Совершенствование процесса отбора и найма персонала на малом предприятии ( на примере ООО «Линком»)

1 2 3

Содержание

Введение 6
1 Теоретические основы отбора и найма персонала в системе управления современной организацией 9
1.1 Место отбора и найма персонала в системе управления персоналом организации 9
1.2 Основные черты технологии отбора и найма персонала в современном этапе 22
2 Оценка процесса отбора и найма персонала в ООО «Линком» 28
2.1 Характеристика компании ООО «Линком» 28
2.2 Анализ процесса отбора и найма персонала в организации ООО «Линком» 33
3 Разработка и оценка эффективности комплекса мероприятий по повышению показателей эффективности системы отбора и найма персонала в компании ООО «Линком»……………….…………………………………..46
3.1 Разработка мероприятий по по эффективности процесса отбора и найма персонала в компании ООО «Линком» 46
3.2 Оценка эффективности разработанных мероприятий 59
Заключение 62
Список используемой литературы и используемых источников 66
Приложение А Инструкция по оценке компетентных качеств соискателей на этапе отбора и подбора в компанию ООО «Линком»…………………………………71
Приложение Б Оценочный лист руководителя проходящего оценочные испытания……………………………………………………………………………………………73
Приложение В Оценочный лист специалиста проходящего оценочные испытания………………………………………………………………………………….76
Приложение Г Оценочный лист рабочих, производственных подразделений…………………………………………………………………………79

Введение

Актуальностью данной темы исследования является то, что на данном временном отрезке , каждой отрасли необходимо адаптироваться к условиям высокого уровня нестабильности и конкуренции , одновременно изыскивать резервы для повышения эффективности. Показатели, определяющие устойчивость развития предприятия на рынке, одновременно являются и факторами стабильности организации в меняющихся условиях внешней среды. Основным и решающим фактором является персонал и система управления в целом. Управление персоналом в организации – это одна из наиважнейших сфер управления производственным предприятием в целом, поскольку профессиональный уровень подготовки и, соответственно, качество работы персонала, напрямую сказывается на краткосрочных и долгосрочных показателях функционирования компании на рынке.
Вопросы ːуправления ːперсоналом, ːвсегда ːимеют важное стратегически-практическое значение для ːустойчивости предприятия. Кризис является проверкой любого предприятия на прочность.
Преимуществом любого предприятия, в условиях кризиса или конкуренции является персонал, его система подбора, найма и конечно сама функция управления оказываются ведущими.
На деле мы наблюдаем, что качественное проведение отбора обеспечивает предприятию экономию финансовых средств, которую есть возможность направить на повышение квалификации персонала, также повышает и расширяет возможности имеющегося персонала, что также приводит к повышению самореализации. И все дальнейшие технологии будут усиливать эффект.
Сегодня в момент глобального развития рыночной экономики и внедрения инноваций во все сферы деятельности на российском рынке , необходимо основываться на полном внедрении научных, технических и профессиональных разработок, формировании эффективно работающей системы координации персонала (имеется ввиду следующие элементы: отбор, найм, управление). Огромный резерв, с позиции экономии ресурсов, оптимизации процессов, повышение профессионализма, все это принадлежит вопросу о технологиях отбора и найма.
Однако несмотря на то, что эта тема является бессменно актуальной, состояние системы подбора персонала в огромном количестве организаций в России, не является самоокупаемой. Не все руководители интересуются и вникают в суть вопроса об эффективности отбора персонала. Также не задумываются, что подбор может быть профессионально организован и обоснован научными критериями, принципами и подходами, которые будут работать в условиях конкретной организации и приносить не малый доход.
Объектом бакалаврской работы является предприятие ООО «Линком».
Предметом бакалаврской работы является процесс отбора и найма персонала.
Цель бакалаврской работы заключается в разработке мероприятий по совершенствованию процесса отбора и найма персонала в организации ООО «Линком».
В рамках поставленной цели необходимо решить ряд задач:
1. Рассмотреть теоретические основы отбора и найма персонала.
2. Проанализировать процесс отбора и найма персонала в компании ООО «Линком».
3. Разработать мероприятия по совершенствованию процесса отбора персонала в компании ООО «Линком».
Теоретической, методологической и информационной основой исследования послужили фундаментальные и прикладные разработки отечественных и зарубежных учёных в области управления персонала, менеджмента, теории организации, теории управления, социально-экономического анализа.
Помимо этого, информационной основой бакалаврской работы послужили также внутренние документы предприятия – Устав, Инструкции, Положения.
В ходе выполнения бакалаврской работы были использованы как общенаучные методы исследования: индукция, дедукция, анализ, структурный анализ, графический метод.
Структурно бакалаврская работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников литературы и приложений.

