ГЛАВА III. ВЕДЕНИЕ И АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ
Управление ведет делопроизводство посредством современно информационных технологий, а именно это контроль, соблюдения и функции контроль которого осуществляет административно-финансовый отдел. Прямое управление делопроизводства возложено на сотрудников административно-финансового отдела, которые являются ответственными лицами по ведению делопроизводства в структурных подразделениях сотрудников.
Одним из базовых утверждений на сегодняшний день делопроизводства заключается в том, что работа с документами в учреждении является отражением его системы управления. Перемещение документов с этапа их формирования и до момента окончания выполнения отправки именуется документооборотом.
Работу с документами в Управлении ведется посредством прикладного программного обеспечения Автоматизированной системы делопроизводства LanDocs.
Информационная Система LanDocs разработанная специалистами ланит технологическая платформа комплексной автоматизации процессов документооборота, применяется методология внедрения системы, которая позволяет предприятиям освоить современные методы организации делопроизводственной деятельности, рационализировать и оптимизировать процедуры работы с документами [19, п. 1.1].
Проектная практика внедрения системы насчитывает десятки реализаций как стандартных, так и предметно-специфичных документных бизнес-процессов в государственных органах, банковском деле, управляющих компаниях и компаниях-операторах телекоммуникационного, энергетического и агропромышленного секторов, в оборонной промышленности, машиностроении и приборостроении.
LanDocs — системы автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов и содержание информацию, необходимую для работы с данным программным обеспечением. Документ может быть использован как начинающими пользователями в качестве учебного пособия по LanDocs, так и опытными пользователями в качестве справочного руководства [19, п. 1.5].
Концепция LanDocs дает возможность автоматизировать процедуры разного вида делопроизводства, а именно организацию работы с документами и документированием.
Прикладное программное обеспечение Автоматизированной системы делопроизводства «LanDocs» это концепция, которая полностью направленна на организацию работы с документами. Документ в подсистеме ППО АСД «LanDocs» предполагает собой совокупность сведений и информационных объектов, которые связанны с документом регистрационной карточки, файлов и их версий, данных согласно истории сведений по движению документа.
Главные действия, реализованные в системе ППО АСД «LanDocs» c целью деятельности работы с документами, доступны из раздела Документы, к которым относиться его регистрация, редактирование, просмотр, удаление, изменение, а также перерегистрация документа, перемещение, перемещение может быть в архив.
Система ППО АСД «LanDocs» предоставляет следующие функции — это осуществление регистрацию, учет, передачу абсолютно всех документов и автоматическое присвоение регистрационного номера документа с использованием регистрационных карточек, которые хранятся в базе данных системы; сканирование с помощью встроенного сканера бумажного документа для создания его электронного образа и возможность визуализации электронных образов документов; согласование документов в электронном виде. Система уведомлением дает вероятность автоматизированной рассылки документов сотрудникам, автоматизированный контроль и исполнение порученных задач [19, п. 2. 3].
Дает возможность осуществлять контроль выполнение документов сотрудниками; регулирует систему задачи взаимосвязи между документами; рубрикацию – присутствие поддержки классификатора документов; формирование отчетности, отображающей перемещение документов и положение деловых процессов в организации в полном и в любом структурном подразделении; упорядочение операций доступа к документам.
Концепция проводит основу данных пользователей, включающую данные о многофункциональных правах сотрудников подразделений, осуществляет контроль доступа пользователей к функциям системы и документам; поиск и информационно-справочное обслуживание.
Главным многофункциональным способностям при работе с документами считаются все без исключения воздействия, сопряженные с регистрацией и изменением документа, а кроме того организация поиска документов.
Помимо этого, система ППО АСД «LanDocs» настроена на главные процессы документационного предоставления управления в организации, в таком случае созданы специальные журналы, регистрационные карточки документов определенного вида, переполнены справочники, зарегистрированы пользователи, установлены их значимости, написаны их полномочия. Разграничение полномочий допуска поддерживается перспективой настройки справочников концепции под специфику делопроизводственных процессов Управления и присутствием цивилизованных средств разделения допуска к функциональным правам и правам на документы [19, п. 2.5].
Сотрудники, работающие в системе пользователи системы, по отношению к задачам могут выполнять различные функции, в соответствии с которыми они будут и называться:
Инициатор задачи (задание выдал). Руководитель, инициировавший создание задачи. Обычно не выполняет никаких специальных действий по задаче в системе. Получает всю информацию о ходе выполнения задачи и может редактировать задачу.
Автор – сотрудник, создавший задачу в системе.
