Разработка проекта обеспечения СМК в АО СевКавТИСИЗ. Часть 3

1  2  3  4

---

2.2.2 Документационное обеспечение системы менеджмента качества АО «СевКавТИСИЗ

 

 Система документации АО «СевКавТИСИЗ» имеет трехуровневую структуру.

Первый уровень включает:

– Политику с подписью директора;

– стандарт «Цели политики»;

– цели проекта;

– руководство по качеству.

Второй уровень состоит из шести необходимых процедур, а также процедуры по управлению.

Рассмотрим несколько из них:

– процессы жизненного цикла;

– закупки;

– анализ системы;

– управление договорами;

– управление работы с законами;

– управление работами;

– управление управленческой документацией;

– управление кадровым составом и т.д.

Алгоритм управления документацией ИСМ приведен на рисунке 10.

Полный перечень документации ИСМ АО «СевКавТИСИЗ» приведен в приложение Б.

Рисунок 10 – Алгоритм управления документацией ИСМ

В АО «СевКавТИСИЗ» разработано 22 инструкции, входящих в состав документации третьего уровня, которые приведены ниже:

– правила проектировании;

– инструкция по выполнению;

– инструкция по проверке и т. д.

«Управление записями» представляет собой документ состоящих из следующих документов:

– 1 – описание процесса;

– 2 – формы документов.

Записи по качеству сложный в своём выполнении документ.

В соответствии с ГОСТ РИСО9001-2001 нет необходимости включать в состав такие документы, как положения о подразделениях и должностные инструкции.

Требования – распределение должностных обязанностей. Данные требования закреплены также в документах по труду. Необходимо пользоваться документами как это необходимо с учетом особенностей сферы организации. Требования прописаны в «Управлении документацией». Информационные листки являются нормативами СМК состоящие из 8 принципов вовлечения сотрудников.

Документация должна быть:

– комплексной, то есть охватывать необходимые виды разных сфер деятельности;

– системной, то есть конкретным образом собранной, описывающей систему;

– полной, то есть содержать представления о деятельности, осуществляемой в системе качества;

– адекватной, то есть, отвечающей необходимым требованиям ISO9001: 2000(ГОСТ Р ИСО9001–2001). С данной целью в пп.1.1 «Общие положения» дается ссылка на пункт, в соответствии с требованиями которого разрабатывается документ;

– адресной, то есть адресованной пользователям;

– идентифицированной, то есть содержать необходимые обозначения;

– актуализированной, то есть в ней должны прописываться все изменения и поправки;

– понятной, то есть документ необходимо иллюстрировать схемой процесса;

– санкционированной, то есть иметь подписи.

Кроме этого, документация должна содержать выполнимые требования и может потребовать корректировки.

Управление документацией предусматривает:

– обеспечение единого образа;

– идентификацию документов;

– обеспечение контроля рассылки;

– проверку до выпуска содержания документа,

– выпуск документа только ответственным отделам;

– обеспечение изменений и устранения применения непригодного документа;

– актуализацию действующих и изъятие устаревших документов;

– хранение экземпляров.

Подробнее рассмотрим вопрос актуализации документов.

В п. 4.2.3 стандарта ISO900:2000 перечислены действия по документальному управлению, а также требования по мере необходимости. Это означает, что меру определяет сама организация. Другими словами, в ГОСТ РИСО9001–2001(ISO900:2000) не требуется обязательного пересмотра, если они не меняются.

Корректируются они в случае:

– проведения корректирующих процессов;

– проведения мероприятий по проверке, в результате которых необходим пересмотр требований;

– необходимого решения ответственного за документ.

В «Управлении документацией» АО «СевКавТИСИЗ» записано: если произошли изменения более чем30%от объема, то он должен быть перемотрен. Также хотелось учитывать то, что если документ не имел изменений, то он подлежит полному пересмотру в ближайшие три года. В АО «СевКавТИСИЗ» принят порядок документа следующего содержания:

– ответственный создания проекта доводит проект до полного исполнения, для дальнейшей передачи в отдел качества;

– отдел уже готовит документ для согласования и подает генеральному директору вместе с приказом;,

– стандарты подлежат учету и рассылке согласно приказу;

– регистрация ведется в Журнале регистрации;

– каждому документу присваивается порядковый номер;

– один экземпляр сдается в библиотеку института.

Стандарт состоит из разделов:

– введение;

– ссылок;

– назначения;

– области применения;

– ответственности;

– процедур;

– записи по качеству.

Другие разделы диктуются особенностями.