1. Теоретические основы отбора и найма персонала в системе управления современной организацией

1.1 Место отбора и найма персонала в системе управления персоналом организации

Отбор персонала – это начальный и, следовательно, один из первичных важных этапов процесса управления персоналом, который, как правило, зависит от того, кто выбран для выполнения данных функций на конкретном рабочем месте. Отбор новых сотрудников предназначен не только для обеспечения качественного функционирования, он также является фундаментом для роста эффективности компании.
В литературных источниках по кадрам и управлению персоналом существуют дифференцированные подходы к толкованию определения подбора персонала. Рассмотрим некоторые из них в таблице 1.1.

Таблица 1.1 – Интерпретация современных авторов понятия «подбор»

В целом, анализируя высказывания авторов, сделаем следующие выводы: высказывания синхронны в том ,что выбор персонала – это поиск кандидата, который максимально будет соответствовать конкретной должности.
Первоочередная функция в системе управления персоналом – качественный подбор персонала. В процессе отбора оцениваются следующие комплексы качеств, как профессиональный комплекс, деловой, психологический и моральный. Их качественная оценка помогает организации своевременно и с полной отдачей решить круг поставленных задач.
Существуют два типа отбора- первичный и вторичный.
Первичный отбор.
Характеризуется принятием сотрудников на вакантную должность путем свободного трудоустройства.
Вторичный отбор.
Предусматривает наличие на предприятии трудового резерва, который, в свою очередь, желает или стремиться и обладает достаточными компетентными характеристиками для того, чтобы занять вакантную должность.
Подбор персонала.ː..
Это уникальный комплекс мероприятий, поддерживаемый организационными, научными, методологическими, кадровыми, программными средствами и логистикой. Общая методология отбора основана на научно-методическом обеспечении этого процесса.
Организационная поддержка.
Это совокупность действий, которые выполняются одновременно или последовательно на разных этапах работы. Они преследуют цель сократить время и повысить качество подбора персонала.
Кадровое обеспечение направленно на привлечение конкретных экспертов для разных этапов отбора персонала (рис. 1.1) [15]:

Рисунок 1.1 – Категории сотрудников, подвергающиеся кадровому планированию.

Материально-техническое обеспечение.
Это финансовая поддержка мероприятий и обеспечение процесса отбора оргтехникой.
Программное обеспечение используется для автоматизации рутинных процедур выбора.
Отбор новых сотрудников осуществляется с особой тщательностью и ответственностью, потому что ошибки, допущенные при выборе нового человека для выполнения функций, предусмотренных в должности, обойдутся компании очень дорого.
В процессе отбора работники компании, применяющей его, должны уделять особое внимание поиску перспективных сотрудников на эти должности, которые будут сначала резервным и далее «растущим» фондом предприятия. Въедливый поиск и отбор кандидатов, их полное и разностороннее изучение обеспечит эффективное решение задачи укомплектования вакантных мест, подходящими сотрудниками.
Процедура отбора работников на вакансию включает в себя серию последовательно реализованных блоков. Каждый блок имеет свою цель, методы, схему действий, конкретного исполнителя, инструменты. [16].
Общий контроль и ответственность за качество процедуры отбора возлагается на лицо или службу, выполняющую функции управления персоналом в компании.
В качестве основных блоков процедуры отбора сотрудников можно выделить следующие:
определение вакантной должности;
определение перечня требований к кандидату;
объявление о вакансии, поиск кандидатов;
отбор кандидатов;
принятие решения о трудоустройстве.
При отборе и найме персонала, организация несет высокие финансовые затраты, которые есть возможность снизить для повышения показателей конкурентоспособности предприятия. Повышение эффективности работы системы персонала просто необходимо начинать с оптимизации системы набора сотрудников, чтобы снизить текучесть кадров, повысить заинтересованность персонала в сотрудничестве, в совместном решении различных общих вопросов по повышению эффективности производства, что приведет к объединению интересов, повышению ценности организации в глазах работника и будет способствовать повышению профессиональных качеств.
Цель подбора персонала:
подбор кандидатов, наиболее соответствующих должности
минимизация экономических затрат по найму;
минимизация временных затрат по найму.
Отбор персонала.ː.
Это система конкретных действий по сбору информации о кандидатах, обладающих определенными качествами, способствующими решению конкретных целей, поставленных организацией. [1] Таким образом, подбор персонала – это поиск, оценка и трудоустройство людей, которые хотят и умеют работать, обладают необходимой компетенцией и разделяют ценности компании [2]. Эффективность компании связана с подбором качественного персонала. Важны не только профессиональные навыки, но и морально-этические качества (честность, верность, совесть, ответственность). Профессиональные навыки достаточно четко определены в ходе собеседований, специальных тестов, упражнений, а также документированы (сертификаты, категории). Испытательный срок стал почти необходимым средством признания профессиональных навыков и качеств. В то же время честность и лояльность гораздо сложнее определить [3].
Для каждого этапа отбора персонала они выбирают набор методов, показанных на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 – Методы подбора персонала

