Совершенствование деятельности аппарата управления органа государственной власти. Часть 2

1  2  3  4

---

Система самооценки CAF предполагает выставление сотрудниками органа государственной власти баллов по критериям, оценивающим его деятельность. Основными целями самооценки являются:

– сбор информации от сотрудников органа государственной власти и определение сильных и слабых сторон деятельности органа государственной власти по результатам анкетирования;

– разработка мероприятий по повышению эффективности деятельности органа государственной власти на основе полученных результатов;

– определение точки отсчета для последующего мониторинга изменений и проведения дальнейшей оценки с определенной периодичностью (в зависимости от разработанных мероприятий по улучшению);

– возможность обмениваться лучшими практиками, сравнивать различные подходы в государственном управлении.

Модель CAF включает 9 критериев, соответствующих основным направлениям, которые принимаются во внимание при анализе органов государственной власти по модели CAF: лидерство, стратегия и планирование, персонал, партнерства и ресурсы, процессы, результаты для граждан, результаты для персонала, результаты социальной ответственности, ключевые результаты деятельности. Для оценки подкритериев респонденты отвечают на вопросы специально разработанной анкеты. Респондентам предлагается оценить по 5-балльной шкале (от 1 – «полностью не согласен» до 5 – «полностью согласен») степень согласия со следующими высказываниям

и, характеризующими деятельность органа власти. Для оценки разных подкритериев может использоваться разное число вопросов анкеты. Некоторые вопросы анкеты могут быть адаптированы с учетом специфики деятельности конкретного органа государственной власти. Данная мера, безусловно, является одним из инструментов оценки эффективности органов государственной власти, но учитывая тот факт, что основная деятельность органов государственной власти носит процессный характер и дает больший эффект в государственном управлении, применение метода CAF может сопровождаться повышением трудоемкости, а также привлечением дополнительных ресурсов.

В целом данный метод оценки, который содержит анкету по проведению самооценки органа власти, может дать значительный эффект для повышения эффективности деятельности органов власти. В процессе анкетирования респондентов просят сформулировать сильные и слабые стороны деятельности органа власти, мотивацию и поддержку государственных служащих, выстраивание эффективных взаимоотношений с заинтересованными сторонами, доведение до сведения государственных служащих целей и задач, стратегий и планов, и их реализация в масштабах всей организации и др. вопросы, которые затрагивают различные направления деятельности. Минусом использования данной методики является то, что респонденты могут предложить значительное количество разноплановых мероприятий, поэтому сложно будет определить приоритеты и направления, которые необходимо будет включить в план.

Оценка эффективности деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации проводится в соответствии с Федеральным законом от 06.10.1999 № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации»/

Согласно Федеральному закону № 184-ФЗ перечень показателей для оценки эффективности утверждается Президентом Российской Федерации. Высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации представляет Президенту Российской Федерации доклады о достигнутых результатах, что позволяет выделить дополнительные финансовые средства тем субъектам, руководители которых достигли наилучших результатов. До 25 апреля 2019 г. оценка эффективности осуществлялась на основании значений 24 показателей в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 14.11.2017 № 548 «Об оценке эффективности деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации».

Показатели оценки эффективности охватывали практически все сферы деятельности исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и включали значительное число экономических критериев, например, динамику валового регионального продукта, долю населения с доходами ниже прожиточного минимума, интегральный индекс субъекта в национальном рейтинге инвестиционного климата, объем инвестиций в основной капитал на душу населения, объем налоговых доходов консолидированного бюджета субъекта, отношение годового объема госдолга субъекта к объему доходов регионального бюджета. Одним из основных стратегических ориентиров оценки эффективности органов государственной власти и местного самоуправления является исполнение Указов Президента РФ, направленных на социально-экономическую сферу. Показатели и критерии эффективности содержат отчетную информацию по плановым и фактическим значениям с учетом отклонений.