Ответственный исполнитель. Пользователь системы, отвечающий за выполнение поставленной задачи в целом. Направляет поручения исполнителям, контролирует выполнение задачи, и принимает необходимые меры для выполнения задачи, делает отметки о выполнении задачи.
Исполнители. Исполнители выполняют задания, полученные от Ответственного исполнителя задачи.
Контролер исполнения. Сотрудник, контролирующий выполнение задачи. Получает всю информацию о ходе выполнения задачи, отчитывается перед Инициатором о ходе выполнения. Не выполняет никаких специальных действий по задаче в системе.
Куратор задачи. Сотрудник, которому предоставлено дополнительное право надзора (контроля), над задачей. Куратор задачи может редактировать задачу, т.е. изменять ее реквизиты. Куратор снимает задачу с контроля. В качестве куратора задачи может выступать руководитель, помощник, секретарь руководителя или специально выделенный сотрудник. Может быть несколько кураторов – сотрудников, которые имеют право на редактирование задачи.
Бизнес-процесс для обработки входящего документа с помощью механизма задач может состоять из следующих этапов.
Первый этап – подготовка [19, п. 3.2]:
Сотрудник, ответственный за регистрацию входящей корреспонденции, регистрирует документ и направляет его на рассмотрение руководителю адресату. Направление документа руководителю производится сообщением-извещением по документу.
Помощник руководителя, имеет доступ ко всем входящим документам и сообщениям по документам, направленным руководителю. Входящие документы, направленные на рассмотрение руководителю, отображаются у помощника руководителя в специальном консолидированном журнале. Помощник просматривает документ, направленный на рассмотрение руководителю, создает задачу по документу задача в состоянии проекта. В параметры задачи, как правило, включается: проект резолюции по документу, ответственный исполнитель. При необходимости, помощник связывает задачу с другими документами, необходимыми для принятия решения по документу и его исполнением. Инициатором задачи указывается руководитель.
Руководитель открывает документ, знакомится с ним и с проектом задачи. Руководитель, в случае необходимости редактирует текст резолюции, сроки, назначает или меняет исполнителей и контроллера и запускает задачу на выполнение.
Второй этап – выполнение задачи [19, п. 3.3]:
Руководитель или помощник руководителя создает сообщение по задаче в адрес ответственного исполнителя или сообщения всем исполнителям. Сообщение содержит поручение выполнить задание, дополнительные разъяснения и уточнения.
Ответственный исполнитель и исполнители выполняют задание, определенное задачей. В процессе выполнения они могут создавать сообщения другим сотрудникам с поручениями исполнения какой-то части задачи. Все сообщения, поручения, которыми обмениваются сотрудники в процессе исполнения задачи, связываются с этой задачей. С задачей могут связываться документы, создаваемые в ходе ее исполнения.
По мере выполнения задания, ответственный исполнитель периодически фиксирует процент выполнения задачи.
Контроллер исполнения отслеживает сроки исполнения задачи. В случае необходимости вмешивается в ход ее выполнения.
В процессе исполнения руководитель или его помощник по указанию руководителя может при необходимости изменять срок задачи или текст резолюции. Задача может также быть переведена в состояние «Отменена», если надобность в ее выполнении отпала.
Третий этап – завершение задачи:
После выполнения задания ответственный исполнитель отчитывается по поручению на исполнение задачи, прикладывая к отчету результаты в тексте отчета или ответный документ.
Руководитель или его помощник в зависимости от того, кто из них направлял поручение ответственному исполнителю оценивает выполнение задания, принимает отчет по поручению на выполнение задачи и переводит задачу в состояние «Выполнена».
Возможен вариант, когда помощник принимает отчет от ответственного исполнителя по поручению и направляет руководителю сообщение с предложением перевести задачу в состояние «Выполнена», а уже руководитель снимает задачу с контроля.
В описанной процедуре функции помощника могут быть разделены между несколькими сотрудниками, к примеру: один сотрудник готовит проекты резолюций, а другой контролирует их исполнение.
Приказ может содержать несколько пунктов, в этом случае на каждый пункт приказа создается отдельная задача. В остальном, контроль исполнения приказов производится аналогично контролю исполнения резолюций по входящим документам.
Для описания задачи используется комплекс реквизитов. Ряд реквизитов имеют типовые значения, которые вынесены в специальные справочники [19, п. 3.4]:
- типы задач.
- состояния задач.
- приоритеты задач.
- типы связей документа с задачами.
Для работы с этими справочниками применяются соответствующие формы. С каждым справочником кроме Состояния задач администратор может выполнить следующие действия:
Просмотреть список элементов справочника.