Выбор подходящего кандидата может повысить производительность, прибыль компании и повысить лояльность сотрудников. Неправильный выбор обычно приводит к высокой текучести кадров или недостаточной компетентности персонала. Подбор персонала начинается с описания вакансии и ее анализа на адекватность текущей ситуации на рынке и в компании, в которой работает. Затем начинается фаза поиска кандидатов [4].
На этапе оценки требований к должности проводится анализ должностных инструкций и других нормативных документов, а также пожеланий руководства относительно качеств, способностей и знаний предполагаемого сотрудника. Сбор и синтез данных. Основными исполнителями этого этапа являются руководители отдельных отделов, которые представляют отборочным работникам информацию о вакансиях и их пожеланиях. Те, кто участвует в отборе, сопоставляют данные, полученные от менеджеров, с нормативными документами, имеющимися в компании.
На этом этапе сотрудники, занимающиеся подбором персонала, сталкиваются с задачей анализа данных и составления общего обзора требований к должности, на которую необходимо выбрать сотрудника. Эти требования должны учитывать все детали, описанные в различных документах компании, а также непосредственные цели и задачи, которые компания встречает на данном этапе, особенно кадровую политику, рабочую силу и отношения, сложившиеся в ней. Все это должно быть подробно описано в требованиях к работе.
На втором этапе на основе сформулированных требований к работе разрабатывается набор требований к кандидату. Как правило, в этот процесс вовлечены разные компании. Этот комплекс должен включать в себя полный набор различных профессиональных, медицинских и психологических требований к работникам. На основании анализа должностных инструкций и других нормативных документов, характера работы, характеристик оплаты труда и условий труда, а также предварительно проанализированного рынка труда для данной должности, определяется перечень желательных морально-психологических, личностно-профессионально-деловых качеств кандидатов и формулируются требования к кандидатам.
Эффективное решение проблемы отбора персонала требует разработки научно обоснованных моделей работы для сотрудников и служащих, которые обеспечивают подбор, оценку и размещение персонала на уникальной методологической основе. На практике часто используются упрощенные модели рабочих мест. В то же время для подбора качественного персонала используются полные модели.
Профессор А.П. Егоршин разработал один из вариантов модели, который включает 15 элементов, которые представляют качественные и количественные характеристики рабочего места [26, с. 22]. На следующем рисунке 1.3 показаны 15 элементов характеристик рабочего места.

