Общие положения
- Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в РТРС.
- Требования и правила Регламента распространяются на все самостоятельные структурные подразделения Предприятия.
- Работники Предприятия обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу работники должны быть ознакомлены руководителями самостоятельных структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в РТРС.
Термины, определения, сокращения
В Регламенте используются следующие термины и определения:
Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Задание (задача)– поручение руководителя.
Исполнитель – работник, которому поручено исполнение задачи.
Контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.
Ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, который в резолюции указывается первым.
Резолюция – это указание руководителем подчиненному лицу или самостоятельному структурному подразделению об исполнении документа. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в Канцелярии и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:
- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение 14 дней;
- без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение 3 дней;
- без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение 7 дней.
СЭД— система электронного документооборота.
Описание процесса
- Постановка документа на контроль.
- Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения:
- контроль за исполнением документов с резолюцией Генерального директора (и.о. генерального директора) осуществляет ответственный работник Канцелярии.
- контроль за исполнением документов с резолюцией первых заместителей генерального директора и заместителей генерального директора осуществляют приемные или ответственные делопроизводители в Блоке.
- Основанием для постановки документа на контроль является резолюция Генерального директора Предприятия или его первых заместителей генерального директора и заместителей генерального директора.
В резолюции указываются:
- исполнитель документа;
- срок исполнения задачи;
- при необходимости – содержание задачи.
- Получив документ с резолюцией, ответственный работник Канцелярии или приемные первых заместителей генерального директора и заместителей генерального директора вносят в СЭД резолюцию с указанием контрольной даты исполнения, ответственного исполнителя и текста резолюции.
- Скан-копия резолюции также размещается в СЭД.
- Выполнение задания
- Исполнитель выполняет поставленное перед ним задание в установленный в резолюции срок.
- Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.
- Если выполнить контрольное поручение Генерального директора (и.о. генерального директора) в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом первому заместителю генерального директора по экономике и финансам до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. В случае, если причина является уважительной, первый заместитель генерального директора по экономике и финансам может продлить срок выполнения задачи.
- В случае если срок выполнения задачи был продлен и получена резолюция первого заместителя генерального директора по экономике и финансам о продлении срока исполнения документа, ответственный работник Канцелярии изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.
Отчет о выполнении задания:
3.3.1. Выполнив поручение Генерального директора (и.о. генерального директора), исполнитель формирует в СЭД отчет о выполнении. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи, а его регистрационная карточка прикрепляется в СЭД к контрольному документу.
3.3.2. Изучив отчет о выполнении поручения, ответственный работник Канцелярии ставит статус «Снят с контроля» в электронной карточке документа.
3.3.3. В случае отсутствия отчета о выполнении поручения в срок, указанный в резолюции, ответственный работник Канцелярии направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения. О невыполнении задания заведующий Канцелярии докладывает первому заместителю генерального директора по экономике и финансам с приложением объяснений исполнителя.
Контроль
- Контроль исполнения регламента осуществляет ответственный работник Канцелярии.
- Напоминание о сроках исполнения документа с резолюцией Генерального директора (и.о. генерального директора) исполнителю осуществляет ответственный работник Канцелярии в устной форме или посредством электронной почты либо СЭД.
- Формирование отчета о выполнении заданий
- Ответственный работник Канцелярии еженедельно формируют отчет по исполнению контрольных документов с резолюцией Генерального директора (и.о. генерального директора). Заведующий Канцелярией представляет данный отчет первому заместителю генерального директора по экономике и финансам.
- В отчете указывается:
- контрольные документы, неисполненные в срок;
- ответственный исполнитель, не исполнивший поручение в срок;
- курирующий заместитель генерального директора (руководитель ответственного исполнителя, не исполнившего документ);
- причина неисполнения документа.
Ответственность.
- Работники РТРС, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.
- В случае если поручение Генерального директора (и.о. генерального директора) не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель в течение трех дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет письменное объяснение на имя первого заместителя генерального директора по экономике и финансам о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых, в отношении виновных в неисполнении поручения должностных лиц.
Обратная связь от персонала
Создание среды, в которой работники чувствуют, что у них есть право голоса – это один из способов улучшить взаимодействие и работу работников. Люди ощущают себя вовлечёнными, когда им дают возможность проявить творческий подход к своей работе. Совместное творчество – это мощный способ поддержать взаимодействие и улучшить культуру Предприятия.
Обратная связь – инструмент, способный укрепить организационные процессы Предприятия.
Встречи предоставляют уникальную возможность оценить и стимулировать культуру Предприятия. Встречи должны быть организованны по возможности со всеми работниками генеральной дирекции РТРС, а не только с директорами филиалов и Директорами департаментов. Встречи объединяют работников разных должностей из разных структурных подразделений коллектив. Встречи – пространство для генерирования идей и предложений, налаживания отношений и принятия решений, предлагающие множество возможностей выразить обратную связь, существующей на Предприятии.
