2.3 Оценка эффективности деятельности аппарата Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области
Согласно статистике о кадрах в Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области имеются следующие данные о численности Главного управления юстиции за 2018-2020 годы. Рассмотрим динамику среднесписочной численности штата Управления Министерства юстиции РФ по Калининградской области в 2018-2020 годы.
В таблице 4 представлен анализ фактической штатной численность служащих Управлении Минюста РФ по Калининградской области .
Таблица 4
Анализ фактической штатной численности служащих Управлении Минюста РФ по Калининградской области
| Год | 2018 | 2019 | 2020 | |||
| Наименование | Ед. | % | Ед. | % | Ед. | % |
| Государственные
гражданские служащие |
394 | 58,8 | 402 | 60,0 | 400 | 59,3 |
| Не относящиеся к государственным гражданским служащим | 276 | 41,2 | 269 | 40,0 | 274 | 40,7 |
| Всего | 670 | 100 | 671 | 100 | 674 | 100 |
После проведении вертикального анализа, можно сказать, что доля работников не относящихся к государственной гражданской службе составляет в среднем 40,6 от общей численности сотрудников Главного управления юстиции, а доля государственных гражданских служащих составляет 59,4.
По данным таблицы посчитаем темпы прироста и построим график (рис.7).
Рис.7– Темпы прироста показателя фактической численности служащих Управления Министерства юстиции по Калининградской области за 2018-2020 гг.
Оценивая динамику данного показателя можно сделать вывод, что в 2018-2019 году численность государственных гражданских служащих увеличилась на 2, а число работников не относящихся к государственным гражданским служащим уменьшилось на -2,5. А в 2019-2020 году отмечается снижение численности государственных гражданских служащих на -0,5 и увеличение численности работников не относящихся к государственным гражданским служащим на 1,9. Движение кадрового состава, в первую очередь, связано со снижением уровня денежного содержания в сравнении с уровнем заработной платы в соответствующих отраслях Калининградской области.
Рассмотрим следующий показатель – структура персонала по возрасту в Управления Министерства юстиции по Калининградской области за 2018-2020 годы (таблица 5). Структура персонала по возрасту – это совокупность отдельных групп работников по возрасту.
Таблица 5
Структура персонала по возрасту в Управления Министерства юстиции по Калининградской области за 2018-2020 гг.
На основании таблицы представим графически структуру персонала по возрасту в Управления Министерства юстиции по Калининградской области за 2018-2020 гг. на рис.8.
Рис. 8– Структура персонала Управления Министерства юстиции по Калининградской области по возрасту за 2018-2020 гг., в %
По данным графика, наглядно видно, что наибольшее количество сотрудников входит в возрастную категорию от 30 до 39 лет. Наименьшее количество сотрудников в возрастной категории от 60 до 65 лет, так как этот возраст является пенсионным, сотрудники уходят на пенсию.
Так же можно рассмотреть гендерную структуру персонала Управления Министерства юстиции по Калининградской области за 2018-2020 годы (таблица 6).
Таблица 6
Гендерная структура персонала Управления Министерства юстиции по Калининградской области за 2018-2020 годы
На основании данных таблицы построим график (рис.9) и наглядно рассмотрим гендерную структуру персонала Управления Министерства юстиции по Калининградской области за 2018-2020 годы.
Рис.9 –Гендерная структура персонала Управления Министерства юстиции по Калининградской области за 2018-2020 годы, в %
По данным рисунка 9 наглядно видно, что количество персонала женского пола в среднем превышает на 97% количество персонала мужского пола.
Рассмотрим, в сравнении даны, сколько принято работников и сколько уволено персонала в Управлении Министерства юстиции по Калининградской области за 2018-2020 годы.
Таблица 7
Анализ данных количества принятых работников и количество уволенных работников Управления Министерства юстиции по Калининградской области за 2018-2020 годы
По данным таблицы 8 посчитаем темпы прироста и построим график (рис. 10) и наглядно посмотрим данные по уволенным и принятым работникам в Управлении Министерства юстиции по Калининградской области.
Рис.10 – Темпы пророста по данным уволенных и принятых работников в Управлении Министерства юстиции по Калининградской области за 2018-2020 гг.
Рассчитаем показатель укомплектованности Главного управления юстиции по формуле оборота по выбытию (2):
Показатель коэффициент оборота по выбытию = количество уволенных сотрудников делим на среднюю численность персонала и умножаем на 100.
