2.3.1 Входящая корреспонденция
Вся входящая корреспонденция, поступающая в Управления, проходят основную обработку, заблаговременный анализ и регистрацию специалистами административно-финансового отдела.
При поступлении входящей корреспонденции на бумажных носителях, сотрудники административно-финансовый отдел Управления проверяет правильность адреса по которому доставлена корреспонденция; документы, которые ошибочно поступили в Управление, после установления, что они поступили ошибочно их возвращают обратно адресату; наличие указанных в документах приложений, если они имеются, если приложений не имеется, то на документе проставляется штамп, где указано что получено без приложений и в регистрационной карточке указывается, что документ представлен без приложений [16, п. 5.2.1].
Конверты с документами вскрывают сотрудники Службы делопроизводства, за исключением конвертов с записью: «Лично», «Конфиденциально», они вскрываются адресатом функционирования, а также конвертов в конкурсную комиссию по закупкам конверты на которых имеется надпись: «Не вскрывать» вскрытие непосредственно производится на заседании комиссии, где присутствуют все участники комиссии Управления.
Конверты от поступающей корреспонденции хранятся и прилагаются к документам в последующих вариантах, в случае если только возможно определить адрес отправителя по конвертам; кроме того в свойстве подтверждения времени отправки либо получения документа, большое значение имеет проставленный на конверте почтовый штамп в нем проставляется дата отправки или получения документа; к документам, которые связанны с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а кроме того согласно вынесенными судами решениями, определениям и постановлениям, заявлениям и обращениям граждан [16, п. 5.2.3].
Документы, поступившие в Управление в течении дня, проходят первоначальную проверку и регистрацию сотрудниками административно-финансового отдела в день их поступления, но не позднее следующего рабочего дня, документы с отметкой «Срочно» или «Вручить немедленно», проходят регистрацию в немедленно, то есть первую очередь. При передаче документа между подразделениями новый регистрационный номер не присваивается и не проставляется.
Входящая корреспонденции, которая поступает посредством ППО АСД «LanDocs» в журнале регистрации в регистрационные карточки документа, проводится проверка реквизитов, а именно: распознание подписи в электронном документе в соответствии с сертификатом ключа ЭЦП, который имеется у каждого сотрудника Управления; наличие вложенных файлов; присутствие фамилии, имени, отчества подписанта; наличие даты и регистрационного номера; точный адрес получателя; присутствие краткого содержания, о чем документ; соответствие абсолютно всех реквизитов вложенных файлов реквизитам [16, п. 5.2.5].
В случае отсутствия реквизитов, которые имеют обязательный характер, электронный документ возвращается непосредственно отправителю посредством ППО АСД «LanDocs» с указанием по каким причинам возвращается документ и не подлежит регистрации.
Поступившие документы, адресованные руководителю или заместителям руководителя, рассматриваются сотрудниками административно-финансового отдела. При поступлении документов необходимо проводить их первичное рассмотрение с целью распределения документов, не требующих обязательного рассмотрения руководителем и его заместителями, после первичного их рассмотрения направляют непосредственно начальникам подразделений. Предварительное рассмотрение поступивших документов исполняется исходя из состава его содержания документов на основании установленного Приказа Управления, распределение обязанностей между руководителем и заместителями руководителя с учетом вопросов, отнесенных к области ведения подразделений.
Регистрацией входящих документов является отметка учетных данных о документе согласно установленной форме, фиксирующая факт обстоятельства его получения. Все входящие документы, которые поступают в Управления подлежат регистрации без исключения, а именно от сторонних организаций и физических лиц, прошедшие первичное рассмотрение в административно-финансовом отделе.
Регистрация входящей корреспонденции, полученной на бумажном носители, из сторонних организаций, от граждан, исполняется специалистами сотрудниками административно-финансовым отделом в журнале электронно «Входящая корреспонденция» или «Жалобы и обращения граждан» и содержит обязательное заполнение реквизитов регистрационной карточки документа в ППО АСД «LanDocs» [16, п. 5.4].