По мимо встреч, для того, чтобы услышать работников и укрепить корпоративную культуру, предлагаю ввести в практику регулярную обратную связь по средствам различных автоматизированных опросов на различные темы, включая сбор предложений и пожеланий работников по улучшению работы Предприятия, по генерации идей и предложений, которые смогли бы помочь в развитии Предприятия.
Пожелания Предприятию в день его рождения.
День Рождения РТРС 13 августа.
В анкете одним из предложений к анкетированным было написать пожелания ко Дню Рождения РТРС. Предлагаю заказать у Отдела дизайна красочный плакат ко Дню Рождения РТРС с пожеланиями работников и разместить его в холле каждого офиса (или разместить красиво оформленные пожелания на внутреннем корпоративном сайте):
Выводы по главе 3
Подводя итог главы, стоит отметить, что было бы здорово, если что-то из предложенного мной в главе 3 работы, будет взято на заметку и получит жизнь в РТРС.
РТРС – большое по своему масштабу Предприятие, которым гордятся его работники и которое имеет свою историю.
Очень бы хотелось, чтобы Предприятие, вопреки законам природы, не погружалось в пучину истории, а двигалось вперёд, было инновационным и конкурентоспособным, современным, привлекательным и уникальным. В историю мы уже вошли, теперь нужно войти в будущее! Всем нам вместе с Предприятием необходимо идти в ногу со временем, новыми технологиями, инновациями, развиваться в профессиональном плане и развивать и улучшать нашу корпоративную культуру, объединяться и становиться сплочённой командой профессионалов, смотрящей в одном направлении и осознающей своё место и свою ценность в РТРС.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Организационное окружение каждого Предприятия предстает как его корпоративная культура – система ценностей, верований, представлений, правил, процедур и норм, принимаемых большинством работников.
Корпоративная культура аккумулирует ценности, способствует развитию персонала, устанавливает правила разрешения конфликтов, определяет роль и место каждого работника, устанавливает определенные виды коммуникаций, создаёт внутренний и внешний имидж Предприятия, а также регламентирует правила и нормы поведения.
Корпоративные культуры различных Предприятий отличаются по характеру (культура роли, власти задачи, личности), степени общности (доминирующая культура, субкультура, контркультура), «силе» (сильная, слабая) и влиянию на деятельность предприятия (положительная, отрицательная). Тем не менее, все корпоративные культуры содержат обряды, ритуалы, церемонии, символы, предания, героев, девизы и лозунги. Особое место в корпоративной культуре занимают ценности, которые могут включать миссию фирмы, «лицо» фирмы, способы принятия решений, стиль руководства, обращение с людьми, характер контактов, дисциплину и т.д.
За счет формирования ценностей корпоративная культура может значительно влиять на организационную эффективность. На формирование корпоративной культуры Предприятия влияют национальные особенности, но также возможно использование опыта зарубежных стран. На формирование корпоративной культуры влияют факторы внешней адаптации (миссия, цели, средства, контроль и корректировка действий) и внутренней интеграции (язык, критерии входа и выхода, власть и статус, личные отношения, религия и идеология, награждение и наказание).
Формулируя ценности Предприятия, необходимо помнить, что они делают Предприятие привлекательным в глазах потенциальных работников, клиентов и инвесторов. Ценности — часть имиджа Предприятия и его внешнего бренда. Если ценности Предприятия правильные, это дает возможность руководителю снизить контроль за персоналом, а значить уделять больше времени стратегическим задачам.
В работе было проведено исследование Федерального государственного унитарного предприятия «Российская телевизионная и радиовещательная сеть» (РТРС). Была оценена действующая корпоративная культура РТРС, определены ценности и даны предложения по развитию корпоративной культуры.
Основополагающими принципами РТРС являются непрерывное совершенствование деятельности Предприятия с целью успешного развития, роста благосостояния, ответственность Предприятия перед государством в бесперебойном телерадиовещании.
РТРС создаёт для работников комфортные и конкурентоспособные условия труда. Предприятие выполняет все взятые на себя в соответствии с Коллективным договором социальные обязательства, обеспечивает реализацию закреплённых в нём гарантий и льгот. Кроме того, РТРС даёт возможность каждому работнику повышать свою квалификацию и профессионально развиваться.
По результатам проведённого исследования можно сделать следующие выводы и заключения:
РТРС имеет закрытую системную модель организации, которая обладает следующими характеристиками:
1) система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей ее;
2) главным инструментом, поддерживающим существование предприятия, является не маркетинг, а стратегия;
3) внешняя среда предприятия как правило стабильна.