Анализируя критерии и показатели эффективности в различных субъектах РФ можно отметить, что практически все показатели выполнены и наблюдается положительная динамика их роста, что показывает повышение уровня и качества жизни населения. Но социологические исследования по изучению социального настроения граждан, изменения социально-экономической ситуации в регионах, уровень удовлетворения предоставления государственных услуг, отношение населения региона к деятельности органов власти не всегда отражает изменение уровня жизни населения в лучшую сторону.

 

2. АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ НА ПРИМЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1 Организация деятельности аппарата управления Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области

 

Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области является территориальным органом Минюста России, действующим на территории субъекта (субъектов) Российской Федерации.

Основной вид деятельности: Деятельность полномочных представителей Президента Российской Федерации в регионах Российской Федерации и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации (республиках, краях, областях).

Управление возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Минюста Российской Федерации. Он имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Министром юстиции РФ.

В обязанности начальника Управления входит:

1) организация работы Управления на плановой основе, осуществляет общее руководство его деятельностью с соблюдением принципа единоначалия;

2) контроль выполнение возложенных на Управление задач и несет персональную ответственность за их выполнение;

3) представление интересов Управления в судах общей юрисдикции, арбитражных судах и перед третьими лицами и другое.

Рис.1– Основные задачи Управления

Начальник, его заместители и должностные лица, специально уполномоченные осуществлять контроль за деятельностью некоммерческих организаций, включая общественные объединения, политические партии и религиозные организации, отвечают за составление протоколов об административных правонарушениях в порядке, установленном законодательством РФ.

Рис. 2 – Организационная структура Управлении Минюста России по Калининградской области

Структурные подразделения Управления Минюста по Калининградской области:

• Отдел по вопросам регионального законодательства и регистрации уставов муниципальных образований;
• Отдел по делам некоммерческих организаций Управления Минюста России по Калининградской области;
• Отдел по контролю и надзору в сфере адвокатуры, нотариата, государственной регистрации актов гражданского состояния Управления Минюста России по Калининградской области;
• Отдел по обеспечению деятельности Управления Минюста России по Калининградской области.

Кадровой работой занимается Департамент организации и контроля (подразделение Управления юстиции по Калининградской области, ответственное за ведение делопроизводства), состоящий из 9 человек. К задачам отдела относятся:

Участие в обеспечении реформирования и развития государственной службы, а также по вопросам кадровой политики Управления.

К функциям и задачам отдела государственной службы в соответствии с ФЗ № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» по вопросам, относящимся к кадровой службе относятся:

Рис.3 – Задачи Департамента организации и контроля

Проанализировав функционал на предмет полноты представления направлений кадрового делопроизводства, можно прийти к следующему заключению:

Отсутствуют положения, отвечающие таким направлениям кадрового делопроизводства:

– совершенствование форм и методов оценки рационального использования кадрового состава Департамента организации и контроля и оценка испльзования рабочего времени;

– подготовка и внедрение оснащенных современным оборудованием рабочих мест с соответствующим пакетом программного обеспечения для создания условий в части организации кадрового делопроизводства;

– внедрение эффективного контракта, усиление социально- правовой защиты служащих органов исполнительной власти, материального и морального стимулирования в целях достижения высокой эффективности труда относительно оплаты труда и признания личного вклада работника.

Функциональные обязанности кадровой службы в большей степени ориентированы на ведение трудовых книжек и личных дел государственных служащих, оформление служебных удостоверений, обеспечение оформления материалов для назначения пенсии по старости, а также пенсии за выслугу лет государственным гражданским служащим, проведение конкурсов на замещение вакантных должностей.

Таблица 1

Соответствие положений функций по вопросам кадровой службы в части направлений формирования и использования персонала

 

По данным таблицы 1, можно сделать вывод, что отсутствует положение по формированию резерва руководящих кадров, по оценки рационального использования персонала и по оценки использования рабочего времени.

Таблица 2

Соответствие положений функций по вопросам кадровой службы в части направлений организация условий труда для служащих и политики в области оплаты труда и признания личного вклада работника

По данным таблицы 2, можно сделать вывод, что отсутствует положение по оснащению современным оборудованием рабочих мест, по внедрению эффективного контракта и по социально-правовой защите.