Регистрация документов, которые поступают в электронном виде посредством ППО АСД «LanDocs» и пребывающих в переходном электронном журнале регистрации, осуществляется только после проверки электронно цифровой подписи документа и соответствия заполнения обязательных реквизитов в регистрационной карточке. Документы поступаю в электронном виде посредством ППО АСД в Управление от Федерального казначейства, территориальных органов федерального казначейства, а также районных отделов УФК по Магаданской области, а именно отделов № 2 (Ольский район), № 3 (Омсукчанский район), № 5 (Тенькинский район), № 6 (Сусуманский район), № 7 (Хасынский район).
На документах, которые поступили нарочным образом, то есть на бумаге или на бумажных копиях электронных документов, при их необходимости распечатки с целью отчета руководителю Управления, в нижнем правом углу первого листа документа ставится печать с предписанием наименования территориального органа ФК, в данном случае Управления даты поступления и входящего регистрационного номера документа.
Входящие документы, которые поступили от сторонних организаций и граждан, проводится их сканирование в соответствии с установленными правилами Технологического регламента деятельность работы с документами в ППО АСД «LanDocs». Поступившие документы, которые непосредственно связанны с кадровыми вопросами и финансовой деятельностью с пометкой для служебного пользования ДСП, поступившие на бумаге сканированию не подлежат. В целях регистрации и учета документов в ППО АСД «LanDocs» применяются справочники структурных подразделений, работников, типов документов, корреспондентов, типов доставки документации, номенклатуры дел [16, п. 5.4.6].
Поступившие в Управление документы, докладываются руководителю в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой «Срочно» или «Вручить немедленно», которые докладываются руководителю в главную очередь [16, п. 5.5].
Проекты предписаний по исполнению документов с целью отчета руководителю к поступающим документам готовятся помощниками руководителя или сотрудники административно-финансового отдела на основании анализа содержательной части документов, подлежащих докладу, а также исходя из распределения обязательств между руководителем и его заместителями.
В структуру предписаний по подготовке документов вступают следующие элементы:
- ответственный исполнитель, который готовит документы по поручению указывает фамилию и инициалы заместителей руководителя Управления;
- ответственный исполнитель, соисполнители указывает фамилию и инициалы начальников подразделений, которым дается поручение, также указывает содержание и период выполнения задания.
Дополнительно посредством символа + указываются фамилии и инициалы должностных лиц подразделений, которым направляется документ для сведения.
В соответствии с резолюцией ответственным исполнителем по подготовке документа является подразделение, деятельность которого курирует руководитель Управления, организатором исполнения документа является это же подразделение.
Документы, которые требуют исполнения и контроля, то есть контрольный документ направляются на рассмотрение в ППО АСД «LanDocs» путем создания сообщения контрольного типа, в котором указывается срок и число, когда документ должен быть готов и отправлен.
Сроки выполнения задач формируются согласно Типовому регламенту о взаимодействии федеральных органов и органов исполнительной власти, также внутренним регламентом организации федеральных органов исполнительной власти, Регламентом ФК, а также исходя из содержания документа. В случае если период исполнения документа не установлен в указаниях по исполнению, то исполнение документа такого документа, то в срок исполнения такого документа составляет не более одного месяца [16, п. 5.5.6].
Указания согласно исполнению документов, создаются посредством ППО АСД «LanDocs», оформляются на бланках, определенного стандарта которые установлены законодательством РФ [16, п. 5.5.7], который скрепляется с документом, прикрепляется к регистрационной карточке и является необходимой частью документа. Документы, поступившие посредством ППО АСД «LanDocs», передаются сотрудником административно-финансового отдела на рассмотрение заместителям руководителя в день поступления регистрации либо на следующий день.
Документы, которые поступают в Управление на бумажном носителе, получают сотрудники административно-финансового отдела под роспись в реестре. В реестр кроме того включаются документы, которые поступили посредством ППО АСД «LanDocs» и направляются на рассмотрение в электронном виде.