Рисунок 1.3 – 15 элементов характеристики рабочего места
Основываясь на модели рабочих мест, решение проблемы занятости включает в себя разделы [6]:
разработка концепции рабочих моделей для сотрудников;
методология полной оценки сотрудника на основе характеристики конкретного рабочего места, в центрах оценки с участием экспертов;
технология работы с персоналом в компаниях и организациях (аттестация персонала, планирование карьеры, обучение и переподготовка персонала).
После составления полного списка условий для кандидата на должность целесообразно определить «основные» требования, без которых человек не может претендовать на эту должность.
Основные требования к кандидату на вакансию показаны на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 – Основные требования к претенденту на вакантное место

Должностная инструкция– это описание первоочередных функций, которые будет выполнять сотрудник, занимающий определенную должность, поэтому, при использовании описания работы для оценки кандидата на замещение вакансии специалист должен определить, насколько этот кандидат способен выполнять эти функции.
Удовлетворение кадровых потребностей осуществляется с помощью источников, которые находятся на предприятии, а так же за его пределами.
На следующем рисунке 1.5 показаны основные внутренние источники занятости.
Все источники подбора персонала имеют ряд достоинств и недостатков.

Рисунок 1.5 – Основные внутренние источники подбора персонала

На рисунке 1.6 представлены плюсы и минусы источников подбора персонала, находящихся за пределами предприятия.

Рисунок 1.6 – Плюсы и минусы внешних источников подбора персонала организации
На рисунке 1.7 представлены плюсы и минусы источников подбора персонала, находящихся внутри предприятия.

Рисунок 1.7 – Плюсы и минусы источников подбора персонала, находящихся внутри предприятия

Методы поиска используются активные и пассивные.
Активные методы чаще всего применимы тогда, когда спрос на специалистов или работников, на рынке занятости, выше предложения. Такое трудоустройство чаще всего делается в специализированных учебных заведениях, чтобы превзойти конкурентов и предложить работу наиболее способным ученикам, студентам с высоким потенциалом и без стереотипов, сложившихся на предыдущих работах. Конечно, такие кандидаты имеют небольшой практический опыт и должны многому научиться, но их требования о компенсации и других стимулах также невелики [10]. Кроме того, с таким кандидатом можно заключить долгосрочный контракт, который будет полезен для компании, что позволит «культивировать» специалистов и использовать результаты их работы в течение длительного времени после трудоустройства.
Список активных методов привлечения персонала показан на следующем рисунке 1.8.

Рисунок 1.8 – Активные методы привлечения персонала

Пассивный способ удовлетворения кадровых потребностей сводится к информации о наличии вакансий посредством публикаций в СМИ и специальных публикаций.
Пассивные способы удовлетворения кадровых потребностей включают в себя:
Объявление их вакансий с помощью рекламы на специальных стендах и рекламных щитах, рекламы в средствах для массового читателя, специальных публикациях, Интернете и т. д.
Пассивный способ трудоустройства – это ожидание кандидатов после рекламной кампании, а также случайных кандидатов, которые претендуют на работу самостоятельно
Случайные кандидаты – это резерв, который не следует игнорировать, они сознательно ищут работу, имеют некоторое представление о деятельности вашей организации и, вероятно, имеют «внушительное» чувство лояльности к ней. Как правило, база данных таких кандидатов создается в организациях.
На рисунке 1.9 показаны методы пассивной занятости.

Рисунок 1.9 – Пассивные методы привлечения персонала

Подбор персонала также часто используется переманиванием сотрудников у конкурирующих компаний. Если вакансия долго остается открытой , а у конкурента есть необходимый нам специалист, то персонал, занимающийся подбором персонала, предлагает ему такие условия, на которые он готов сменить работу.
Более дешевый вариант найти подходящего сотрудника для данной должности – использовать личные контакты с существующим персоналом. Хороший способ нанять персонал – организовать презентации и участие в ярмарках вакансий.
Праздники и фестивали, организуемые фирмами, нуждающимися в определенных кадрах, заинтересовывают квалифицированных специалистов, которые ведут поиск и рассматривают данную организацию как работодателя.
Особой проблемой является ситуация, когда необходимо выбрать высококвалифицированного специалиста, специалиста по узкой специальности или дефицитного специалиста. Для этого необходимо использовать специальные методы привлечения [11].
Если предложение количества специалистов или работников на рынке занятости превышает спрос, то можно прибегнуть к пассивным методам привлечения персонала, которые намного дешевле для организации.
Кроме того, иногда организации используют метод пассивного ожидания, когда люди, которые случайно найдут компанию, предложат свое резюме, способное по основным характеристикам, претендовать на вакантную должность. Такой вариант недостаточно эффективен и реализуем, когда вакансии должны быть закрыты как можно скорее, а такая потребность возникает достаточно часто.
Поиск осуществляется так долго, пока не будет осуществлен подбор достаточного количества кандидатов, или пока не будет найден единственный идеал, которого добивалась организация и который «не имеет равных» и он согласится работать на этой должности, на конкретных условиях.
Если кандидат на данную вакансию не единственный, то организация должна провести мероприятия по оценке и отбору кандидата из кандидатов на конкурсную позицию.