Создать элемент справочника.
Изменить элемент справочника.
Удалить элемент справочника.
Кроме того, как и со всеми доступными объектами системы, администратор может просмотреть список операций, совершенных с выбранным элементом справочника. При выполнении операций создания, редактирования или удаления элемента справочника проверяется право на выполнение этой операции для данного пользователя администратора.
В главном окне программы, в иерархической структуре объектов отображаются задачи, сгруппированные в отдельные папки следующим образом [19, п. 3.6]:
На исполнении — в эту папку, по умолчанию, помещаются все активные задачи, в которых пользователь является исполнителем или ответственным исполнителем (рис. 3. пример представления списка задач в главном окне).
Проекты — папка, в которую помещаются все вновь созданные проекты задач по умолчанию при нажатии кнопки Сохранить.
На контроле — в эту папку помещаются все активные задачи, которые контролируются текущим пользователем.
Архив — в эту папку помещаются задачи в состоянии «Выполнена» или «Отменена».
Функции управления списком реализованы стандартным способом, описанным в документации «LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Настройки интерфейса».
Открыть отдельное окно со списком задач, созданных для данного документа, можно:
Просматривая список документов в каком-либо журнале.
Просматривая или редактируя регистрационную карточку документа.
Для открытия окна со списком задач по документу из главного окна, при просмотре списка документов:
В меню Документы выберите команду Задачи. Откроется окно со списком задач (рис. 4. пример окна со списком задач по документу), в которых данный документ является документом-основанием. В списке можно будет видеть все задачи, в которых данный пользователь является участником, то есть выполняет какую-либо функцию: автор, исполнитель. Кроме этих задач, пользователь может видеть и другие задачи, в которых он никак не участвует, но только если ему предоставлено право просмотра списка задач или проектов задач, для документов данного журнала.
Для открытия окна со списком задач по документу, при просмотре или редактировании реквизитов в РК документа [19, п. 3.9]:
Функции, для работы со списком задач и с задачей, доступны соответствующими командами из меню Задачи. Список функций действий такой же, как и при работе со списком задач какой-либо папки, в главном окне.
3.1. Анализ работы делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Магаданской области
Административно-финансовый отдел в Управлении, ведет работу по делопроизводству, а именно прием и регистрация документов, также направление на рассмотрение поступающие обращения, а также ведет контроль за их исполнением согласно Инструкции, порядком работы с входящими документами.
Все обращения граждан, поступившие непосредственно в Управление или в территориальные отделы, регистрируются административно-финансовом отделе в ППО АСД «LanDocs» в журнале электронно «Жалобы и обращения граждан».
Своевременное рассмотрение обращения граждан и подготовки им ответа осуществляют начальники структурных подразделений.
За первое полугодие 2017 года в Управление поступило 79 обращений граждан, что на 4 обращений меньше по сравнению с первым полугодием 2016 года 83 обращения. По всем обращениям граждан даны разъяснения и приняты оперативные меры.
За первое полугодие 2017 года наибольшее количество поступивших обращений, связанных с вопросами исполнительного производства поступило 27 обращений. Причиной данных обращений в основном является желание граждан ускорить получение денежных средств по исполнительным листам, направленным в территориальные органы Федерального казначейства.
Остальные обращения граждан можно классифицировать по следующим направлениям: о предоставлении информации о размере среднего заработка, о выдаче справок о произведенных выплатах, об оплате проезда к новому месту жительства, о направлении документов в связи с трудоустройством поступило 28 обращений, жалобы на действия и бездействия иных организаций, о перечислении денежных средств на расчетный счет, об уточнении реквизитов по исполнительным документам, об отзыве исполнительных документов, обращение о согласовании осуществления трудовой деятельности во избежание конфликта интересов, о перечислении денежных средств на расчетный счет, об отзыве исполнительных документов поступило 24 обращения от сторонних организаций и граждан.
Работа по организации делопроизводства и архивной работы осуществляется на основании Постановления Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и приказа Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом Федерального казначейства от 27 мая 2011 года № 206 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства».
За первое полугодие 2017 года в Управлении издано 303 приказа по основной деятельности и 26 приказов по административно-хозяйственной деятельности, за тот же период 2016 года издано 203 приказа по основной деятельности, из них: с пометкой для служебного пользования в первом полугодии 2017 года издано 22 приказа, в первом полугодии 2016 года издано 24 приказа (рис. 5. общее количество приказов по основной деятельности, приказов по административно-хозяйственным вопросам и приказов «ДСП» за первое полугодие 2017 и 2016 годов).
