Организация делопроизводства в государственных учреждениях на примере Управления Федерального казначейства по Магаданской области. Часть 2.

Страницы:   1   2   3   4   5

---

1.3. Ведение делопроизводства в государственных учреждениях

 

Вся процедура деятельности делопроизводства построена на информации, которая является базой всех организационных решений. Свойство принимаемых решений и результативность работы организации находится в зависимости, всесторонности, оперативности и насколько достоверна, получена информация.

Служба делопроизводства как самостоятельное структурное подразделение возглавляется руководителем подразделения, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации.

На уровне современных требований ведение и постановка информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации является основными задачами службы делопроизводства [26, с. 18].

На службу делопроизводства возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства в учреждении, единого порядка составления, оформления и работы с документами, начиная с их создания, получения и заканчивая сдачей в архив или уничтожением.

Специфика построения, размещения и функционирования процессов работы в организации делопроизводство может быть построено по централизованному, децентрализованному или смешанному принципу [51, с. 6].

Централизованная форма обслуживания делопроизводства используется в небольших организациях. Она предполагает полную централизацию работы с документами от момента получения до хранения. Автоматизировать выполнение операций по работе с документами в одном месте позволяет централизация.

Децентрализованная форма делопроизводства предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу делопроизводства и самостоятельно ведет все виды работ с документами и обычно встречается в организациях, которые не имеют каналы высокой скорости [51, с. 7].

Смешанная форма делопроизводства применяется в основном организациях, где одна часть операций ведется централизованно и структурными подразделениями. Структурными подразделениями выполняется подготовка документов к сдаче в архив, а также их хранение, а централизованно выполняется регистрация и первичная обработка документов, а также контроль над сроками исполнения документов, отправка документов и копировально-множительные работы.

В инструкции по делопроизводству организации, учреждения закрепляется выбранная форма делопроизводства. Службы делопроизводства могут включать несколько подразделений в зависимости от объема поступающей работы:

• секретариат;
• бюро учетно-справочной работы;
• отдел бюро контроля;
• отдел бюро писем и приема граждан;
• группа размножения документов.

Организация делопроизводства в учреждении начинается с организационно-правового положения службы делопроизводства, ее структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто ведет работу документационного обеспечения.

В организационно-правовых документах закрепляется порядок работы с документами [45, с. 21]:

• положение о службе делопроизводства;
• должностные инструкции работников;
• инструкции по делопроизводства организации.

Руководителем организации разрабатывается положение о службе делопроизводства и обычно имеет разделы:

• общие положения, структура службы;
• цели и задачи;
• функции;
• права и ответственность;
• руководство;
• служебные связи;
• организация работы.

Главным организационно-правовым документом регламентирующий деятельность сотрудника, который исполняет работу по делопроизводству и документационному обеспечению организации является его должностная инструкция, которая имеет свою структуру:

• общие положения;
• должностные обязанности и функции;
• права и обязанности;
• ответственность.

Основным нормативно правовым документом, который устанавливает, определяет порядок оформления документов и, в общем работу с документами в организации является инструкция по делопроизводству [28, с. 18].

В государственных учреждениях также существуют функции, которые выполняются при организации делопроизводства.

• первичная обработка документов;
• регистрация документов;
• распределение поступивших документов;
• контроль за исполнением документов;
• отправка документов;
• составление номенклатуры их формирование и хранение;

Основные движения документооборота в организации:

• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы, документы, не выходящие за пределы организации.

В любую организацию могут, поступают входящие документы от вышестоящей организации (например, поручения, инструкции, распоряжения), от подведомственных организаций (письма, отчетные сведения), от сторонних организаций (информационные письма, запрос), обращения от граждан заявлений, предложений.

Исходящие документы состоят из документов, которые создаются в организации, а отправляются за пределы организации, они создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы, которые требуют ответа.

Внутренние документы создаются в самой организации и не отправляются за его пределы, это может быт внутренняя переписка между отделами, служебные записки, объяснительные записки, рапорта, кадровые документы, должностные инструкции, регламенты [29, с. 16].

В каждой организации необходимо организовать для каждой группы документов свой способ их движения, на основании государственной системы документационного обеспечения управления, можно разработать способ движения документооборота в организации [29, с. 19].

Важным этапом в организации работы с документами также является хранение уже исполненных документов до их передачи в архив.

