Автоматизация процесса аттестации персонала для ООО ПК «Венткомплекс». Часть 2

1  2  3  4

---

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

 

Работа HR структуры ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС» – это совокупность множества сервисных бизнес-процессов. Успешный и эффективный процесс поиска специалиста, соответствующего высоким требованиям ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС» является основным бизнес–процессом HR структуры, реализация которого достигается за счет системности и стандартизации.

Увеличение скорости каждой такой транзакции поиска и повышение качества выполнения являются приоритетной целью автоматизации основного бизнес–процесса [19].

На Рисунке 10 приведена схема функционирующего бизнес– процесса аттестации сотрудников ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС».

Рис. 10 – Бизнес–процесс аттестации сотрудников ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»

Владельцем бизнес–процесса оценки сотрудников ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС» является начальник отдела Кадров. В состав исполнителей входят сотрудники, подлежащие оценке, руководители отделов, согласовывающие графики проведения оценки по функциональным направлениям, а также аттестационная комиссия, принимающая решения по результатам оценки. [5]

Бизнес–процесс аттестации сотрудников регулируется положениями:

• Положение об аттестации;
• Положение об аттестационной комиссии;
• Приказ о проведении аттестации с приложениями;
• Регламент проведения аттестации.

На Рисунке 11 представлена структурная схема процесса аттестации сотрудников.

Рис.11 – Структурная схема процесса аттестации сотрудников ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»

В соответствии с бизнес–процессом и структурной схемой, основными задачами являются:

• Определение целей оценки. Важный этап, от которого зависит обозначение последующих задач;
• Установление стандартов  и   критериев   оценки,   определение нормативов;
• Выбор инструментов и процедур оценки;
• Процесс оценки;
• Результат оценки;
• Анализ полученной информации.

Рис. 12 – Контекстная диаграмма процесса аттестации сотрудников ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»

Наиболее рутинным и энергоемким процессом является процесс оценки. Он требует непредвзятого отношения, чрезвычайно тщательной проверки и математической точности.

Сбор статистических данных оценки сотрудников и последующий анализ на предмет компетенции в различных областях знаний сотрудников ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС» должны указывать на необходимость развития тех или иных недостающих профессиональных качеств.

В части выбора инструментов и процедур оценки процесс аттестации определен. Остается открытым вопрос автоматизации процесса оценивания и анализа полученных результатов.

Реализация единой автоматизированной глобальной системы ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС», способной осуществлять контроль всех направлений деятельности, достигается путем объединения разнородных бизнес– процессов, что представляет собой большую сложность. [6]

Всеобъемлющий разовый переход на новый этап реализации процессов невозможен в виду существования уже сложившейся частично– автоматизированной системы. Необходим поиск локального решения для каждой конкретной задачи.

Процесс оценки персонала основывается на методике тестирования. Тестирование выполняется вручную, что неизбежно вызывает ряд проблем:

• Необходимо распечатать и раздать вопросы и бланк теста каждому сотруднику;
• При заполнении печатной формы сотрудник может совершить ошибку;
• Каждый сотрудник завершает тестирование в разное время и не может получить результат прохождения теста до его проверки экзаменатором;

• Экзаменатору требуется время для проверки и подведения итогов;
• Взаимоотношения экзаменатора и оцениваемого сотрудника могут оказать позитивное или негативное влияние на результат тестирования;

• При проверке теста вручную существует вероятность ошибки в подсчете;
• Тестируемый может «случайно» забыть сдать бланк ответов;
• Каждый результат индивидуального тестирования требуется занести в общую базу.

Рис. 13 – Декомпозиция контекстной диаграммы процесса аттестации сотрудников ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»

Повышение качества исполнения бизнес–процесса оценки персонала может быть достигнуто путем снижения материальных и временных затрат, что позитивно скажется на общем результате работы отдела. Автоматизация процесса тестирования – является ключевой задачей, реализация которой имеет важное значение. [7]

Современные информационные системы и технологии позволяют автоматизировать рутинные вычислительные процессы и способны свести бумажный поток работы к аналитической деятельности. Скорость обработки информации обеспечивается благодаря непрерывному наращиванию мощности электронно–вычислительной техники.

Бизнес–процесс аттестации сотрудников ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС» автоматизирован с момента издания Положения об аттестации до момента проведения процесса тестирования.

Схема документа оборота показывает процесс тестирования в соответствии по ролям бизнес-процесс (Рис. 14).

Рис. 14 – Схема документооборота

Временные и материальные издержки являются следствием отсутствия оптимизации на этапе подготовки и его необходимостью в целом. Очевидна существенная разница между временными характеристиками описанных процессов при автоматизации и при ее отсутствии.

Таблица 3 Сравнительная характеристика процессов при автоматизации и при ее отсутствии

 

Минимальные затраты времени на организацию и проведение тестирования для 10 сотрудников ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС» составляют около 90 мин, однако, при увеличении количества тестируемых, время увеличивается пропорционально. При внедрении АИС вне зависимости от количества участников, среднее время увеличивается настолько незначительно, что, по сути, остается прежним. [15]

Информационные системы и технологии позволяют полностью избавить процесс от необходимости использовать дополнительное оборудование, например, принтер. Затраты на расходные материалы, бумагу или краску полностью исчезают. Дальнейшая утилизация бумажных носителей информации также не требуется.