Все приказы проверялись и визировались службой делопроизводства административно-финансового отдела.
За первое полугодие 2017 года обработано входящей корреспонденции в Управлении в количестве 8090 документов, что на 1654 документа больше, чем за аналогичный период 2016 года 6436 документов (рис.6. Общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за первую половину 2017 и 2016 годов).
За первое полугодие 2017 года зарегистрировано и отправлено всего 3777 документов исходящих писем — 3731, ответы на обращения граждан- 46 документов, а за этот же период 2016 года было зарегистрировано и отправлено всего 3037 документа исходящих писем 2974, ответы на обращения граждан 63.
За первое полугодие 2017 года количество внутренних документов в Управлении составило 4458 документ, что на 1367 документов больше, чем в первом полугодии 2016 года 3091 документ.
По состоянию на 01 июля 2017 года отделом кассового обслуживания исполнения бюджетов осуществляется ведение 554 лицевых счетов, открытых 216 участникам и неучастникам бюджетного процесса областного бюджета, бюджета муниципального образования «Город Магадан» и Территориального фонда обязательного медицинского страхования Магаданской области.
Одной из задач в рамках достижения цели Совершенствования механизма исполнения судебных актов и решений налоговых органов Стратегической карты Казначейства России на 2017 год является обеспечение организации исполнения решений налоговых органов о взыскании налога, сбора, пеней и штрафов.
При исполнении Управлением государственной функции по организации исполнения судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджета субъекта Российской Федерации, на средства местного бюджета и бюджетов муниципальных образований Магаданской области по денежным обязательствам казенных, бюджетных, автономных учреждений субъекта Российской Федерации и муниципальных казенных, бюджетных, автономных учреждений, по состоянию на 01 июля 2017 года принято 476 исполнительных документа на сумму 207 992.5 тыс. руб., в том числе 70 на сумму 25 091.4 тыс. руб. по денежным обязательствам областных учреждений, 406 на сумму 182 901.1 тыс. руб. по денежным обязательствам учреждений муниципальных образований Магаданской области.
В качестве сравнения на 01 июля 2016 года принято 392 исполнительных документа на сумму 221 730.4 тыс. руб., в том числе 63 на сумму 27 544.6 тыс. руб. по денежным обязательствам областных учреждений, 143 на сумму 174 065.4 тыс. руб. по денежным обязательствам учреждений муниципальных образований Магаданской области (рис. 3.5 общее количество предъявленных в Управление исполнительных документов за первое полугодие 2016 года и первое полугодие 2017 года, предусматривающих обращение взыскания на средства областного и местного бюджетов).
Таким образом, на 01 июля 2017 года в целом поступило на 84 исполнительных документа больше, чем за аналогичный период 2016 года.
По состоянию на 01 июля 2017 года полностью исполнено 340 исполнительных документов на сумму 116 836.0 тыс. руб., в том числе 57 исполнительных документов на сумму 16091.4 тыс. руб. областными учреждениями, 283 исполнительных документа на сумму 100 744.6 тыс. руб. учреждениями муниципальных образований Магаданской области (рис. 3.6 Общее количество исполненных документов за первое полугодие 2016 года и первое полугодие 2017 года получателями средства областного и местного бюджетов).
В качестве сравнения на 01 июля 2016 полностью исполнено 165 исполнительных документа на сумму 91 180.3 тыс. руб., в том числе 36 исполнительных документов на сумму 3 668.8 тыс. руб. областными учреждениями, 129 исполнительных документа на сумму 87 511.5 тыс. руб. учреждениями муниципальных образований Магаданской области.
Соответственно на 01 июля 2017 год полностью исполнено на 175 исполнительных документов больше, чем за аналогичный период 2016 года.
По состоянию на 01 июля 2017 года возвращено 41 исполнительный документ на сумму 14 149.3 тыс. руб., в том числе 7 исполнительных документов на сумму 66.2 тыс. руб. областными учреждениями, 34 исполнительных документов на сумму 14 083.1 тыс. руб. учреждениями муниципальных образований Магаданской области (рис. 3.7 общее количество возвращенных исполнительных документов за первое полугодие 2016 года и первое полугодие 2017 года, предусматривающих обращение взыскания на средства областного и местного бюджетов).
В качестве сравнения на 01 июля 2016 возвращено 102 исполнительных документа на сумму 32 346.2 тыс. руб., в том числе 14 исполнительных документов на сумму 13 757.4 тыс. руб. областными учреждениями, 88 исполнительных документов на сумму 18 588.7 тыс. руб. учреждениями муниципальных образований Магаданской области.