Уровень организационной структуры РТРС — механистический (бюрократический), который обладает следующими характеристиками:
1) жёсткая иерархическая власть;
2) централизация принятия решений;
3) использование формальных правил и процедур;
4) четкая иерархическая структура;
5) управление основано на чётком разделении труда и соответствии ответственности работников предоставленным полномочиям.
Организационная структура направлена, прежде всего, на установление чётких взаимосвязей между отдельными структурными подразделениями РТРС, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, находящие выражения в тех или иных принципах управления.
Организационная структура РТРС имеет признаки линейно-функциональной и дивизионной систем управления предприятием.
По типологии Р. Акоффа. РТРС относится к корпоративному типу культуры. (Он характеризуется низкой степенью привлечения работников к установлению целей и низкой степенью привлечения работников к выбору средств достижения целей. Типичный случай – традиционно управляемая корпорация с централизованной структурой и единоначалием, отношениями автократии.).
По типологии Камерона и Куинна РТРС относится к иерархической (бюрократической) корпоративной культуре.
Согласно типологии Джефри Зонненфельда РТРС относится к типу корпоративной культуры под названием «Академия».
По характеру взаимоотношений (классификация С. Ханди) корпоративная культура «РТРС» преимущественно принадлежит к культуре роли (Апполона), то есть у каждого работника есть свои ролевые задачи (за что отвечают в своей деятельности).
Также по классификации С. Ханди в РТРС преобладает и культура власти (Зевса), то есть всё завязано глобально на одном человеке (Генеральный директор). Личная лояльность, преданность играют здесь большую роль. Есть плюсы — это верная команда.
Корпоративная культура РТРС ориентирована на выполнение уставных целей и решение задач.
Работники РТРС отличаются высоким профессионализмом (это дипломированные специалисты с опытом работы), что обуславливает эффективность деятельности Предприятия.
Успешная работа Предприятия неразрывно связана с тем, какой образ оно создаёт в обществе, в деловой среде. Положительный имидж РТРС – залог доверия к нему со стороны деловых партнёров. Поэтому те ценности и принципы, которыми руководствуется предприятие и его работники в своей работе, неизменно является основой успеха. Профессиональный коллектив – основной капитал и главная ценность предприятия.
По результатам проведённого исследования можно отметить, что корпоративная культура РТРС находится на высоком уровне.
Состояние коллектива по признакам работа, коммуникации, управление, мотивация и мораль по результатам данных анкетирования характеризует как мажорное. На мой взгляд это показатель того, что не развита командная работа и каждый «тянет одеяло на себя».
В целом работники РТРС гордятся своей работой, труд на Предприятии считается престижным и почётным. Предприятие для всех работников привлекательно своей стабильностью, возможностью профессионального роста, социальным пакетом, заработной платой.
В РТРС есть свои герои – Генеральный директор, первый заместитель генерального директора по управлению, эксплуатации и развитию сети, директора филиалов, антенщики — мачтовики.
В РТРС на высоком уровне эмоциональный компонент корпоративной культуры: работники РТРС гордятся что работают в РТРС.
Также проведённое исследование показало, что в РТРС высок поведенческо-деятельностный компонент корпоративной культуры. Работник Предприятия уверены, что РТРС будет существовать и процветать ещё долго, что является показателем того, что работники верят в стабильность Предприятия и будут прикладывать всё возможное для этого.
Большинство работников заинтересованы в своей работе и стремятся проявить себя и сделать вклад в развитие Предприятия.
Удалось систематизировать ценности, присущие Предприятию и которые важны его работникам. Ценности были форматизированы и закреплены в Кодексе деловой этики и корпоративного поведения.
Исследованием было также определено узкое место корпоративной культуры, чем явился такой признак как коммуникации. Было выявлено, что на Предприятии не культивируются разнообразные формы и методы коммуникаций (деловые контакты, собрания, информационные бюллетени и др.) и не поощряется непосредственное обращение работников к руководству. Также, одним из узких мест по признаку «управление» оказалось то, что работники не участвуют в принятии решений.
Организационный компонент корпоративной культуры РТРС также не развит на должном уровне, то есть работники недостаточно хорошо имеют представление о миссии, ценностях и о структуре Предприятия, зачастую работникам неизвестно куда следует обратиться за той или иной информацией.
Также было выявлено, что в РТРС недостаточно используются для повышения эффективности работы Предприятия – личная инициатива работников, творческий потенциал работников, соблюдение сроков исполнения, наличие командного духа.
Работники избегают или не хотят брать на себя ответственность.
Исследование показало факт отсутствия на сегодняшний день на Предприятии сплочённого коллектива, что подтверждается тем, что коллеги неохотно делятся рабочей информацией, зачастую перекладывают свою работу на другое подразделение, обвиняют в своей безответственности/безалаберности других, часто не отвечают на телефонные звонки и не перезванивают. В отсутствии какого-либо специалиста очень часто складывается ситуация, что все остальные работники отдела не в курсе и у них отсутствует желание помочь.