Немаловажным фактором является возможность реализации гибкой системы оценки. В режиме онлайн можно изменить процент правильных ответов в соответствии положительной оценке.

При возникновении срочной необходимости внесения изменений в вопрос теста, достаточно сделать пару кликов мышкой. В печатном варианте теста оперативное внесение изменений не представляется возможным.

Таким образом, эффект от внедрения составит экономию рабочего времени и полностью исключит материальные затраты, а также обеспечит структурированное и централизованное хранение данных, снижение риска потери данных, оперативную обработку и внесение изменений данных [10].

Политика ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС» в области обеспечения информационной безопасности и защиты информации базируется на следующих документах нормативно–правового и организационно–распорядительного характера:

• Приказ Об организации обработки и защиты персональных данных (ПДн);
• Положение об обработке ПДн в ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»;
• Политика обработки ПДн в ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»;
• Порядок контроля процессов обработки и обеспечения безопасности ПДн в ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»;
• Порядок осуществления субъектом ПДн прав, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 №152–ФЗ «О персональных данных» в ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»;
• Процедура взаимодействия с уполномоченным органом по защите прав субъектов ПДн в ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»;
• Процедура обработки обращений субъектов ПДн в ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»;
• Инструкция о порядке проведения разбирательств по фактам нарушений порядка обработки и защиты персональных данных, приводящих к снижению уровня защищенности ПДн в ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»;
• Политика мониторинга событий и управления инцидентами информационной безопасности в ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»;

– Парольная политика в ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»;

– Положение по организации и проведению работ по обеспечению безопасности ПДн при их обработке в ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»;

– Частная модель угроз безопасности ПДн при их обработке в ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС».

В целях защиты персональных данных от несанкционированного доступа и иных неправомерных действий мероприятия по организации и обеспечению технической защиты ПДн для каждой информационной системы персональных данных (ИСПДн) включают:

– Выявление актуальных угроз безопасности ПДн на основе анализа информационной системы персональных данных (ИСПДн) и актуализации Модели угроз безопасности ПДн;

– Определение уровня защищенности ПДн при их обработке в ИСПДн на основании установленных критериев в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.11.2011 № 1119 «Об утверждении Требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;

–Выбор и реализацию методов и способов защиты информации в информационной системе на основе Моделей угроз и нарушителей безопасности ПДн и в зависимости от уровня защищенности ПДн, который необходимо обеспечить при их обработке в ИСПДн;

–Внедрение соответствующих программных, аппаратных и программно–аппаратных средств защиты информации. [31]

Частная модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационной системе в ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС» включает типы угроз:

• Угрозы утечки информации по техническим каналам: угрозы утечки акустической (речевой) информации, угрозы утечки видовой информации, угрозы утечки информации по каналам ПЭМИН;
• Угрозы НСД: Угрозы НСД, связанные с действиями нарушителей, имеющих доступ к ИСПДн, угрозы, связанные с реализацией протоколов сетевого взаимодействия, реализуемые внутри распределенной сети, угрозы внедрения по сети вредоносных программ (программно– математического воздействия);

Защита ПДн, обрабатываемых в ИСПДн, от несанкционированного доступа и иных неправомерных действий осуществляться в ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС» следующими методами и способами:

–Реализация разрешительной системы допуска пользователей (обслуживающего персонала) к информационным ресурсам ИСПДн и связанным с ее использованием работам, документам;

–Ограничение доступа в помещения, где размещены технические средства, ИСПДн, а также носители информации, содержащие ПДн;

–Разграничение доступа пользователей (обслуживающего персонала) к информационным ресурсам (включая ПДн), программным средствам обработки и защиты ПДн;

–Регистрация действий пользователей (обслуживающего персонала) ИСПДн, мониторинг попыток несанкционированного доступа;

–Учет и хранение носителей информации содержащих ПДн, их обращение, исключающее хищение, подмену и уничтожение;

–Резервирование технических средств, дублирование массивов и носителей содержащих ПДн;

–Использование защищенных каналов связи для передачи ПДн;

–Размещение технических средств ИСПДн, позволяющее осуществлять обработку ПДн в пределах контролируемой территории;

–Периодический анализ защищенности ИСПДн, предполагающий применение специализированных программных средств (сканеров безопасности);

–Предотвращение внедрения в ИСПДн вредоносных программ (программ–вирусов) и программных закладок;

–Регистрация событий и мониторинг процессов обработки ПДн;

–Использование средств антивирусной защиты;

–Централизованное управление системой защиты ПДн.

Разграничение доступа пользователей и управление групповой политикой пользовательской среды осуществляется службой каталогов Active Directory (AD) для ОС Windows Server. Контроллеры домена находятся на каждой территориальной площадке ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС»[2]. [32]

Таблица 4

Сводная информация по компонентам системы

 

Доменные службы AD осуществляют централизованное хранение сведений о конфигурации и всех объектов дерева каталогов, а также запросов на проверку подлинности.