Начальники подразделений Управления рассматривают входящие документы, назначает исполнителя, который будет готовить ответ, определят срок и порядок подготовки ответа в соответствии с требованиями действующей инструкции, далее начальники подразделения вносят в регистрационную карточку документа поручения и направляют документы исполнителю, для подготовки ответа, передача документов исполнителю без внесения в регистрационную карточку предписания по исполнению не разрешается [16, п. 5.5.11]. Информация о процессе исполнения документов, а также данные об исполненных документах исходящих документов заносится в регистрационную карточку в которой указываются все данные документа дата, номер, кто является получателем, подпись документа в ППО АСД «LanDocs» исполнителем или делопроизводителем с помощью составления отчета о выполнении.
В случае ошибочно направленного документа, он возвращается исполнителем в административно-финансовый отдел с соответствующей пометкой для внесения необходимых исправлений в регистрационной карточке и передачи его по назначению.
Все входящие документы рассматриваются руководителем Управления, по необходимости заместителями руководителя и начальниками подразделений в день поступления или на следующий день.
На основании всего вышеизложенного, можно сделать вывод, что все входящие документы, которые поступают в Управление проходят первичную обработку правильности оформления поступивших документов, указание реквизитом, и проходят обязательную регистрацию в ППО АСД «LanDocs», рассматриваются оперативно в установленные сроки.
2.3.2 Исходящая корреспонденция
Ответственный исполнитель структурного подразделения Управления, который готовит исходящий проект документа, несет ответственность, в соответствии с правилами установленными Инструкцией по делопроизводству в территориальных органов Федерального казначейства, за правильность составления, подготовки документов и оформление исходящих документов, соблюдение сроков внутреннего согласования, внутри Управления между подразделениям, а также документы которые направляются сторонним организациям и органам власти.
Проекты исходящей корреспонденции готовятся на официальных бланках, образца которых, утверждены Инструкцией по делопроизводству территориальных органов Федерального казначейства, с целью отправки документов, никак не обладающей адресной части, к примеру приказов, готовится сопроводительное письмо [16, п. 5.6]. Перед тем, как предоставить на подпись руководителю исходящий документ, исполнитель исходящего документа проверяет правильность его оформления, а именно указание адресата, наличие необходимых виз, приложений, объяснительных записок, объясняющих содержание подготовленных документов, листа согласования начальников подразделения, если это того требует.
Все действия работы с исходящей корреспонденцией выполняются строго в ППО АСД «LanDocs» в соответствии с Технологическими регламентами работы в территориальных органах Федерального казначейства:
Разработчик, который создал проект исходящего документа, сначала фиксирует его в ППО АСД «LanDocs» в журнале электронно «Проекты исходящих документов», далее присоединяет файл исходящего документа к регистрационной карточке, затем отправляет его на согласование начальнику или заместителю начальника подразделения, завершающим этапом подготовки исходящего документа является его отправление на подпись начальнику подразделения, либо заместителю руководителя курирующего подразделение которое готовит исходящий документ или руководителю Управления.
Когда проект исходящего документа подписан его необходимо перерегистрировать из журнала электронно «Проекты исходящих документов» в журнал электронно «Исходящая корреспонденция», далее исходящий документ в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения исполнителя создается сообщение в адрес сотрудника административно-финансового отдела ответственного за отправку документов, с просьбой отправить документ адресату, между регистрационной карточкой проекта документа и регистрационной карточкой зарегистрированного документа связка создается автоматически [16, п. 5.6.4].
