документа ООО «Восток» получает право на применение вычета по данному налогу. При этом оформление счета-фактуры не является подтверждением факта передачи товаров или услуг — для этих целей служит исключительно товарная накладная или акт приема-передачи работ (услуг, имущественных прав). Сама же счет-фактура, в рамках бухгалтерского и налогового законодательства, не признается первичным документом, поскольку не обладает всеми признаками такового.
Все выписанные и полученные счета-фактуры учитываются в специальных журналах, которые ведут и поставщики и покупатели.
Также ООО «Восток» ведет книгу покупок, в которой регистрируются счета-фактуры, представляемые поставщиками. Цель ведения книги покупок заключается в определении сумм НДС, подлежащего зачету в соответствии с законом об НДС. Книга покупок включает все реквизиты поступающих счетов-фактур поставщиков, причем суммы НДС фиксируются раздельно по товарам со ставкой обложения налогом в 18 и 10 %, отдельно показываются покупки, не облагаемые по действующему положению НДС.
А поставщики в свою очередь хранят выдаваемые счета-фактуры в журнале выданных счетов-фактур и ведут специальную книгу продаж. Учет выданных поставщиками счетов-фактур в книге ведется в хронологическом порядке по мере отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или получения предоплаты. Записи делаются не позднее десяти дней после совершения операции. Заполнение книги продаж аналогично книге покупок.
В настоящее время поставщики стали предоставлять универсальный передаточный документ. Универсальный передаточный документ (УПД) заменяет счет-фактуру и товарную накладную.
На основании универсального передаточного документа можно вести бухучет, списать затраты по налогу на прибыль, а также заявить налоговый вычет по НДС. Такое объединение функций вполне логично и закономерно, так как надлежаще оформленные первичные учетные документы необходимы не только для бухгалтерского, но и для налогового учета.
Для оплаты поступающих материальных ценностей, оказанных услуг, выполненных работ может быть использован также счет. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию материалов и является основанием для их оплаты.
Оплата поставщикам за поставленную продукцию (товары, работы, услуги) производится в ООО «Восток» через расчетный счет – платежными поручениями, наличными денежными средствами через кассу (при сумме договора не превышающим 100 000 рублей с юридическими лицами и без ограничения суммы для физических лиц).
Оприходование поступивших материальных ценностей от поставщика оформляется путем наложения штампа на расчетном документе: товарной накладной, счете-фактуре, счете, акте приемки-сдачи работ, акте об оказании услуг и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших ценностей, выполненных работ или оказанных услуг.
Учет первичных документов по приходу товаров в ООО «Восток» ведется в «Журнале поступления товарно-материальных ценностей», в котором указывается название приходного документа, его дата и номер, краткая характеристика документа, дата регистрации документа, сведения о поступивших ценностях.
Оформленные документы на приемку товарно-материальных ценностей являются основанием для расчетов ООО «Восток» с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки ценностей в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
2.3 Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Восток»
Большая часть материальных ценностей поступает на предприятие от поставщиков. При поставки товаров в обязательном порядке заключается договор на поставку. В нем оговариваются следующие условия поставки: наименование товаров (услуг или работ), количество, его цена, срок отгрузки товара или выполнения работ и услуг и т.д. В ООО «Восток» учет выполнения договорных отношений с поставщиками материальных ценностей и подрядчиками услуг и работ ведет ответственный специалист бухгалтерской службы.
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками специалист бухгалтерии ООО «Восток» ведет на пассивном синтетическом счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Для оперативности и удобства учета к данному счету на предприятии открыты следующие субсчета:
60.1 – «Расчеты с поставщиками»;
60.2 – «Расчеты с подрядчиками».
В обязательном порядке все операции и отношения по расчетам с поставщиками и подрядчиками в ООО «Восток» урегулированы договорами, в которых оговариваются следующие моменты: вид товара или иной поставляемой продукции; вид выполняемых работ или оказываемых услуг; количественные и качественные характеристики товаров или работ; стоимостные характеристики поставок материальных ценностей или оказываемых услуг, работ; сроки отгрузки товаров или оказания услуг, выполнения работ; порядок расчетов; ответственность и срок действия договора; указываются реквизиты поставщиков и покупателей, исполнителей и заказчиков. Договорные отношения скрепляются подписями и печатями с обеих сторон.
В ходе анализа договорных отношений с поставщиками и подрядчиками в ООО «Восток» было установлено, что основными поставщиками предприятия являются: ООО НВЦ «Геотехнология» (электричество); ОАО УГРС «Саханефтегаз» (газ); ОАО «Водоканал» (вода); ОАО «Сахателеком»; ОАО «Ростелеком»; ОАО МегаФон»(связь); ООО «Прогресс Ресурс», ООО «СибНорд», ООО «Металлервисс», ООО «Востоксибстой», ЗАО «Интехстрой» (материалы) и др.
Все расчеты с поставщиками отражаются бухгалтерией предприятия в карточке поставщика, где указывается номер и дата документов, на основании которых будет производиться расчет, а также суммы по дебету и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов ООО «Восток» с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
В ООО «Восток» поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.
Далее рассмотрим пример приобретения товаров ООО «Восток». Для сотрудников предприятия были приобретены канцтовары на общую сумму 10 620 руб., в том числе НДС составляет 1 620 руб. В таблице 8 представим хозяйственные операции по данной процедуре приобретения товаров.