Проверкой подлинности занимается служба сертификатов. Данные шифруются для передачи по незащищенным каналам связи, идентификация пользователя или компьютера происходит с использованием закрытого ключа.

Службы управления правами устанавливают права доступа сотрудников к документам в соответствии с их правами.

В ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС» на пользовательских станциях установлено антивирусное ПО Касперский Endpoint Protection 10.

Обновление антивирусных баз и модулей производится ежедневно. Контроль целостности обновлений и программной части ведется встроенными средствами антивирусного ПО.

 

1.3 Анализ существующих  разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

 

Среди специализированных программных продуктов для аттестации персонала, основную лидирующую позицию занимает «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». В программе обеспечивается поддержка всех процедур и регламентов, необходимых для проведения аттестации сотрудников ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС». Интерфейсы модулей указаны на рисунках 15 — 18. [20]

Рис.15 – Модуль формирования Положения об аттестации

Рис.16 – Модуль формирования Приказа об аттестации

1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП позволяет:

• Вести учет данных о результатах оценки сотрудников;
• Анализировать изменения   компетенций   по   сотрудникам   за определенный период;
• Сопоставлять результаты оценки с требованиями, предъявляемыми к должности, и принимать соответствующие кадровые решения (необходимость обучения, включение в кадровый резерв и т.п.);
• Сравнивать изменение профессионального уровня сотрудников между собой, чтобы максимально эффективно управлять кадровым потенциалом компании [29].

Рис.17 – Модуль оценки компетенций сотрудников

Рис.18 – Модуль сопоставления результатов оценки с требованиями

При запуске программы создается модуль главной формы приложения – mdi и модуль авторизации.

В режиме администратора доступны управляющие модули, обеспечивающие управление объектами системы, например, пользователями.

Большинство функциональных модулей, отвечающих за ввод информации в БД и ее обработку, доступны во всех режимах.

Функциональные модули программы обеспечивают процесс прохождения теста.

Все      справочники   системы   относятся   к    основным   сервисным модулям. [34]

Рис. 19 – Дерево функций

Дерево функций отражает структурную схему пакета, состоящего из разных классов:

1. log ‒ модуль, предназначенный для авторизации в системе.
2. mdi – модуль главной (основной) формы приложения.
3. logedit ‒ модуль, предназначенный для ведения логинов и паролей для сотрудников.
4. sotr ‒ модуль, в котором осуществляется ведение сотрудников организации.
5. question ‒ модуль, содержащий вопросы и ответы к тестам.
6. test ‒ модуль, содержащий тесты и характеристики тестов.
7. testing – модуль, в котором осуществляется тестирование сотрудника.
8. training ‒ модуль для самообучения.
9. quality ‒ модуль, содержащий личные человеческие качества.
10. position ‒ модуль для учета списка должностей.
11. result ‒ модель, показывающий статистику после прохождения теста.
12. assessment – модуль прохождения самооценки сотрудника и оценки других сотрудников.
13. statassessment ‒ модуль, содержащий результаты прохождения оценки.

В программе возможна формировка перечня формализованных критериев оценки или компетенции (Рис. 20). Оценка профессиональных и личностных качеств сотрудников ООО ПК «ВЕНТКОМПЛЕКС» в форме опроса возможна благодаря формированию перечня вопросов и отправке на электронный почтовый ящик. Однако, результаты опроса требуется внести вручную.

Несмотря на все достоинства данного ПО, описанные процедуры относятся к подготовительному этапу процесса оценивания. Программный продукт не предполагает прохождение тестирования. Таким образом, основная задача по автоматизации процесса тестирования остается не решенной. [25]

Существует также ряд небольших программ–конструкторов тестов и онлайн – сервисов. Рассмотрим несколько из них более подробно:

Рис. 20 – Окно сервиса «Мастер–тест»

Онлайн конструктор «Мастер–тест» (Рис. 21) прост в использовании, после регистрации в качестве преподавателя, можно приступать к созданию тестов. Участникам тестирования предлагается пройти по ссылке и ответить на вопросы теста. Очевидно, что данный сервис больше подходит для собственной проверки знаний, и не подходит для крупных организаций. Отсутствует доступ к БД с участниками и результатами для дальнейшей обработки данных.

Аналогичным образом дистанционную проверку знаний осуществляет сервис «Let’s test» (Рис.21). В свободной для распространения версии можно создать неограниченное количество тестов, однако прохождение возможно только внутри сайта, а интеграция с сайтом организации обойдется около 990 рублей в месяц за базовый пакет [29].

Рис. 21 – Окно сервиса «Let’s test»

Готовые программные продукты для локального пользования не предполагают авторизацию сотрудника, ведение базы, возможность внести изменения в существующем функционале (Рис. 22, 23). [21]

Рис. 22 – Окно программы «AditTestdesk»

Рис. 23 – Окно редактирования вопросов программы «Adit Testdesk»

---

1  2  3  4