Таблица 8
Коэффициенты выбытия в Управлении Министерства юстиции РФ по Калининградской области за 2018-2020 гг.
С помощью проведенного анализа можно увидеть следующие изменения коэффициента выбытия: в 2018-2019 года он составил 58,21%, в 2019-2020 годах он составил 41,75%. Нет четкой тенденции сокращения или роста коэффициента выбытия, однако в целом за все период его максимальное значение 58,21%, то есть превышает 20%, что говорит о высокой текучести кадров (рис.11). Так как нормой считается 3% – 7%, а если показатель более 20%, то это сильное отклонение от нормы.
Рис. 11– Темпы прироста коэффициента выбытия служащих Управлении Минюста РФ по Калининградской области за 2018-2020 гг.
Исходя из показателей темпов прироста коэффициента выбытия, можно сделать вывод, что в 2018-2019 гг. коэффициент выбытия увеличился на 14,7, а в 2019-2020 гг. уменьшился на -28,3.
Исходя из данных проведенного анализа реализации кадровой политики в Управлении юстиции по Калининградской области, можно сделать вывод, что реализуются следующие направления:
- Отбор персонала;
- Оценка кадров;
- Обучение служащих;
- Аттестация персонала.
Управление проводит конкурсы на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы. В конкурсах могут принимать участие граждане Российской Федерации: достигшие возраста 18 лет; владеющие государственным языком Российской Федерации; имеющие высшее юридическое профессиональное образование.
Требования к кандидатам:
— наличие высшего профессионального образования для главного специалиста-эксперта отдела по обеспечению деятельностью Управления, специалиста-эксперта отдела по обеспечению деятельностью Управления;
— наличие высшего юридического образования для главного специалиста-эксперта отдела по делам некоммерческих организаций, специалиста-эксперта отдела по делам некоммерческих организаций;
— наличие профессиональных знаний и навыков.
Для гражданских служащих Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 часов с двумя выходными днями (суббота и воскресенье). Государственному служащему устанавливается ненормированный служебный день.
Рассмотрим количество проводимых конкурсов по годам с 2018 года по 2020 год в Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области (рис 12).
Рис. 12 – Количество проводимых конкурсов в Управления Минюста РФ по Калининградской области с 2018 по 2020 гг.
Как видно из анализа, отсутствуют ярко выраженные тенденций изменения количества конкурсов, он зависит, от того есть ли вакантные должности и от факторов, влияющих на наличие этих должностей, скажем, ротация, уход на пенсию и пр.
В рамках направления обучения кадров в Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области проводится, на регулярной основе, аттестация кадров (таблица ).
Приняли участие в аттестации в 2018г. 100 гражданских служащих, из них признаны:
- соответствующими замещаемым должностям государственной гражданской службы – 93;
- соответствующими замещаемым должностям государственной гражданской службы при условии получения дополнительного профессионального образования – 7.
Приняли участие в аттестации в 2019 г. 124 гражданских служащих, из них признаны:
- соответствующими замещаемым должностям государственной гражданской службы – 116;
- соответствующими замещаемым должностям государственной гражданской службы при условии получения дополнительного профессионального образования – 8.
Приняли участие в аттестации в 2020 г. 116 гражданских служащих, из них признаны:
- соответствующими замещаемым должностям государственной гражданской службы – 103;
- соответствующими замещаемым должностям государственной гражданской службы при условии получения дополнительного профессионального образования – 13.
Таблица 9
Проведение аттестации в Управления Минюста РФ по Калининградской области
Таким образом, отсутствует тенденция роста или спада показателей, неравномерность проведенных аттестаций и количество аттестуемых зависит от количества служащих, которым нужно пройти аттестацию (один раз в три года).
Сотрудники проходят аттестацию на аттестационных комиссиях. В целях обеспечения объективности оценки их профессиональных качеств в спорных случаях в работе этих комиссий по требованию аттестуемого и с согласия органа могут участвовать представители профессиональных объединений.
Начальник готовит аттестацию на подчиненного при условии совместной с ним службы не менее 6 месяцев. При меньшем ее сроке аттестацию готовит заместитель этого начальника или вышестоящий начальник управления. По представленным в таблице показателям видно, что количество аттестованных сотрудников равно количеству служащих принявших участие в аттестации.
Служащие Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области проходят дополнительное профессиональное обучение в виде курсов по повышению квалификации.
Численность служащих Управления Минюста РФ по Калининградской области прошедших дополнительное профессиональное обучение представлена в таблице 110.