Ответственность за разработку возлагается на руководителя отдела. Методическое обеспечение разработки документации возложено на отдел качества. До недавнего времени в АО «СевКавТИСИЗ» все указанные виды выполнялись по совместительству. Весной 2017 года был создан отдел качества. Таким образом, в процессе стандартизации разрабатываются проекты, составляющие основу и структуру осуществления. Но данную структуру необходимо разработать. Если ограничиться только лишь разработкой документации системы качества, данный процесс не принесет значимых улучшений.

 

2.3 Анализ проблем управления системы менеджмента качества в АО «СевКавТИСИЗ»

 

В АО «СевКавТИСИЗ» был проведён контроль системы менеджмента качества, где было подтверждено соответствие требований ИСО9001:2008. В АО «СевКавТИСИЗ» реализована «Политика в области качества управления», где для дальнейшего осуществления системы качества и в полном соответствии реализуются поставленные цели. Каждый сотрудник АО «СевКавТИСИЗ» выполняет задачи в соответствии с внутренней и законодательной документацией. Ориентация на потребителя предполагает восприятие потребностей заказчиков, где принцип распространяется на внутренние отношения, где наиболее важные решения конкретизируются действиями отдела. Управляющие создают атмосферу, в которой работники задействованы в достижение своих целей. Вовлеченность сотрудников, поиск возможностей; любые действия — направлены на решение проблемы, а не на наказание нарушителей. Деятельность в СМК АО «СевКавТИСИЗ» рассматривается как деятельность, где существуют вход, выход и действия, которые обеспечиваются критериями эффективности. Для решающего функционирования АО управляет многочисленными видами. Действие по управлению рассматривается как процесс, где выход одного процесса образует вход. Процессный подход показан в «Модели системы качества управления АО «СевКавТИСИЗ» на рисунке 11:

Рисунок 11 – Развернутая модель системы менеджмента качества, основанной на процессном подходе

– слева модели – предоставлены входы, устанавливающие свои особенности, обеспечивающие процесс;

– справа модели – представлены выходы, содержащие подтверждение результатов;

– сверху модели – предоставлены возможные воздействия;

– снизу модели – предоставлены ресурсы по управлению.

Весь процесс протекает с целью получения данных, где необходимая информация сможет быть представлена на текстах, таблицах, актах, графиках отчётах и прочее. В таблице 6 представлена связь процессного подхода с остальными принципами менеджмента качества

Таблица 6

 Связь процессного подхода с принципами менеджмента качества

 

Анализ, управление, осуществляется согласно СТП4.2.3–01«Управление документацией СМК», СТП4.2.4-01«Управление записями». Процесс включает в себя: планирование–разработку– организацию – согласование – хранение — идентификация – изъятие. В АО «СевКавТИСИЗ» разработаны, а также внедрены документы, записи, согласно требованиям МС ИСО9001:2008. Процедуры АО «СевКавТИСИЗ» включают: управление документацией, записями, корректирующими действиями.

На портале АО «СевКавТИСИЗ» создана база документов, в которую включены:

– стандарты;

– инструкции;

– сертификаты по управлению окружающей среды;

– положения о подразделениях;

– общезаводские должностные инструкции.

Данная база обновляется. На рисунке 12 представлена структура документации СК АО «СевКавТИСИЗ».

Уровень политики включает руководство по качеству, где уровень определяет:

– цели;

– принципы;

– область распределения;

– правила функционирования;

– планирование;

– документы, определяющие направления область СК;

– комплекс развивающих программ;

– общие документы по управлению, в общем.

На организационном уровне задействованы определяющие процессы. В данный уровень входят: протоколы, инструкции, а также должностные положения о подразделениях. В уровень исполнения входят процедуры по управленческой деятельности; документированные процедуры на уровне исполнителей, а также нормативная документация. Уровень подтверждения исполнения работ описывает порядок, выполняемых работ персоналом. Данный уровень включает документы по регистрации данных: документацию по подтверждению работы и её совершенству; отчетные данные.

Базовый уровень состоит из документов по обеспечению качества: внутренняя и внешняя документация.

Законодательная база включает: Законы, Указы распоряжения и Постановления Правительства.

Рисунок 12 – Структура системы менеджмента качества АО «СевКавТИСИЗ»

Согласно ИСО9001:2008 система качества должна быть документирована. Документирование происходит в соответствии с процедурами системы качества. На предприятии функционируют записи, требуемые МС ИСО9001:2008 пунктом 4.2.1. Согласно п.8.1МС ИСО9001:2008 АО «СевКавТИСИЗ» применяются процессы по надзору и совершенству, необходимых для:

– демонстрации соответствия нормативам;

– обеспечения соответствия нормативам системы МК;

– постоянного совершенства.