Можно сделать вывод, что ведение делопроизводства в государственных учреждениях является важным моментом, в работе применяется строго инструкция по делопроизводству и стандарты, которые установлены нормативно-правовыми актами.

Вся деятельность учреждений связана с документацией, которая является основным действием в организационных вопросах, финансовых и средством управления в учреждениях, также в кадровых вопросах.

 

2. ОРГРАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1. Характеристика и структура УФК по Магаданской области

 

Управление Федерального казначейства по Магаданской области является территориальным органом Федерального казначейства, созданный на территории Магаданской области, и находится в подчинении Федерального казначейства.

Управление Федерального казначейства по Магаданской области имеет сокращенное наименование: УФК по Магаданской области (далее по тексту Управление) [18, п. 2].

Управление в своей работе придерживается, нормативно законными актами, а непосредственно Конституцией РФ, Федеральными законами РФ, Указами Президента РФ, Постановлениями Правительства РФ, принимаемыми в границах их возможностей согласно вопросам исполнения определенных бюджетов, нормативными законными актами Министерства финансов РФ, своим положением, инструкциями по работе с документами, разъяснениями и указаниями Федерального казначейства.

Управление ведет взаимодействие в пределах своей компетенции с федеральными органами исполнительной власти, государственными органами, органами местного управления, органами управления государственными внебюджетными фондами РФ, Центра Банком Российской Федерации и его территориальными учреждениями, иными организациями.

Управление является юридическим лицом, которое имеет свою форму бланка и печать с изображением Государственного герба РФ в котором указаны наименование организации, печати, штампы и бланки установленного стандарта, а кроме того, счета, открываемые согласно законодательству РФ. Экономическое обеспечение деятельности УФК по Магаданской области осуществляется за счет средств федерального бюджета. Реорганизация Управления осуществляется согласно установленным законодательством РФ порядке.

Основные задачами работы Управления являются [18, п. 8];

• кассовое обслуживание исполнения федерального бюджета в границах Магаданской области в соответствии бюджетным законодательством РФ;

• кассовое обслуживание исполнения бюджета в границах Магаданской области, бюджетов муниципальных образований согласно бюджетному законодательству РФ и соглашениями, заключенными между Управлением и органами исполнительной власти, местного самоуправления Магаданской области;
• кассовое обслуживание исполнения бюджетов государственных внебюджетных фондов согласно требованиям бюджетного законодательства РФ;
• учеты доходов, поступивших в бюджетную систему РФ, и распределение между бюджетами;
• представление отчета о кассовом исполнении федерального бюджета в Федеральное казначейство на территории Магаданской области, и составление иной бюджетной отчетности в установленном порядке;
• контроль и наблюдение в финансово-бюджетной сфере;
• иные задачи, которые установлены законодательством РФ.

С возложенными функциями в пределах своей компетенции Управление выполняет следующую работу [18, п. 9]:

• открывает в учреждениях Банка России счета по учету средств федерального бюджета;
• открывает и ведет лицевых счетов, бюджетным, автономным, казенным и федеральным учреждениям согласно установленному законодательству РФ;
• Управление доводит до распорядителей, получателей средств федерального бюджета, администраторов с полномочиями главного администратора источников финансирования дефицита федерального бюджета, администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета распределенные главными распорядителями средств федерального бюджета, главными администраторами источников финансирования дефицита федерального бюджета бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств, счета которые открыты в Управление;
• ведет реестр главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета, главных администраторов и администраторов доходов федерального бюджета, главных администраторов и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета в отношении участников бюджетного процесса, которые обслуживаются в Управлении;
• ведет учет операций по кассовому исполнению федерального бюджета на территории Магаданской области;
• распределят и ведет учет доходов от налогов, сборов и иных поступлений с учетом возвратов излишне уплаченных или излишне взысканных сумм, а также сумм процентов за несвоевременное осуществление такого возврата и процентов, начисленных на излишне взысканные суммы, между бюджетами бюджетной системы РФ и их перечисление на единые счета соответствующих бюджетов;
• ведет перечисление средств, необходимых для осуществления возврата излишне уплаченных или излишне взысканных сумм налогов, сборов и иных платежей, а также сумм процентов за несвоевременное осуществление такого возврата и процентов, начисленных на излишне взысканные суммы, с единых счетов соответствующих бюджетов на соответствующие счета Федерального казначейства, предназначенные для учета поступлений и их распределения между бюджетами бюджетной системы РФ;
• осуществляет учет операций со средствами, полученными федеральными казенными учреждениями от приносящей доход деятельности;
• организует обеспечение наличными деньгами организаций, лицевые счета которых открыты в Управлении в установленном порядке;
• осуществляет учет обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета находящимися в границах Магаданской области получателями средств федерального бюджета;
• представляет отчетность о кассовом исполнении федерального бюджета территории Магаданской области и исполнении принятых Управлением на учет бюджетных обязательств, подлежащих оплате за счет средств федерального бюджета в Федеральное казначейство согласно установленному порядку;
• осуществляет кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы РФ на территории Магаданской области согласно с действующему законодательству;
• представляет отчетность о кассовом обслуживании исполнения бюджетов бюджетной системы РФ в Федеральное казначейство, в органы исполнительной власти субъектов РФ и местного самоуправления в соответствии с требованиями законодательства;
• обеспечивает в пределах остатков средств на счетах бюджетов бюджетной системы РФ проведение кассовых выплат из бюджетов от имени и по поручению администраторов доходов бюджета, администраторов источников финансирования дефицита бюджета, финансовых органов или получателей средств бюджета, лицевые счета, которые открыты в Управлении;
• представляет отчетность о кассовом обслуживании юридических лиц, не являющихся в соответствии с Бюджетным кодексом РФ получателями бюджетных средств в установленном порядке в Федеральное казначейство;
• ведет текущий контроль за операциями со средствами федерального бюджета распорядителей и получателей средств федерального бюджета, обслуживаемых в Управлении;
• осуществляет санкционирование оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета в соответствии с законодательством РФ;
• осуществляет функции и бюджетные полномочия администратора доходов бюджета, администратора источников финансирования дефицита федерального бюджета и получателя средств федерального бюджета, предусмотренных на содержание Управления и реализацию возложенных на него функций;
• применяет меры принуждения к участникам бюджетного процесса за нарушение бюджетного законодательства РФ в соответствии с бюджетным законодательством РФ;
• принимает участие в ведении реестра государственных и муниципальных контрактов, а также гражданско-правовых договоров бюджетных учреждений на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг;
• ведет наблюдение и контроль в финансово-бюджетной сфере в порядке, установленном Правительством РФ;

Управление реализует полномочия и права Федерального казначейства, которые определяются Бюджетным кодексом РФ, Федеральными конституционными законами, федеральными законами, Положением о Федеральном казначействе, законами субъекта Российской Федерации о бюджете субъекта РФ, правовыми актами местного самоуправления о бюджете муниципального образования, Положением и другими нормативными правовыми актами.

Деятельность Управления осуществляет непосредственно сам руководитель Управления [18, п.13].

Назначается на должность и освобождается Руководитель Управления Министром финансов РФ по представлению руководителя Федерального казначейства.

На рис. 2. представлена организационная структура Управления:

 

Руководитель Управления имеет 4 заместителей определяя их полномочия согласно требованиям законодательства.

Назначаются на должность и освобождаются от должности Заместители руководителя Управления руководителем Федерального казначейства, каждый Заместителей Управления курирует подразделения и территориальные отделы Управления, которые находятся на территории Магаданской области.

Руководитель Управления имеет свои функции [18, п.17]:

• организует общее руководство деятельности Управления осуществляет на принципах единоначалия и его контроль;
• действует без доверенности от имени Управления, представляет его интересы, заключает государственные контракты, иные гражданско- правовые договоры, а также соглашения;
• утверждает бюджетную смету;
• несет ответственность за расходование выделенных средств федерального бюджета;
• утверждает штатное расписание и структуру в части основного персонала в пределах установленных численности без персонала по охране и обслуживанию зданий и фонда оплаты труда на основе утвержденной схемы размещения территориальных органов Федерального казначейства с учетом реестра должностей федеральной государственной гражданской службы, а также в части работников, осуществляющих профессиональную деятельность по профессиям рабочих, в пределах установленных Федеральным казначейством численности и лимитов бюджетных обязательств [18, п. 17.5];
• утверждает должностные регламенты сотрудников и положения о структурных подразделениях;
• утверждает отчеты об исполнении на Интернет-сайте Управления, а также ежегодные планы и организует размещение их и прогнозных показателей деятельности Управления;
• дает указания по вопросам деятельности Управления, обязательные для исполнения всеми сотрудникам Управления и издает приказы;
• назначает на должность и освобождает от должности в установленном порядке сотрудников Управления;
• представляет отчетность в надлежащие сроки в Федеральное казначейство и иную информацию;
• организует повышение профессиональной квалификации сотрудников Управления;
• решает вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы в Управления в соответствии с установленным законодательством РФ;
• организует защиту сведений, составляющих государственную тайну, иной информации ограниченного распространения и доступа;
• несет персональную ответственность за осуществление своих функций и за организацию выполнения возложенных на УФК по Магаданской области задач;
• привлекает к дисциплинарной ответственности сотрудников Управления за нарушения [18, п. 17.15], допущенные ими в работе, в случае если за эти нарушения не предусмотрена ответственность согласно законодательству РФ.