Таблица 10
Численность служащих Управления Минюста РФ по Калининградской области , прошедших повышение квалификации в период 2018-2020 годы
По данным таблицы построим график (рис.13).
Рис. 13– Численность служащих, прошедших повышение квалификации в период 2018-2020 годы
В 2018-2020 гг. численность служащих, прошедших повышение квалификации увеличилась на 30,5, а в 2017 годах уменьшилась на -2,9.
На основании проведенного анализа процесса проведения кадровой политики в Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области можно выявить следующие основные проблемы:
- Проблема организации кадрового делопроизводства в части электронного документооборота.
- Несовершенство форм и методов оценки кадрового состава и эффективности использования его рабочего времени.
- Отсутствие действенного кадрового резерва и планомерной работы с ним.
- Отсутствуют положения, регламентирующие деятельность работников кадровых служб в отношении использования методического инструментария, разработанного Министерством труда и социальных отношений РФ для внедрения в органах исполнительной власти.
- Проблема текучести кадров.
Результаты сравнительного анализа показателей объема кадрового документооборота в Управлении области за 2019–2020 гг. — в таблице 11.
Таблица 11
Сравнительный анализ показателей объема кадрового документооборота в Управлении Минюста РФ по Калининградской области
Итоговые годовые показатели объема кадрового документооборота свидетельствуют о том, что в 2020 г. наблюдался резкий рост разных видов работ кадрового делопроизводства, который привел к увеличению объема документообработки на 25,2 %.
По таким позициям, как: «количество приказов по личному составу» в 2019 г. произошло увеличение, по сравнению с предыдущим годом, на 37,4%; «количество приказов на отпуск» – увеличилось на 15,0 %, а «количество приказов по командировкам» увеличилось на 15,5 %.
Объяснение таким изменениям лежит в увеличении количества принимаемых и увольняемых работников в 2019 г. В целом, за последний год в Управлении происходило постепенное увеличение объема кадрового делопроизводства, составив в итоге – 25,2 %.
В целом, изучение и анализ современного состояния кадрового делопроизводства в Управления Минюста РФ по Калининградской области по ценообразованию позволили выявить как ряд положительных достижений, так и некоторые отставания кадровой службы в применении современной цифровой техники и методов управления персоналом.
Уровень внедрения современных информационно-коммуникационных технологий и специализированного программного обеспечения не в полной мере отвечает требованиям современного цифрового документооборота в Управлении. Вследствие отсутствия новой техники и использования устаревшего программного обеспечения большинство кадровых документов в учреждении продолжает формироваться в ручном режиме.
Ежегодный рост объема документооборота и повышение требований к качеству работы делопроизводства по управлению персоналом Управления Минюста РФ по Калининградской области ставят перед коллективом задачу внедрения в работу кадровой службы более совершенного программного продукта для работы с кадровой документацией.
На сегодняшний день уровень внедрения современных информационно-коммуникационных технологий и специализированного программного обеспечения Управлении Минюста РФ по Калининградской области еще не в полной мере отвечает требованиям современного цифрового документооборота.
Использование высокотехнологичных программных продуктов в кадровое делопроизводство Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области может значительно расширить возможности кадровой службы Управления, решать вопросы, связанные с учётом кадров, движением трудовых ресурсов, как по учреждению в целом, так и внутри его структурных подразделений. Помимо этого, более совершенный программный продукт может расширить возможности обеспечения необходимой и более полной информацией о количественном и качественном составе работников.
Задача дальнейшего повышения эффективности деятельности Управления Минюста РФ по Калининградской области и поднятие работы по кадровому делопроизводству и управлению персоналом на более качественный уровень может быть решена только при условии внедрения системы электронного документооборота с оперативно обновляемым пакетом законодательно-нормативной базы. Использование современных программных средств позволит не только существенно снизить трудозатраты документооборота за счёт автоматизации рутинных ручных операций, но и реализовать принципиально новые возможности управления документооборотом в Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области.
3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ (НАИМЕНОВАНИЕ)
3.1 Мероприятия по оптимизации деятельности аппарата управления органа государственной власти на примере Управления Минюста РФ по Калининградской области
Исследование деятельности Управления Минюста РФ по Калининградской области показало следующие существенные проблемы:
— большой объем документов и отсутствие достаточного количества времени на их обработку;
— увеличение количества нареканий деятельности кадровой службы, как со стороны руководства, так и со стороны других подразделений.