В соответствии с ИСО9001:2008 в АО«СевКавТИСИЗ» предусматривают обязательные процедуры, схематично предоставленные на рисунке 13.

Рисунок 13 – Документированные процедуры СМК

Далее проведем анализ на соответствие по отдельности.

Управление документацией.

Управление документацией МК включает в себя:

– планирование;

– организацию;

– разработку;

– согласование;

– регистрацию;

– выдачу;

– хранение и идентификацию;

– внесение изменений, а также изъятие из обращения устаревших документов.

Управление на руководителей отделов СМК и ОООС.

Согласно п.4.2.3.4все документы утверждаются согласно требованиями на разработку СТП, положений, регламентов, процедур, инструкций, положений, действующих в АО«СевКавТИСИЗ», что соответствует п.4.2.3 (а) международного стандарта ИСО9001:2008. П.4.2.3.3 определяет, что руководители отделов АО «СевКавТИСИЗ», на которых возложена ответственность проводит контроль по разработке и соблюдением СТП, ТУ и других документов, отвечая требованию п.4.2.3 (b) стандарта.

Управление нормативными документами осуществляется согласно требованиям СТП 4.5-02, где прописан порядок учета, внесений изменений, хранения, а также изъятия из оборотов документов (бумажные носители). Порядок согласно электронным носителям определяется уже самими пользователями.

Согласно п.4.2.3.10 ответственность за сохранность документации несут руководители и технический отдел. Руководители данных отделов обеспечивают прямой доступ.

Согласно п.4.2.3.10-13, наличие уже извлечённых документов не допускаются. В дальнейшем документы уничтожаются по приказу руководителя. Документы изымаются при вовлечении уполномоченных сотрудников по стандартизации, где на контрольном документе проставляется печать: «Архивный экземпляр», согласно требованиям данный документ направляется в архив. Данным пунктам выполняется требование п. 4.2.3(g) стандарта ИСО 9001:2008. В Руководстве не разработаны пункты международного стандарта:

Пункт 4.2.3(f)Обеспечение идентификации документации внешнего происхождения.

Кроме требований ИСО управление по качеству включает в себя:

– п.4.2.3.15,п.4.2.3.18, в соответствии, с которым сроки по хранению определяются руководителями. Аннулирование документации осуществляется сотрудниками. Акт по аннулированию составляется сотрудниками и подписывается руководителем. Управление записями. Записи являются документами, которые управляются в соответствии с требованиями.

Порядок управления прописан в СТП 4.2.4-01 «Управление записями в АО «СевКавТИСИЗ». Порядок исполнения записями выполняется отделом СМК, где руководители несут полную ответственность по организации записей, касаемых вопросов деятельности за соблюдением форм, необходимой безопасности. Ответственность за безопасность несет сотрудник, имеющий право подписи. С целью секретности АО «СевКавТИСИЗ» составляет «Альбом записей, где каждой записи присваивается код и хранятся в архиве со сроком, устанавливающим распоряжением.

В качестве хранения применяются приемы такие как:

– хранение документов с контролем доступа;

– проставление печати с грифом «Для служебного пользования»;

– ограничение права копирования документов.

Вышеизложенные процедуры разработаны для выявления средств управления, необходимых для идентификации, защиты, хранения и изъятия записей. Документированные процедуры разработаны согласно пунктом 4.2.4ИСО9001:2008«Управление записями» в соответствии с пунктами по качеству:п.4.2.4.5.

Кроме требований стандарта по качеству руководство включает в себя:

– п.4.2.4.12о том, что выдача записей СМК, содержащих тайну, осуществляется с разрешения директора или заместителей. Порядок выдачи записей описан в положенииСБ-П-1-IV.

Управление услугами.

Услуги, проведённые с отклонениями, рассматривается как несоответствующие.

Несоответствующие услуги обнаруживается:

– на этапе контроля;

– в производстве;

– при окончательных испытаниях.

На основании отчётности отдел исследует несоответствие, чтобы определить тенденцию несоответствия, в связи с чем выполняются конкретные действия.

Внутренние аудиты.

Внутренние аудиты проводятся, как в плановом режиме так и не запланировано. Программу составляет руководитель. При планировании учитываются:

– степень исполнения МС ИСО9001:2000, МС ИСО14000:96;

– состояние качества процессов;

– результаты проведенных аудитов;

– результаты внешних аудитов.