Совещательные и коллегиальные органы Управления:

Коллегия УФК.

Коллегия Управления Федерального казначейства по Магаданской области является действующим совещательным органом при руководителе УФК по Магаданской области и создается с целью коллегиальной выработки решений по актуальным вопросам и проблемам которые имеются в Управления Федерального казначейства по Магаданской области, отчетности о проделанной работе за предшествующий год и планов и задач установленных на текущий год, с участием начальников подразделений и начальников территориальных отделов (районных) Управления.

Молодежный совет.

Молодежный совет Управления Федерального казначейства по Магаданской области это постоянно действующий совещательный орган, который создается с целью коллегиальной выработки решений по актуальным вопросам молодежной политики в Управления Федерального казначейства по Магаданской области, занимается организационными вопросами Управления.

Профсоюз казначеев.

Общероссийский профессиональный союз казначеев был основан 24 ноября 2014 года. Профсоюз самостоятельное добровольное объединение граждан — работников казначейской системы России, действующие в целях представительства и защиты их социально-трудовых прав и интересов. На сегодняшний день Профсоюз объединяет 83 первичных профсоюзных организаций, общая численность которых составляет около 29 тысяч человек.

 

2.2. Создание документов в УФК по Магаданской области

 

Управлением установлены единые требования по созданию, обработке, хранению и использованию документов, в качестве совершенствования и повышения эффективности делопроизводства, Федеральным казначейством разработана Инструкция по делопроизводству территориальных органах Федерального казначейства. В инструкции разработанной Федеральным казначейством, описывается организация работы с документами, не зависимо от вида носителя, она включает создание документов, обработку, а также хранение документов не только на бумажном носителе, но и работу с электронными документами, включая их подготовку, которые выполняются с помощью информационных технологий.

Ведение делопроизводства в Управлении выполняется с использованием современных информационных технологий, контроль за соблюдением работы с документами возложены на административно-финансовый отдел и отдел государственной гражданской службы и кадров соответствии с должностными регламентами. Ведение делопроизводства в Управлении исполняется с поддержкой прикладного программного обеспечения Автоматизированной системы документооборота.

Документы, формируемые в Управлении, оформляются на стандартных листах бумаги форматов А4 210 х 297 миллиметров, А5 148 х 210 миллиметров [16, п.3.1.1], любой оформленный документ, обязан обладать полями не менее 20 миллиметров левое; 20 миллиметров верхнее; 20 миллиметров нижнее; 10 миллиметров правое.

Управлении при подготовке документов используется продольным бланком письма и продольным бланком приказа, который является единым, реквизиты продольного бланка располагаются в центре листа вдоль верхнего поля, оформляются в синем цветовом решении.