Таблица 3

Соответствие положений функций по вопросам кадровой службы в части направления политики в области обучения, развития и управления карьерой, коммуникационной политики

По данным таблицы 4, можно сделать вывод, что все положения соответствуют направлениям кадровой политики.

Отсутствуют положения, регламентирующие деятельность работников кадровых служб в части использования методического инструментария, разработанного Министерством труда и социальных отношений РФ для внедрения в органах исполнительной власти. Отсюда следует, что функционал в части формирования и реализации кадровой политики в Управлении является неполным и требует уточнений и доработки.

 

2.2 Особенности деятельности и анализ полномочий аппарата Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области

 

Управления Министерства юстиции по Калининградской области в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства РФ, Уставом Калининградской области и законами Калининградской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора Калининградской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Калининградской области, а также положением об Управлении. Управление Минюста по Калининградской области является территориальным органам Минюста РФ, осуществляющим свою деятельность на территории Калининградской области. Кадровое делопроизводство определяется Указами Президента Российской Федерации, федеральными законами Российской Федерации.

А кадровая работа обеспечивается следующими документами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации ред. от 01.04.2019 – для решения вопросов, которые не урегулированы действием Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
2. Федеральный закон от 27 июля 2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
3. Федеральный закон от 27 мая 2003 года N 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации.
4. Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 2005 № 1574 «О реестре должностей государственной гражданской службы».
5. Указ Президента Российской Федерации от 25 июля 2006 г. №763 «О денежном содержании федеральных государственных гражданских служащих».
6. Указ Президента Российской Федерации дата от 27 сентября 2005 г. №1131 «О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной 53 службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих».
7. Указ Президента Российской Федерации Федерации от 30 мая 2005 г. №609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
8. Приказ Минюста России от 30.12.2011 N 460 (ред. от 12.05.2020) Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации .
9. Приказ Минюста России от 18.09.2012 № 184 «Об утверждении методики проведения конкурсных процедур на заключение договора на обучение с обязательством последующего прохождения федеральной государственной гражданской службы в Министерстве юстиции Российской Федерации».
10. Приказ Минюста России от 02.11.2009 № 375 «Об утверждении Методики проведения конкурса на замещение вакантной должности федеральной государственной гражданской службы в Министерстве юстиции Российской Федерации».
11. Приказ Минюста России от 15.04.2014 № 76 «Об утверждении состава конкурсной комиссии Минюста России по проведению конкурсов на замещение вакантной должности федеральной государственной гражданской службы и на включение в кадровый резерв».
12. Приказ Минюста России от 27.03.2009 № 85 «Об утверждении Порядка организации работы по формированию кадрового резерва для замещения вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы в Министерстве юстиции Российской Федерации».
13. Приказ Минюста России от 17.08.2016 № 192 «Об утверждении Служебного распорядка Министерства юстиции Российской Федерации».
14. Положение о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации (Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 112).

Также существует ряд других нормативно-правовых актов относительно данного вопроса, включающий как законодательные акты, приказы Президента и т.д.. В общем, существующая нормативно-правовая база достаточна для проведения кадровой политики в Управлении юстиции по Калининградской области, однако документ, содержащий программу проведения кадровой политики в данном органе отсутствует.

Делопроизводство в Минюсте России осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), инструкцией по делопроизводству, согласованной с Росархивом, и Регламентом.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

Организация и ведение делопроизводства в территориальных органах, включая Управление Минюста России по Калининградской области — гражданскими служащими, назначенными ответственными за ведение делопроизводства приказом территориального органа Минюста России.

Ответственность за организацию и соблюдение правил делопроизводства в структурных подразделениях Минюста России и его территориальных органах возлагается на их руководителей (начальников).

Акты Минюста России, его территориальных органов, федеральных служб, а также исходящие документы оформляются на бланках установленной формы, содержащих их наименования, указанные в положениях о Минюсте России, его территориальных органах, федеральных службах.