1.2 Основные черты технологии отбора и найма персонала в современном этапе

Подбор и расстановка кадров могут корректироваться не только на государственном уровне, но и на внутрикорпоративном уровне. Каждая организация имеет свод правил и требований («Положение о подборе и расстановке кадров»), которые необходимы , чтобы управлять трудовыми отношениями в компании и обеспечивать ее бесперебойную и продуктивную работу. Чаще всего, интересы собственной компании являются основными регуляторами процесса отбора и размещения, потому что каждый руководитель заинтересован в прибыльной и продуктивной работе, и только он знает, какой персонал выбрать и как его развернуть, чтобы он органично интегрировался в процесс общего производства.
Для того, чтобы этапы найма и отбора персонала в организации проходили гладко и приносили эффективные результаты, следует учитывать, что вся система управления людскими ресурсами основана на определенных концепциях и является комплексной. Исходя из этого, руководитель или начальник кадровой службы должен иметь правильную методологию отбора кандидатов на вакантную должность и использовать для этого конкретные знания и инструменты.
Получив ответ от заинтересованных кандидатов, можно определить форму, в которой будет указано, какие методы отбора нужно использовать и на каком этапе процесс отбора персонала будет разделен.
Для этого профессиональные менеджеры рассчитывают коэффициент подбора персонала по формуле 1.1:

Коб.по приему=(Кол-во прин.раб.за анализируемый период)/(ср.кол-во сотрудников по списку в анализируемом периоде) 100% (1.1)