Соответственно на 01 июля 2017 года возвращено на 61 исполнительный документ меньше, чем за аналогичный период 2016 года.
По состоянию на 01 июля 2017 года от налоговых органов на исполнение в Управление поступило 414 решений налоговых органов о взыскании налога, сбора, пеней и штрафов, предусматривающих взыскание на средства бюджета субъекта Российской Федерации местного бюджета на сумму 53 971.1 тыс. руб.
В качестве сравнения по состоянию на 01 июля 2016 года от налоговых органов на исполнение в Управление поступило 217 решений налоговых органов о взыскании налога, сбора, пеней и штрафов, предусматривающих взыскание на средства бюджета субъекта Российской Федерации местного бюджета на сумму 13 728.0 тыс. руб.
Соответственно на 01 июля 2017 года в Управление поступило на 197 решений налоговых органов о взыскании налога, сбора, пеней и штрафов, предусматривающих взыскание на средства бюджета субъекта Российской Федерации местного бюджета больше, чем за аналогичный период 2016 года.
По состоянию на 01 июля 2017 года полностью исполнено 196 решений налоговых органов на сумму 11 326.9 тыс. руб.
В качестве сравнения по состоянию на 01 июля 2016 года полностью исполнено 135 решений налоговых органов на сумму 3 998.8 тыс. руб.
Соответственно на 01 июля 2017 года полностью исполнено на 61 решение налоговых органов больше, чем за аналогичный период 2016 года.
По состоянию на 01 июля 2017 года возвращено 32 решения налоговых органов на сумму 4873.9 тыс. руб.
В качестве сравнения по состоянию на 01 июля 2016 года возвращено 21 решение налоговых органов на сумму 202.6 тыс. руб.
Соответственно на 01 июля 2017 год возвращено на 11 решений налоговых органов больше, чем за аналогичный период 2016 года.
По состоянию на 01 июля 2017 года уточнено 64 решения налоговых органов на сумму 13 144.0 тыс. руб.
В качестве сравнения по состоянию на 01 июля 2016 года уточнено 20 решений налоговых органов на сумму 31.6 тыс. руб.
Соответственно на 01 июля 2017 год уточнено на 44 решения налоговых органов больше, чем за аналогичный период 2016 года.
Вывод о том, что вся работа с документами в Управлении ведется с помощью ППО АСД «LanDocs» в которой фиксируется все входящие, исходящие, внутренние документы, что экономит время работников подразделений, то есть все вышеуказанные данные по работе с документами ведется посредством ППО АСД «LanDocs».
Объем работы с документами является важным показателем, который используется в качестве решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
В целом, можно сказать, что объем работы с документами показывает насколько загружены сотрудники Управления, что является важным при оценке результативности и эффективности деятельности Управления.
В соответствии с приказами Федерального казначейства в Управлении разработана и применена система оценки результативности и эффективности деятельности Управления, в которую входит:
- оценка результативности деятельности федеральных государственных служащих;
- оценка результативности деятельности отделов;
- оценка результативности деятельности Управления;
- внешняя оценка деятельности Управления.
Также хочется отметить, что выполняется то есть отчетность о ежемесячной оценка эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности федеральных государственных служащих осуществлялась в соответствии с утвержденным Порядком определения и оценки результативности деятельности федеральных государственных гражданских служащих, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы в Управлении, на основании утвержденных приказом Управления показателей результативности деятельности федеральных государственных гражданских служащих, оценка результативности выполняется по 100 бальной шкале.
Согласно информации о входящих, исходящих и внутренних документов, ответов и жалоб на обращения граждан, вынесенных приказов «ДСП», по основной деятельности и по административно-хозяйственной деятельности, также по исполнительным документам и решениям налоговых органов, можно сделать вывод о том, что за первую половину 2017 года было намного больше документов по всем направлениям, чем за первую половину 2016 года в Управлении, так как функции и задачи территориальных органов казначейства увеличиваются. Возвратных документов значительно стало меньше именно в части исполнительных документов, решений налоговых органов в связи с тем, что взыскатели при предъявлении документов в Управление, знакомятся с информацией о предъявлении документов на официальном сайте казначейства, что необходимо предъявлять в каком количестве, в общем все требования по предъявлении исполнительных документов размещены на сайте www.magadan.roskazna.ru.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что делопроизводство в государственных учреждений является важным аспектом, так как можно выявить загруженность работников, объемы выполненной работы учреждения в общем, а также оценить насколько качественно выполнена работа сотрудников.