В структуру реквизитов бланка создаваемого письма входит Государственный герб РФ; наименование, полное и сокращенное Управления, кроме того почтовый адрес, номера телефона, факса, интернат сайт; место для проставления даты и регистрационного номера; отметки с целью ссылки на номер и дату исходящего номера получателя. В структуру реквизитов для бланков приказа входят обязательный Государственный герб РФ в красном цвете; наименование Управления сокращенное или полное; вид документа и его место составления издания документа, также необходимо оставить место для проставления даты и регистрационного номера. Бланки документов Управления с указанием Государственного РФ изготавливаются специализированными предприятиях типографским способом, кроме того, бланки подлежат учету в журнале учета регистрации документов, каждый бланк нумеруется типографским способом и указывается порядковый номер в нижней левой части лицевой стороны бланка. Выдаются бланки под роспись в журнале выдачи бланков сотрудником административно-финансового отдела Управления отдельно по каждому бланку в журнале учета бланков документов. Используются бланки документов строго по назначению, и храниться в сейфах, другим организациям и лицам передача бланков не допускается. Бланки являются документом строгой отчетности, и если бланк испорчен, то его необходимо сдать в административно-финансовый отдел и указать по какой причине его необходимо списать. Ответственность за сохранность бланков и правильность их использования несут делопроизводители и начальники подразделений Управления. Бланки документов в Управлении выдаются каждому подразделению под роспись, а также указывается количество выданных бланков на подразделение. Необходимо отметить то, что регистрационный номер документа состоит из цифрового обозначения в соответствии с классификатором, цифровым обозначением подразделения, номера дела согласно номенклатуре дел и последовательности порядкового номера документа Управления, к примеру, N 49-17-15/10 расшифруем 49 код классификации Управления, 17- цифровое обозначение отдела, 15 номер дела по номенклатуре подразделения, 10 порядковый номер [16, п. 3.2.7].

Документы, создаваемые в Управлении, адресуютcя в органы власти, разные бюджетные организации и иным должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

Официально принятые сокращения наименования органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также сторонних организаций куда готовится документ реквизиты «Адресат» допускается использовать. Документы, которые направляются в государственные или федеральные органы исполнительной власти, то почтовый адрес не указывается [16, п. 3.2.9].

Наименование документа имеет заголовок к тексту документа составляется он ко всем документам, исключением являются документы, оформленные на бланках формата А5 и имеющие текст небольшого объема до 4 — 5 строк. Заголовок к тексту документа должен быть наиболее кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, составляется исполнителем, который готовит проект документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать от 4 до 5 строк по 28 до 30 знаков в строке.

Документы строго составляются на русском языке, так как он является государственным языком РФ, текст документа излагается русским литературным языком с учетом делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, чтобы было понятно читаемо.

В тексте документа, подготовленного в соответствии с законодательными и нормативно правовыми актов, изданными органами власти, автор документа, указывает наименование документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, который заключается в кавычки.

Когда к сопроводительному письму имеются приложения, то их оформление под текстом письма от границы левого поля, если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, если имеется нескольких приложений, то в отметке о приложении они нумеруются, указывается наименование каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, если они сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложения имеются к приказам, правилам, инструкциям, положениям, договорам, то отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются, одно приложение не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер.

Когда проект документа необходимо согласовать с государственными органами власти и организациями, интересы которых затрагиваются в документе, то его необходимо оформить грифом согласования, и согласован его необходимо с должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, на практике в Управление такое бывает очень редко.

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» в левом углу ближе к нижнему полю документа [16, п. 3.2.13].

Согласование проекта документа с должностными лицами и сотрудником Управления оформляется визой, она включает в себя личную подпись, расшифровку подписи инициалы, фамилия и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

На подлинных документах, которые хранятся в дела Управлении, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа, такими документами ими могут быть протоколы, приказы, разные письма и внутриведомственные документы.

На проектах приказов и приложениях визы оформляются на листе согласования. На служебных письмах визы должны проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника или на копии документа, который подшивается в дело. На внутренних документах докладных, служебных, аналитических записках и справках визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. Допускается полистное визирование документа и его приложений [16, п. 3.2.14]. В случае если согласование выполняется в электронном виде посредством ППО АСД, то лист согласования распечатывается на оборотной стороне последнего листа подлинника или копии документа либо на отдельном листе.

В состав подписи входят: наименование должности сотрудника, который подписал документ, личная подпись и ее расшифровка инициалы и фамилия. Исправления в подготовленный документ могут вносится от руки лицом, подписывающим документ, если руководитель отсутствует временно по болезни или командировке, то оформляется также, только указывается должность исполняющего обязанности на основании Приказа.

Оттиск печати является методом доказательства подписи должностного лица на документе. В подготовленных документах, на основе унифицированных форм, печать ставится в обозначенном отметкой месте, «МП». Гербовая печать в Управлении ставится строго на подписи руководителя или лица исполняющего обязанности руководителя.

Отметка об исполнителе готовившего проект документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его рабочего или внутренний номер, если документ не отправляется за переделы Управления телефона.