Результаты коэффициента:
если коэффициент выбора равен или близок к 1, то выбор будет простым и быстрым;
если коэффициент меньше или равен 0,5, это демонстрирует, что процесс выбора становится сложным. Однако в этом случае стоит помнить, что если коэффициент ниже 1 или даже близок к 0, то вероятность найти подходящего сотрудника возрастает, поскольку существует соответствие кандидата требованиям, установленным организацией.
Кроме того, в зависимости от выявленного коэффициента, необходимо определить этапы отбора персонала [16].
Этап 1: Предварительный отбор.
При любых обстоятельствах и методах поиска кандидата менеджер предложит заочно встречаться с ним через резюме, телефонный разговор и т. д. Поэтому, можно сказать, что это основной этап при подборе персонала, поскольку это свидетельствует о первичном соответствии кандидатов на запланированную должность. Существует несколько форм отбора, которые можно использовать для изучения данных заявителя, выбор которых обычно изначально определяется кандидатом. Однако, организация вправе определить, в каком формате данные будут изучаться на данном этапе отбора персонала.
Основное внимание следует уделить формам этого этапа отбора персонала, основными из которых являются следующие:
1. Письмо-обращение. Необязательная форма, в которую входит лицо, которое пишет обращение руководителю организации с просьбой рассмотреть его в качестве кандидата на вакансию. Этот документ может быть отправлен в качестве сопроводительного письма к резюме.
2. Резюме. Форма, которая включает в себя заполнение бесплатной формы с базовой информацией о заявителе, его предыдущей работе, профессиональном опыте, образовании и личных качествах. На основании данного документа заявки, принимается решение о том, следует ли пригласить кандидата в организацию для личного собеседования.
3. Интервью во время телефонного звонка. Отличная форма отбора, которая позволяет определить уровень общительности, умение вести деловые переговоры и т. д.
4. Интервью. Эта форма отличный шанс оценить сотрудника, проанализировав его ответы на вопросы, а также невербальную форму общения.
5. Личный лист для учета персонала. Эта форма обязательна для трудоустройства. Если кандидат на работу является сотрудником, который уже работает в организации, можно изучить информацию о нем, используя этот документ.
Этап 2: заполнение анкеты.
Этот этап процесса отбора персонала позволяет выяснить квалификацию кандидатов на должность и сравнить ее с требованиями, установленными организацией. Список вопросов обычно составляется менеджером по персоналу или руководителем отдела кадров. Генеральный директор компании несет ответственность за утверждение распределения.
Заполнение анкеты, а также предварительный отбор является основным этапом при подборе персонала.
Этап 3: предварительная беседа.
Цель этого мероприятия – определить, основываясь на первом внешнем впечатлении и физическом состоянии, подходит ли кандидат на вакантную должность. Предприятия могут прибегать к таким встречам на нейтральной территории, например, в кафе или другом нейтральном учреждении.
На этом этапе рекомендуется провести собеседование и ознакомиться с документами кандидата, подтверждающими его уровень образования, профессиональный опыт, справки о посещении дополнительных курсов и т. д. Как правило, предварительное собеседование проводится менеджером по персоналу или начальником отдела кадров.
Этап 4: тестирование [17].
При выборе профессионального персонала этап тестирования может проводиться во время предварительного собеседования, что экономит время, или назначается на другой день. Тесты могут быть психологическими и типовыми, цель которых – выявить мотив претендента на получение определенной должности, составить психологический портрет и, конечно же, определить профессиональную пригодность.
Этап 5: рекомендации.
Этот этап не является обязательным и необходим в двух случаях:
если заявитель самостоятельно представил рекомендательные письма с прежних мест работы;
если необходимо установить достоверность раскрываемой информации о кандидате и выяснить отношение других людей к нему.
Этап рекомендации осуществляется посредством звонка на предыдущее место работы или путем составления официального запроса. Стоит отметить, что к последним прибегают крайне редко и только тогда, когда осуществляется выбор кандидатов на руководящие должности или тех, кто имеет очень конкретную направленность.
Этап 6: подробное собеседование.
Возможно, этот этап подбора и отбора персонала, как правило становиться наиболее решающим и показательным, и его абсолютно не рекомендуется исключать. В процессе подробного собеседования можно заполнить всю недостающую информацию о кандидате и определить его актуальность для вакансии.
В практике работы с человеческими ресурсами бывает, что человек может не иметь соответствующей подготовки или необходимого опыта работы, но его природные таланты позволяют ему претендовать на любую должность.
Этот этап проводит директор по персоналу, после чего он проводит собеседование с линейным руководителем или общим руководством компании.
Этап 7: экзамен.
Этот этап включает в себя предоставление работы кандидату, аналогично тому, с чем ему придется столкнуться в процессе работы. После экзамена линейный менеджер оценивает результат и дает заключение о профессиональной пригодности человека. Директор по персоналу вместе с линейным руководителем готовит задание для такой проверки.
Заключительный этап: предложение работы.
После того, как неподходящие кандидаты были устранены и организация приняла решение, заявителю предлагается работа. По завершению данного этапа готовится вся документация и лицо официально регистрируется на эту работу.
На этом этапе крайне важно предвидеть такой момент – даже если человек хорошо справился с работой на всех этапах отбора персонала для организации, всё равно существует вероятность столкнуться с непрофессионализмом или другими человеческими факторами. Поэтому рекомендуется, чтобы работник прошел запланированный испытательный срок.
В процессе отбора персонала на разных этапах его осуществления проводится отбор кандидатов, которые не попали на вакансии в силу различных обстоятельств или причин. Однако, здесь может произойти следующее:
количество вакансий будет меньше, чем у соответствующих кандидатов;
среди людей, которые претендуют на определенную работу, будут те, кто не подходит для нее, но абсолютно соответствует должностям, на которые планируется будущая работа.
Чтобы не потерять ценный персонал, который может быть полезен для компании, менеджер по персоналу формирует список резервистов. Этот список должен содержать всю информацию о заявителе, с указанием контактного телефона и адреса.
В этом случае заявителю было отказано в приеме, но ему сообщили, что он находится в резервном списке и может быть вызван в случае необходимости.
Подводя итоги этой главы, мы можем констатировать, что отбор персонала – это процесс, который требует тщательного подхода, и успех всей компании зависит от того, насколько хорошо работает отдел кадров. Поэтому, соответствующие методы, инструменты, перечисленные на вышеупомянутых этапах отбора, должны быть включены в поиск подходящего персонала.

1 2 3