Если исходящий документ необходимо отправить на бумажном носителе посредством почтовой или фельдъегерской связи, тогда подлинник исходящего документа на бумажном носителе передается исполнителем в административно-финансовый отдел, а если документ необходимо направить фельдъегерской связью, то подлинник исходящего документа передается в отдел режима секретности и безопасности информации, при этом в регистрационной карточки исполнитель исходящего документа указывает каким видом связи необходимо отправить документ. Сотрудник административно-финансового отдела включает исходящий документ в реестр исходящих документов, а подлинник на бумажном носителе направляется получателю которому адресован документ, однако если документ отправляется посредством ППО АСД «LanDocs», то сотрудник административно-финансового отдела проверяет наличие электронной цифровой подписи документа, после этого только проводит регистрацию и отправку документа посредством ППО АСД «LanDocs», кроме того дублирование отправки документа возможно только с согласования с руководителем или заместителем руководителя Управления [16, п. 5.7].
Документы на которых стоит пометка для служебного пользования ДСП отправляются только на бумажном носителе.
Исходящие письма, которые отправляются более чем в четыре адреса, за подписью руководителя или заместителей руководителя Управления подлежат регистрации и отправлению административно-финансовым отделом в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем документа, но, если документ необходимо направить сразу двумя способами посредствами почтовой или фельдъегерской связи, бумажный экземпляр документа передается для отправки в необходимом количестве экземпляров.
Административно-финансовый отдел регистрирует документы, которые уже подписаны руководителем и заместителями руководителя и готовы к отправке. Перед тем, как отправить документы административно-финансовый отдел осуществляет проверку правильности оформления документа подлежащего отправки его комплектности и соответствия количества экземпляров документа по списку рассылки, неправильно оформленные документы административно-финансовый отдел возвращает их исполнителю документа для устранения ошибок [16, п. 5.7.2].
Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день. Исходящие документы регистрируются в журналах регистрации электронно «Исходящая корреспонденция» и «Ответы на жалобы и обращения граждан» в ППО АСД «LanDocs», регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии с номенклатурой дела подразделений при заполнении полей в регистрационной карточке документа [16, п. 5.7.4].
В случае если документ подлежит отправке на бумажном носителе, то регистрационный номер исходящего документа число и регистрация проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и при необходимости на копиях исходящего документа, остающихся в деле подразделения, согласно номенклатуре дел подразделения. Когда исходящий документ подготовлен, согласован и подписан или утвержден на бумажном носителе, копия документа с визами и приложениями подшивается в дело согласно номенклатурному номеру, если имеется необходимость заверение копии исходящего документа, у каждого подразделения в Управлении имеется печать, для документов которой и можно его заверить.
Регистрационный номер исходящих документов, подлежащих регистрации в административно-финансового отдел, дополняется цифровым обозначением отдела — исполнителя документа, например, N 47-17-18/261, 47-цифровой код Управления, 17 код отдела, 18 номер дела по номенклатуре дел подразделения, 261 порядковый номер документа.
Организация поисковой системы по отправляемым документам обеспечивается на основании регистрационных данных, зафиксированных в журналах регистрации «Исходящая корреспонденция» и «Ответы на жалобы и обращения граждан» в ППО АСД «LanDocs».
Вся исходящая корреспонденция подлежит централизованной отправке и осуществляется сотрудниками административно-финансового отдела. Сотрудник административно-финансового отдела проверяет правильность оформления и сортировку исходящих документов по способу отправки в ППО АСД «LanDocs», фельдъегерской связью, почтой заказным с уведомлением, всегда чтобы был подтверждающий документ отправки.
Документы неслужебного характера, неправильно оформленные, а также без регистрационной карточки не принимаются отправки и возвращаются исполнителю [16, п. 5.8].
Обрабатывание документов с целью отправки почтовой связью совершается в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, исходящие документы, необходимые для отправки факсимильной связью, передаются в административно-финансовый отдел заявкой в которой указывается номера телефакса.
Разрешение об отправке документов фельдъегерской связью принимает исполнитель готовившего документа, такую отправку необходимо согласовать с начальником подразделения. Документы, которые подлежат отправке, обрабатываются и отправляются в период подписания либо не позднее следующего трудового дня. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
Вывод можно сделать, что в Управлении все исходящие документы при их отправке проходят проверку на правильность их оформлений административно-финансовым отделом и отправляются в установленные сроки согласно требованиям, указанных в Инструкции по делопроизводству.