На бланках федеральных служб над их наименованиями указывается полное или сокращенное наименование Минюста России. В рамках деятельности, федерального органа исполнительной власти, как Управления Министерства юстиции по Калининградской области составляется комплекс организационно-распорядительных документов, таких как разнообразные приказы, положения, распоряжения, правила, регламенты, инструкции, решения коллегии Управления, аналитические справки, протоколы заседаний, акты, служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая и служебная переписки и прочие.

В целях повышения эффективности выполнения поставленных задач Министр при необходимости дает письменные поручения заместителям Министра, руководителям подразделений (начальникам территориальных органов), директорам подведомственных федеральных служб и руководителям федеральных бюджетных и казенного учреждений Министерства.

Взаимные обязательства Министерства (Управления юстиции по Калининградской области) с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

Наличие правильно оформленных кадровых документов свидетельствует о правомерности совершенных с работником действий. Это позволяет минимизировать вероятность трудовых споров, а также служит доказательством в суде в случае разногласий между субъектами трудовых отношений.

Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов:

1. Приказы (распоряжения) издаются по наиболее важным вопросам в установленной сфере деятельности Министерства (Управления юстиции по Калининградской области), а также по основным, организационным и кадровым вопросам. Приказами по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности Министерства (Управления юстиции по Калининградской области). Приказами по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам Министерства (Управления юстиции по Калининградской области). Распоряжениями оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности Министерства (Управления юстиции по Калининградской области), не имеющие нормативного характера.
2. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства (Управления юстиции по Калининградской области). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности.
3. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Рис.4 – Образец протокола заседания комиссии Министерства юстиции

Служебная переписка — различные виды документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.

Виды служебной переписки — служебное письмо, телеграмма, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма (факс) и другие.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указаниями по исполнению документов руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений и запросов.

Подготовка служебных писем осуществляется следующим образом (рис.5):

Рис.5 – Подготовка служебных писем в Управлении Минюста по Калининградской области

Служебные записки, создаваемые в(территориальном органе, являются внутренними документами и используются для информационного обмена между подразделениями и должностными лицами.

Служебные записки, содержащие вопросы, требующие расходования финансовых и материально-технических средств, визируются заместителем Министра, курирующим Департамент управления делами.

Телеграммы и документы, передаваемые по каналам электронной и факсимильной связи.

Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам. Телеграммы подписываются руководством Министерства, начальником Управления юстиции по Калининградской области, а также руководителями подразделений при наделении их соответствующими полномочиями и заверяются гербовой печатью в Департаменте организации и контроля (подразделении Управления юстиции по Калининградской области, ответственном за ведение делопроизводства).

Электронные сообщения и документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в Департаменте организации и контроля (подразделении Управления юстиции по Калининградской области, ответственном за ведение делопроизводства) в СЭД.

Доверенность. Она оформляется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Доверенность подписывает начальник Управления юстиции по Калининградской области. После ее подписания доверенность регистрируется в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) в СЭД и заверяется гербовой печатью.

Прохождение документов в территориальном органе с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов (рис.6):

Рис. 6 – Организация документооборота в Управлении Минюста РФ по Калининградской области

Таким образом, важным аспектом деятельности кадровой службы Управлении Минюста РФ по Калининградской области является работа с личными документами государственных служащих и регистрационно-оформительской документацией кадрового документооборота. Ответственность и аккуратность ведения кадрового делопроизводства в Управлении Министерства юстиции РФ по Калининградской области, соблюдение правил хранения и обработки персональных данных является ключевым условием качественного исполнения своих обязанностей кадровой службой учреждения.

На кадровую службу возложена работа, требующая добросовестного соблюдения всех процедур оформления документов, касающихся карьеры и служебного продвижения государственных служащих, которые будут сопровождать его деятельность на протяжении всего его трудового стажа. В рамках выполнения своих прямых функций по ведению делопроизводства кадровый работник осуществляет процедуру приема на работу сотрудников. При этом он обязан проверить предоставленные соискателем на должность документы, четко оформить заключение с ним служебного контракта, оформить приказ, вести записи в трудовой книжке.

---

1  2  3  4