Отметка о исполнителе способна расширятся предписанием должности исполнителя с предписанием структурного подразделения.
Указания по исполнению документа оформляется на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа или непосредственно на документе в заголовочной части документа, и указывается фамилии, инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату [16, п. 3.2.19].

Когда поступает документ, который необходимо подготовить в определенный контрольный срок, тогда на нем проставляется отметка о контроле на бланках указаний по исполнению к документам, проставляется штамп, в котором указывается контрольный срок «Контроль Срок исполнения ____» или на верхнем поле документа справа, а также в электронном сообщении по документу в регистрационной карточке [16, п. 3.2.21].

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело фиксируется путем заполнения поля «Номер дела» в регистрационной карточке документа в ППО АСД согласно требованиям Технологического регламента [16, п. 3.2.22].

Когда документ поступает в Управление отметка о поступлении проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа и содержит наименование Управления, дату поступления и входящий номер документа. Если поступивший документ несет конфиденциальную информацию служебную тайну, то отметка о конфиденциальности проставляется и имеет вид «Для служебного пользования» [16, п. 3.2.23].

Вывод о работе по созданию разных документов в Управления можно тем, что все создаваемые документы строго фиксируются в ППО АСД, вносятся все данные входящих, исходящих и внутренних документов, это удобно тем, что документы всегда можно отследить по дате и входящему номеру, что очень удобно для сотрудников Управления при подготовке документов, имеется возможность быстрого нахождения входящего документа, увидеть его входящий номер, текса документа и все данные входящих и исходящих документов, поэтому совершенствование работы в делопроизводстве является важным элементом в организации.

 

2.3. Принципы организации документооборота в УФК по Магаданской области

 

В Управлении движение документа начинается с момента его получения, создания, внесение данных документа в регистрационную карточку и до завершения исполнения, далее помещения его в дело и отправки — это образует документооборот.

В ходе изучения организации документооборота в Управлении обнаружены последующие периоды прохождения документов: метод и начальная обработка поступающих документов, предварительный анализ документов, регистрирование поступающих документов, рассмотрение документов руководством, исполнение документов, надзор исполнения документов, отправление документов, подшивка копий документов в дело, подсчет и исследование объема документооборота.

Электронные документы, поступившие в Управлении посредством ППО АСД «LanDocs» и пребывающие в переходном журнале регистрации, кроме того проходят основную обработку и контроль основных реквизитов.

В структуру поступающей и исходящей корреспонденции входят:

• документы, которые поступающие от местных и органов государственной власти, судебных и территориальных органов, федеральных органов исполнительной власти, Министерства финансов РФ, ФК, а также документы из государственных и негосударственных организаций, далее принимается решение и готовится ответ на входящие документы;
• документы, которые поступают из территориальных органов Федерального казначейства по субъектам РФ, в их структуру могут входить документы, письма, поступающие для сведения, после принятия решения также готовится ответ, если это необходимо; запросы от законодательных органов субъектов РФ, на запросы, поступающие в Управления, готовится ответ в течении установленного законодательством срока;
• на обращения граждан, поступающих в Управление области, также готовится ответ в установленный срок [16, п. 5.1.2];

Внутриведомственная корреспонденции — это работа которая ведется внутри Управления, в нее входит внутренняя переписка между отделами, служебные записки, объяснительные и аналитические записки, докладные, и многие другие официальные документы, которые не отправляются за пределы Управления.

Ведение делопроизводства в Управлении исполняется с помощью прикладного программного обеспечения Автоматизированной системы документооборота, поэтому вся входящая, исходящая, обращения граждан и внутренняя корреспонденция регистрируется там же. В ППО АСД имеются электронные журналы для каждого раздела документопотока, а именно журнал электронный «Входящая корреспонденция», журнал «Исходящая корреспонденция», журнал «Жалобы и обращения граждан», журнал «Внутриведомственная корреспонденция» [16, п.5.1.5].

Доставка и отправление документов в Управлении исполняются посредствами почтовой связи, фельдъегерской связи, курьером или лично в руки, посредством прикладного программного обеспечения Автоматизированной системы документооборота.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что в Управлении налажена организация документооборота и является одним из главных аспектов работы, так вся работа с документами основана на документообороте, документы могут быть разного, к примеру, приказы разного содержания, входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, также работа профильных подразделений, которые непосредственно работают с клиентами Управления, проведение платежей и многое другое, разная отчетность.

---

Страницы:   1   2   3   4   5