2.3.3 Внутренние документы
Создание и регистрация внутриведомственных документов осуществляется исполнителями административно-финансового отдела, посредством ППО АСД «LanDocs», именно регистрация документов при поступлении, согласовании и подписании.
Сотрудник подразделения, который является исполнителем готовит проект документа, после этого переходит к его регистрации в ППО АСД «LanDocs» в журнале электронно «Проекты внутриведомственной корреспонденции», заполняя регистрационную карточку, прикрепляет подготовленный файл проекта документа, затем визирует проект документа и направляет его на подписание начальнику подразделения. К документам по вопросам касаемых кадровых и финансовым вопросам с пометкой для служебного пользования, то есть документы ДСП файл проекта документа не прикрепляется [16, п. 5.9]. После подписания проекта документа начальником подразделения, документ перерегистрируется исполнителем в журнал электронно «Внутриведомственная корреспонденция» в ППО АСД «LanDocs».
Внутренние документы регистрируются сотрудниками подразделений, которые являются исполнителями готовившего документа, то есть самим исполнителем в соответствии с утвержденной номенклатурой дел подразделения. Зарегистрированный внутренний документ направляются адресату в электронном виде посредством ППО АСД «LanDocs» путем создания сообщения «Письмо», а в случае, когда, имеется наличие документа на бумажном носителе экземпляр внутреннего документа адресату не передается, а подшивается в дело подразделения согласно утверждённой номенклатуре дел.
Документы с пометкой для служебного пользования, по кадровым и экономическим вопросам, направляется документ на бумаге, при этом создается регистрационная карточка электронно в ППО АСД «LanDocs» внутреннего документа с отметкой о том, что документ будет направлен на бумаге.
Руководитель Управления определяет порядок подготовки проектов и срок их выполнении, это могут быть приказы по основной деятельности, а также приказы по организационным и административным вопросам, рассмотрение и визирование проектов приказов должен в срок не более трех рабочих дней.
Регистрация приказов по основной деятельности, административным вопросам, а также по личному составу проводится с учетом порядковой нумерации в пределах календарного года, проводят формирования документов в дела подразделения согласно утвержденной номенклатуре [16, п. 5.9.6]. Приказы, которые создаются регистрируются, формируются в дела и хранятся в административно-финансовом отделе.
Приказы по личному составу формируются в дела, регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров.
В журналах регистрации регистрируются все издаваемые приказы в ППО АСД «LanDocs». При регистрации приказов к регистрационной карточки прикрепляется отсканированный файл утвержденного приказа, исключением являются приказы с пометкой для служебного пользования. Оригиналы приказов помещаются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел структурных подразделений [16, п. 5.9.8]. В Управлении приказы рассылаются в электронном виде с указателем рассылки посредством ППО АСД «LanDocs».
Порядок подготовки сроков по протоколам совещаний, которые проводились у руководителя Управления определяется должностным лицом, проводившим совещание.
Регистрирования и распространения протоколов совещаний осуществляется административно-финансовым отделом в журнале регистрации электронно «Внутриведомственная корреспонденция» посредством ППО АСД «LanDocs», а также их согласование допускается в электронном виде посредством ППО АСД «LanDocs», в соответствии с установленными требованиями Технологического регламента [16, п. 5.9.12]. Подлинники протоколов совещаний в Управлении хранятся в административно-финансовом отделе, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Протоколы совещаний, которые готовят начальники подразделения по рабочим вопросам, регистрируются и хранятся у них же, согласно номенклатурным делам подразделения, также порядок и срок подготовки протоколов определяются начальниками, проводившими совещание.