Контроль осуществляется в форме анализа, также включает в себя опрос. Все данные фиксируются, и по результатам составляется отчет, который уже передается на рассмотрение руководителю. Выполнение корректирующих действий контролируется руководителем проверки, где в дальнейшем организуется проверка по действий с отметкой результатов проверки, о чем требует п. 8.2.2 ИСО 9001:2008. Когда причина проявленного несоответствия не связана с деятельностью, отчет в этом случае о данном несоответствии выдается для дальнейшей корректировки. Отчеты направляются на хранение в отделе МК.

Корректирующие действия.

Корректирующие действия признаются действиями, предпринятыми для устранения несоответствия. Действия по устранению выполняются в соответствии с разделом 8.3 МС ИСО9001:2008.

Данные действия проводятся согласно СТП8.5.2–01. Результаты проверяются и отражаются документально. Проверка проводится аудиторами, эффективность по коррекции оценивается при проведении последующих аудитах. Оценку эффективности замыкает мероприятие, направленное на устранение несоответствия. Ведение записей прописано в СТП8.5.2-01«Порядок принятия мер корректирующего действия».

Предупреждающие действия.

Предупреждающие действия представляет собой действия по устранению какого — либо несоответствия. Отвечая требованиям МС ИСО9001:2008п.8.5.3 данные несоответствия выявляются с целью устранения и совершенства причин.

Оценка мероприятий разрабатываются руководителями. Эффективность действий проверяются на коллекторных совещаниях:

– при рассмотрении вопросов;

– при проведении аудитов;

– при анализе функционировании СМК директором.

Предупреждающие действия считаются продуктивными, когда результаты действий приводят к исключению несоответствий до минимума[16]. Данные действия считаются наиболее эффективными, если результаты приводят к полному исключению несоответствия(п.8.5.3).

Регистрация данных.

Регистрация данных и порядок внедрения предупреждающих действий прописан подробно в СТП8.5.2–01«Порядок принятия мер корректирующего действия».

Таким образом, можно сделать вывод, что АО СевКавТИСИЗ» выполняет широкий спектр работ разной сложности в области изысканий по строительству и проектированию, где основными направлениями является осуществление комплекса инженерных изысканий, проектирование зданий, а также создание геоинформационных систем.

АО «СевКавТИСИЗ» имеет линейную структуру управления, которая имеет прямые формы связи между субъектами и объектами управления. Документационное обеспечение является важнейшей стороной деятельности АО «СевКавТИСИЗ», где законодательством регламентированы принципы организации документационного обеспечения деятельности предприятия.

Документами, регламентирующими деятельность ДОУ АО «СевКавТИСИЗ» являются: стратегический план, организационная структура, положение об организационной структуре, положение об оплате труда, должностные инструкции, положение о едином порядке оформления приема и увольнения сотрудников, положения о подразделениях, руководство системы менеджмента качества.

Система документации СМК АО «СевКавТИСИЗ» имеет трехуровневую структуру, где в процессе стандартизации разрабатываются проекты, составляющие основу и структуру осуществления. В АО «СевКавТИСИЗ» успешно проведён аудит системы качества управления документации, где в ходе проверки специалистами Ассоциации по сертификации систем качества было подтверждено соответствие системы качества управления требованиям международного стандарта ИСО 9001:2008. В соответствии с проверкой было установлено, что в АО «СевКавТИСИЗ» разработана и реализована «Политика в области качества управления». Для осуществления системы качества разработаны и реализуются точно установленные цели в области системы качества во всех подразделениях, где каждый из сотрудников строго выполняет задачи в соответствии со стандартами деятельности, законодательной документацией, установленными Целями и задачами компании.

Также в ходе исследования, был обнаружен ряд проблем, а именно отсутствие локального нормативно акта, регламентирующего технологию работы с документами в организации, делопроизводство ведется в соответствии с положениями интегрированной системы менеджмента АО «СевКавТИСИЗ», по данной части. В руководстве по качеству не включена процедура по идентифицированию и изъятию записей. Со стороны потребителей наблюдается тенденция к снижению спроса и как результат уменьшение объема, оказываемых услуг. Также следует отметить, что несмотря на действующую систему менеджмента качества, есть несоответствия в процессах, в частности систематическое нарушение сроков, что также оказывает влияние на репутацию организации и снижения эффективности в целом. По последним показателям действующая система менеджмента качества, является эффективной на 75 %.