Результаты проведённого исследования показали необходимость модернизации внутренний корпоративный сайт РТРС. Внутренний корпоративный сайт в таком виде, в котором есть сейчас не вызывает у работника интереса, что в большей степени сказывается на плохой информированности работников в части организации рабочих процессов и внутренней жизни и событиях Предприятия.
Все предложения по выявленным проблемам и узким местам корпоративной культуры изложены мной в главе 3.
Подводя итог можно отметить, что корпоративная культура и ценности в РТРС как таковые имеются.
Ценности, благодаря проведённому исследованию, были формализованы и зафиксированы в Кодексе деловой этики и корпоративного поведения и вполне вероятно, после прохождения ряда согласований, Кодекс будет утверждён руководством РТРС.
Также были даны конкретные предложения по модернизации внутреннего корпоративного сайта и его содержанию.
В конце можно смело сказать, что корпоративная культура РТРС постоянно дополняется и улучшается. Нам есть к чему стремится. Работники РТРС гордятся своим Предприятием и возможностью работать в РТРС. Мы будем улучшать нашу корпоративную культуру и, уверена, очень скоро наша корпоративная культура перешагнёт ступеньку «высокого уровня корпоративной культуры» и поднимется на ступеньку «очень высокий уровень корпоративной культуры», а состояние коллектива из мажорного преобразуется в великолепное.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
- Андреев, А. Магия и культура в науке управления/А. Андреев. – СПб.: Тропа Троянова, 2000
- Баязитова Т.И., Корпоративная культура как инструмент успешного управления организацией и персоналом, //Журнал Социология «Молодой учёный», 2016г., №19 (123)
- Бексары Ж.М., Корпоративная культура в организации как фактор повышения эффективности управления, //Журнал Экономика и управление «Молодой учёный», 2016г., № 22(126)
- Бланшар К., О`Коннор М., «Ценностное управления», 2014
- Большаков, А.С. Менеджмент/ А.С. Большаков. – СПб.: «Питер», 2000
- Виханский, О.С. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс/ О.С. Виханский. – М.: Изд-во МГУ, 1995
- Гневко, В.А., Яковлев, В.П. Менеджмент: социально-гуманитарное измерение, 1998
- Демченко Е.В., «О сущности понятия «корпоративная культура», //Журнал Экономика и управление «Молодой учёный», 2018 г., № 13 (199)
- Денисова, А.В., Дудяшева В.П., Нестерова Н.А. Сами должны создавать свое будущее// Управление персоналом, 2006 №20
- Исламова, С. День сурка или день фирмы// Управление персоналом, 2006 г. №20
- Ладанов, И.Д. Практический менеджмент/ И.Д. Ладанов. – М.: «Корпоративные стратегии», 2004
- Николаева, Г. Организационная культура предприятия// Человек и труд, 2006 г. №9
- Официальный сайт Федерального государственного унитарного предприятия «Российская телевизионная и радиовещательная сеть» http://rtrs.ru
- Официальный сайт Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям http://www.fapmc.ru/rospechat.html
- Полякова Ю. Управление знаниями как фактор развития интеллектуального капитала организации// человек и труд, 2006 №8
- Попов, Ю.В. Общий менеджмент/ Ю.В Попов. – Кемерово: «Кузбассвузиздат», 1998 г.
- Репьев А. «Маркетинговое мышление», 2009
- Сацков, Н.Я. Практический менеджмент. Методы и приемы деятельности руководителя/ Н.Я. Сацков. – М.: «Сталкер», 1998
- Спивак, В.А. Корпоративная культура: теория и практика./В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2001
- Семёнов, Ю.Г. Диагностическая модель и анкетная методика исследования организационно-производственного стресса в контексте анализа корпоративной культуры// Менеджмент в России и за рубежом, №6
- Скарбро, Г. Управление знанием, управление персоналом и инновационный процесс// Менеджмент дайджест, 2004 г. №5
- Яхонтова Е. Необходимость внимания к развитию культуры организации. Журнал «Кадровый менеджмент», №4, 2003.
- http://www.iteam.ru/publications/strategy/section_32/article_316/
- http://www.iteam.ru/publications/strategy/section_32/article_792/
- http://www.hr-portal.ru/2/node/733
- http://www.hr-portal.ru/2/node/828
- http://www.hr-portal.ru/2/node/870
- http://www.hr-portal.ru/pages/okk/pkk.php
- http://www.hr-portal.ru/pages/okk/ook.php
- http://www.hrm.ru/db/hrm/89856474C48A7823C3256AAB004273B8/ category.html
- http://ru.wikipedia.org/wiki/Организационная_культура
- https://vip.1kadry.ru