В соответствии с требованиями соответствующих нормативно правовых актов РФ осуществляется процедура подготовки, согласования и подписания, договоров, государственных контрактов в Управлении, а также их регистрация осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел подразделения. К внутренним документам также относятся заключения по исполнительным документам, решениям налоговых органов, также отчеты государственных гражданских служащих о выполненной работы за год, показатели результативности сотрудников каждого отдела выполненной работы за месяц в процентном соотношении и оценка результативности подразделений, разные приказы, переписка подразделений между собой, а в общем внутренних документов в УФК по Магаданской области большое количество.
2.4. Особенности работы с электронными документами в УФК по Магаданской области
Электронный документ — это информация, которая представлена в электронной форме, с применением электронной вычислительных машин, а кроме того с целью передачи согласно справочно-телекоммуникационным сетям либо обработки в информационных концепциях.
Управление в работе использует электронные документы, которые создаются в электронной форме без предоставления документа на бумажном носителе, а именно документы, поступающие и отправляемые по ППО АСД «LanDocs», также внутриведомственные документы. Документы, полученные в сканированном виде, являются образами электронных документов, которые поступают в Управление и хранятся в ППО АСД «LanDocs» [16, п. 7.1], оформляются по общим правилам делопроизводства, он также должен содержать реквизиты, установленные, как и для документов, составляющих на бумажном носителе, исключением является оттиск печати, а также изображение Государственного герба РФ.
Структура электронных документов, обращающихся при организации внутриведомственной деятельности в Управлении, определяется в соответствии с Перечнем создания, использования и хранение документов в Федеральном казначействе, которые должны реализоваться в форме электронных документов, утвержденным приказом ФК и иными нормативно законодательными актами.
Службой делопроизводства, а именно административно-финансовым отделом осуществляется прием и отправка электронных документов, поступающих посредством ППО АСД «LanDocs», а исполнителями подразделений осуществляется прием и отправка внутриведомственных электронных документов, которая ведется внутри Управления, в основном внутриведомственная переписка ведется между подразделениями.
Поступившего на бумажном носителе документа, который необходимо перевести в образ электронного документа, осуществляется тогда, когда проведено его сканирование и подтверждено соответствие электронного образа документа, путем проставления электронной цифровой подписи сотрудника, исполняющего данную работу.
В состав документооборота на основании электронной цифровой подписи должностного лица, подписавшего документ, включаются создаваемые электронные документы в Управления.
Проверка подлинности электронной цифровой подписи документа в Управлении при получении и отправке электронных документов посредством ППО АСД «LanDocs» выполняется административно-финансовым отделом, а при внутренней корреспонденции проверка подлинности электронной цифровой подписи проводится сотрудником структурного подразделения, которому адресован внутренний документ [16, п. 7.5].
После проверки наличия и подлинности ЭЦП путем перерегистрации регистрационной карточка поступившего электронного документа из журнала электронно «Входящие документы» документ автоматически переходит в журнал регистрации «Входящая корреспонденция» выполняется регистрация поступающих электронных документов в ППО АСД «LanDocs». Подписание электронных документов, а также подготовка их к рассмотрению, согласованию, выполняется исполнителями на основании Технологического регламента работы с документами. Документы, которые подлежат рассмотрению, согласованию, подписанию в электронном виде руководству для доклада на бумажных носителях предоставлять не допустимо.
Единицей учета электронного документа является зарегистрированный электронный документ, электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
После того как электронный документ отправлен, заверенный электронной цифровой подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, не требуется исключением является ответов на обращения граждан.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. Не допускается распечатка и формирование электронных документов в дела на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел обязательно указывается, что дело ведется именно в электронном виде, к примеру «Переписка по административно-хозяйственным вопросам. Электронные документы».
При необходимости изготовление бумажных копий электронных документов, осуществляется в порядке, утвержденном приказом Федерального казначейства, а дублирование не допускается электронных документов на бумажных носителях для формирования в дела.
После исполнения электронные документы, подлежат хранению в течение срока которые, предусмотрены для аналогичных документов, только представленных на бумажном носителе в установленном порядке Управления, а уничтожению они подлежат на основании акта о выделении электронных документов, которые не подлежат хранению после истечения их установленного срока.