Таблица 8 — Отражение в учете поступления материалов
| Хозяйственная операция | дебет | кредит | сумма |
| оплачены канцтовары | 60 | 51 | 10 620 |
| оприходованы канцтовары на склад | 10 | 60 | 9 000 |
| учтен НДС по оприходованным канцтоварам (на основании счета-фактуры поставщика) | 19 | 60 | 1 620 |
| НДС принят к вычету | 68 | 19 | 1 620 |
Ввод в эксплуатацию основных средств осуществляется на основании акта, который имеет форму № СО-1 и документов, которые подтверждают их государственную регистрацию. Отражение в бухгалтерском учете данных операций представлено в таблице 9.
Таблица 9 — Отражение в учете поступления основных средств
| Хозяйственная операция | дебет | кредит | сумма |
| Фактические затраты по приобретению основных средств | 08 | 60 | 60 000 |
| НДС по приобретенным основным средствам | 19 | 60 | 10 800 |
| Принятие объекта основных средств к бухгалтерскому учету | 01 | 08 | 60 000 |
| Оплачена задолженность поставщику денежными средствами | 60 | 51 | 72 000 |
| «Входной» НДС отнесен на расчеты с бюджетом | 68/2 | 19 | 10 800 |
| Начислена амортизация | 20 | 02 | 1 000 |
Далее рассмотрим пример, когда один контрагент является для исследуемого предприятия и поставщиком и покупателем. В таком случае возможен взаимозачет. Для его проведения согласно со статьей 410 ГК РФ достаточно заявления одной из сторон. Согласие при этом второй стороны не требуется. Взаимозачет может быть использован и для частичного погашения обязательств. Поэтому, для оформления взаимозачета в бухгалтерском учете для предприятия ООО «Восток» достаточно оформить соответствующий акт и предоставить его контрагенту. После оформления соответствующего акта, сотрудником бухгалтерии в бухгалтерском учете делается следующая проводка, которая отражает факт взаимозачета (таблица 10).
Таблица 10 — Отражение в учете взаимозачета
| Хозяйственная операция | дебет | кредит | сумма |
| проведен взаимозачет | 60/1 | 62/1 | 15 400 |
Данная проводка осуществляется инициатором взаимозачета в день отправки акта контрагенту. Отправку данного документа можно осуществлять почтой или курьером. При отправке акта почтой подтверждающим документом является отметка отделения почты на описи вложения. В случае отправки документа курьером, должен быть получен второй экземпляр, на котором поставщик поставит подпись и дату получения. Проводка в бухгалтерском учете в данном случае должна быть осуществлена той датой, когда контрагент поставил на документе отметку о получении.
Далее рассмотрим порядок проведения инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Восток».
Как известно, инвентаризация имущества и обязательств при которой подтверждается их наличие, оценка и состояние, проводится на предприятии в соответствии с Законом о бухгалтерском учете с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками заключается в проведении проверки обоснованности сумм, которые числятся на счетах бухгалтерского учета и их реальности. Для проведения инвентаризации на предприятии формируется инвентаризационная комиссия. Пример состава инвентаризационной комиссии представлен в таблице 11. В 2015 году в ООО «Восток» сформирована следующая инвентаризационная комиссия.
В ходе инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками следует определить:
обоснованность и правильность сумм дебиторской задолженности, в том числе сумм дебиторской задолженности, срок давности которых истек;
Таблица 11 — Состав инвентаризационной комиссии ООО «Восток»
| Ф.И.О | Состав инвентаризационной комиссии | Должность |
| Горохов Н. А. | Председатель | Зам. директора по производству |
| Суслова О. Б. | Заместитель председателя | Зам. главного бухгалтера |
| Брылова Л. А. | Член комиссии | Бухгалтер |
| Степанов Н. М. | Член комиссии | Кладовщик |
- соответствие дебетовых и кредитовых остатков по счетам баланса остаткам в оборотных ведомостях (карточках аналитического учета), а также законность и хозяйственную целесообразность совершенной операции;
- обоснованность и правильность сумм задолженностей, которая числится в бухгалтерском учете по недостачам и хищениям.
Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Восток» осуществляется посредством составления актов сверок, которые подтверждают правильность существующей задолженности и взаиморасчетов между сторонами.
В состав акта сверки (ПРИЛОЖЕНИЕ К) входят следующие атрибуты, который обосновывают сумму существующей задолженности:
- номер и дата выписки первичных учетных документов, которые подтверждают стоимость отгрузки (счет, счет-фактура, накладная, акт выполненных работ и т.д.);
- номер и дата выписки расчетных документов, которые подтверждают суммы оплаты (платежное поручение и т.д.);
- номер и дата иных документов, которые подтверждают погашение задолженности (акт взаимозачетов и т.д.);
- сумма неустойки, рассчитанная по условиям договора в случае нарушения установленных в нем сроков оплаты.
Так как акт сверки взаиморасчетов с контрагентами не имеет установленной формы, в ООО «Восток» бухгалтерской службой разработана и используется своя форма.
Кроме случаев, которые определены Законом «О бухгалтерском учете» в ООО «Восток» (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально-ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями) по решению руководителя предприятия может быть проведена внеплановая инвентаризация состояния расчетов с дебиторами и кредиторами. Данный факт предусматривает учетная политика предприятия, которая разработана бухгалтерской службой и утверждена генеральным директором организации.