 

3. Проект обеспечения системы менеджмента качества АО «СевКавТИСИЗ»

3.1 Проект управления системы менеджмента качества АО «СевКавТИСИЗ»

 

Повышению эффективной деятельности АО«СевКавТИ» способствует внедрение СМК в соответствии с ранее указанными нормами ИСО9001:2008. Внедрение системы значительно повышает прибыльность, что упрощает привлечение инвестиций. Проектом обеспечения управления системы предусмотрена система ГОСТ РИСО9004-2019. Данный стандарт аналогичен ИСО 9004:2018 «Менеджмент качества». При проектировании нужно использовать национальные стандарты. Правила применения установлены в ст.26 ФЗот 29 июня 2015 г. N162-ФЗ«О стандартизации в РФ». Стандарт способствует успешной деятельности структура, которого указана на рис.14.

Рисунок 14 – Обзор структуры настоящего стандарта

Стандарт применим к любой деятельности независимо от размера, типа и рода деятельности. Потребности заинтересованных сторон могут иметь различия. Способы соответствия интересам и ожиданиям сторон могут принимать разные формы, такие как сотрудничество, аутсорсинг или прекращение деятельности, в связи с чем, необходимо учитывать взаимосвязи между ними. На рисунке 15 приведены примеры заинтересованных сторон и их интересы.

Рисунок 15 – Примеры заинтересованных сторон и их потребностей

Организация должна способствовать повышению качества и обиваться успеха за счет удовлетворения интересов и ожиданий от сторон на долговременной основе. Так как внутренняя организация подвержена изменениям, для достижения успеха руководству необходимо:

– постоянно вести контроль, анализировать и пересматривать деятельность организации с целью идентификации;

– информировать о миссии, видении и ценностях организации;

– выявлять риски и возможности;

– определять, внедрять и информировать о политиках, стратегии и целях организации;

– управлять соответствующими процессами;

– управлять ресурсами для достижения запланированных результатов;

– контролировать, анализировать и пересматривать результаты деятельности организации;

– устанавливать организационный процесс для поддержания способности реагировать на внутренние изменения в организации.

Ниже подробно рассмотрим все этапы внедрения СМК в АО «СевКавТИСИЗ.

Этап 1. Решение руководства.

На данном этапе руководитель должен принять все необходимые решение по разработке проекта, известить работников, рассмотреть все направления для эффективного осуществления всех этапов. На данном этапе вытраивается цель построения, выделяются все необходимые действия.

Этап 2. Обучение персонала.

Сотрудники должны знать стандарты, а также знать методологию процессного подхода. Обучение необходимо проводить консультантами в данной области.

Этап 3. Формирование программы внедрения СМК.

Внедрение СМК является сложным проектом. В связи с чем, необходимо разработать программу по внедрению, включающая: описание этапов; список топ-менеджеров, которые компетентны в данной области.

Этап 4. Описание и оптимизация бизнеса.

Здесь главной основой является процессный подход, где планирование необходимо развивать, устраняя все несоответствия.

Этап 5. Разработка нормативной документации.

На данном этапе определяются документы, обеспечивающие работу всей СМК.

Первоначально на основе «Политики качества» создаётся документ — «Руководство по качеству», содержащий в себе необходимые положения:

– распределение по зонам ответственности;

– требования;

– описание процедур;

– порядок регистрации,

– ведения документооборота;

– описание процедуры;

– рассмотрение жалоб и т.п.

Здесь нужно отметить, что эффективное применение большого числа нормативов требует наличия электронного документооборота.

Этап 6. Тестирование и внутренний аудит системы менеджмента качества.

После разработки нормативных документов необходимо осуществлять современную эксплуатацию, т. е запускать процессы постепенно, к примеру, начиная применять мониторинг производства и т. п. Опытная эксплуатация сопровождается выполнением контроля, а также необходимых процедур внутри организации. Так, в ходе аудита должны выявляться несоответствия, где отклонения необходимо документировать.

Этап 7. Сертификация.

На данном этапе, необходимо подавать заявление в специализированный орган, предоставляя следующие документы:

– заявление;

– документы («Политику качества»);

– «Руководство по качеству»;

– схему организационной структуры;

– перечень клиентов и др. документы.

В течении 1 месяца специалистами проводится экспертиза документов, которая должна включать визит и по итогу проверки уже составляется протокол. Как правило, после осуществления первого этапа специалисты обнаруживают более ста несоответствий, в связи с чем главная задача АО «СевКавТИСИЗ» как можно эффективнее устранить несоответствия и доказать сертификационному органу об устранении данных несоответствий. Данный процесс протекает до четырёх месяцев, после чего проводится сертификация и уже на основании всех проведённых процедур и полного соответствия АО «СевКавТИСИЗ» выдается сертификат. Сертифицированный орган подтверждает, что предприятие внедрило систему МК

---

1  2  3  4