Ведение кадровой документации Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области, помогает достичь определенного равновесия во взаимоотношениях руководства и сотрудников организации с помощью строгой регламентации их прав и обязанностей.
Главная и основная проблема, с которой сталкиваются сотрудники Департамента организации и контроля (отвечающего за кадровое делопроизводство) при осуществлении своей деятельности, это потеря времени. На ручную обработку бумажных документов специалисты тратят большую часть своего рабочего времени. Процесс протекает медленно. Сотрудникам Департамента организации и контроля (отвечающего за кадровое делопроизводство) приходится постоянно задерживаться на работе, перебирая огромные кипы бумаг.
С целью оптимизации кадрового документооборота в рамках обозначенных проблем предлагается провести мероприятия по внедрению системы электронного документооборота. Автоматизация любых рабочих процессов в организации всегда оправдывает себя. Не будет исключением и автоматизация учета, обработки, хранения документов. СЭД оптимизирует, совершенствует все рабочие процессы, связанные с кадровыми, бухгалтерскими, финансовыми и прочими бумагами, и делает работу всей организации более эффективной.
Уровень развития современных информационных технологий позволяет полностью автоматизировать процесс работы с документами: от момента создания документа и контроля его исполнения, до его архивации. Так же процесс позволит контролировать весь документационный поток в организации.
Рассмотрим преимущества, которые возможно получить при переходе с бумажного документооборота на систему электронного документооборота в .Управлении Минюста РФ по Калининградской области .
Наличие электронных коммуникаций внутри организации рушат границы между сотрудниками, позволяя им, более оперативно устанавливать контакт друг с другом. А обмен документами при этом обеспечивает огромную экономию рабочего времени, которое тратится на изготовление, движение и дальнейшее преобразование документа. Данное мероприятие представляет собой установку электронной системы кадрового документооборотамодуля «1С: Документооборот» на основе программы«1С: Зарплата и управление персоналом», котороая уже используется в Управлении Минюста РФ по Калининградской области. Проведение этого мероприятия позволит осуществлять более оперативный обмен необходимой документацией между сотрудниками и отделом персонала.
Можно сказать, что в .Управлении Минюста РФ по Калининградской области нет комплексного охвата электронного документооборота, в бумажном виде создается практически 100% документов. При комплексном внедрении все входящие документы должны переводиться в электронный вид, а исходящие — сразу создаваться в системе, или хотя бы их большая часть. Функции программного обеспечения «1С: Зарплата и управление персоналом» для Департамента организации и контроля (отвечающего за кадровое делопроизводство):
- «Ведение кадрового документооборота, соответствующего требованиям законодательства».
- «Учет движение кадров (приемы, переводы, увольнения работников, изменение графиков, перенос отпусков, изменение графика и др.).
- «Ведение учета персональных данных работников.
- «Ведение учета персональных данных работников.
- «Осуществление воинского учета.
- «Осуществление персонифицированного учет для органов Пенсионного фонда Российской Федерации.
- «Формирование деклараций соответствия условий труда государственным нормативам по результатам специальной оценки».
- «Ведение учета прав на ежегодные оплачиваемые отпуска.
- «Ведение учета рабочего времени:
- «Ведение штатного расписание.
Модуль «1С: Документооборот» программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» позволит всем госслужащим Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Калининградской области оставлять свои заявки на отпуск, на заказ справок и другие различные 57 просьбы, касающиеся их трудовой деятельности, в программе, из которой заявка будет поступать непосредственно специалисту, который занимается оформлением приказов.
Так же работа в этой программе позволит дисциплинировать сотрудников, поскольку не вовремя поданные заявки не будут обрабатываться. Например, заявки на ежегодный оплачиваемый отпуск. В соответствии со ст. 122 «Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков», ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть оплачен за 3 дня до его начала.
Таблица 12
Задачи, которые решает система электронного документооборота (СЭД)
Поскольку все документы в организации проходят довольно длинную цепочку одобрений и согласований, то применение электронной системы документооборота позволит организовать этот процесс более рационально. Это позволит более оперативно обрабатывать поступающую информацию и выполнять работу быстрее, чем обычно, экономя при этом не только рабочее время сотрудников отдела персонала, но и средства компании. Ответственность и аккуратность ведения кадрового делопроизводства в Управлении Министерства юстиции РФ по Калининградской области, соблюдение правил хранения и обработки персональных данных является ключевым условием качественного исполнения своих обязанностей кадровой службой учреждения.