Глава 3. Рекомендации по совершенствованию методов отбора персонала в ООО «Форта»
3.1. Разработка рекомендаций по совершенствованию методов отбора персонала в ООО «Форта»
Для полноты картины внедрения предложений их необходимо разделить на виды и систематизировать по параметрам. Таким образом, совершенствованию подлежит два основных аспекта в работе по отбору персонала: нормативно-методические нововведения и проведение организационных мероприятий (рисунок 20).
Рисунок 20. Основные мероприятия по совершенствованию процесса отбора персонала в ООО «Форта»
Исходя из документов следует, что должностные инструкции, к примеру, составляются только при возникновении необходимости в новой должности. Это совершенно не функционально, неэффективно и занимает много времени менеджера по персоналу.
Для этого в качестве первой рекомендации следует разработать программу по управлению персоналом в ООО «Форта» – документ, регламентирующий направления системы отбора персонала. Предложенные в нем принципиальные решения должны являться основой разработки документов более низкого уровня – процедур управления, а на основе последних – технологий.
В качестве документов более низкого уровня, которые имеют непосредственное отношение к отбору персонала, относится «Положение о системе отбора персонала». В данном документе будет прописан алгоритм отбора персонала, этапы и методы отбора персонала, а в качестве приложений могут содержаться образцы тестов, как психологических, так и технического характера. Рекомендуются следующие разделы в «Положении о системе отбора персонала»:
- Общие положения (сведения о том, что представляет собой отбор персонала);
- Этапы отбора персонала (детально описывается предварительный, первичный и вторичный этап отбора персонала в ООО «Форта»);
- Список заявительных документов в ООО «Форта»;
- Методы оценки кандидатов в ООО «Форта»;
- Измененная анкета для соискателей ООО «Форта» (приложение 4);
- Психологические и технические тесты для соискателей ООО «Форта»;
- Бланк качеств соискателей ООО «Форта».
Таким образом, вся необходимая информация для процесса отбора и найма персонала будет регламентирована и структурирована. Это значительно сэкономит время отбора сотрудников, а также обучения нового менеджера по работе с персоналом при увольнении старого или же при временной болезни или отпуске.
Для создания данного положения необходимо ввести еще несколько документов, а именно: тесты, бланки качество соискателей и анкеты для приема сотрудников.
Также важно разработать бланк личностных качеств сотрудника, который поможет непосредственно на собеседовании путем проставления крестиков в нужных полях запомнить, какими качествами обладает тот или иной кандидат. Данный бланк качеств потенциального сотрудника можно составить по профессиограмме той или иной должности. Профессиограмма — это документ, содержащий описание, во-первых, содержания работы по определенной профессии (функции, обязанности, задачи, операции), во-вторых, требований к носителю определенной профессии (профессиональные, деловые, личные качества).
Документальной формой профессиограммы могут быть словесное описание, знаковый алгоритм, видеофильм, компьютерная программа. На основании данных профессиограмм (должностей на ООО «Форта» не так уж много) можно разработать бланки с личностными качествами работников для того, чтобы не теряться на собеседовании, а верно указывать. Обладает ли соискатель данными характеристиками или нет (Таблица 16).
Таблица 16 Профессиограмма личностных качеств соискателя технического и служащего персонала
| Качества и свойства личности соискателя | №1. | №2. | №3. | №4. | №5. | №6. |
| 1. Аналитические способности | ||||||
| 2. Творческие способности | ||||||
| 3. Административные способности | ||||||
| 4. Принципиальность, тактичность | ||||||
| 5. Социальная коммуникация | ||||||
| 6. Умение слушать других | ||||||
| 7. Взаимоотношения с коллегами | ||||||
| 8. Инициативность | ||||||
| 9. Гибкость ума | ||||||
| 10. Уверенность в себе | ||||||
| 11. Письменная речь | ||||||
| 12. Устная речь | ||||||
| 13. Аккуратность | ||||||
| 14. Внешний вид | ||||||
| 15. Поза, мимика, жесты |
Под номерами подразумеваются испытуемые кандидаты на ту или иную должность. При внесении данной информации будет наглядно видно, какой кандидат имеет преимущества перед другими по тем или иным параметрам.
Таким образом, создав и внедрив данные документы, и создав в результате «Положение о системе отбора персонала» в ООО «Форта», менеджер по работе с персоналом будет иметь четкую структуру и методы отбора персонала, а также четкий процесс совершаемых действий, по оценке потенциальных сотрудников.
Таким образом, рекомендуется ввести заявку на вакансии на сайте компании, а также, для облегчения труда менеджера по персоналу и анкету по приему сотрудников. Данное предложение будет затратным лишь единожды при приглашении специалиста по информационным технологиям, но сэкономит время специалиста по работе с кадрами.
В анкету предлагается ввести три вида вопросов: биографического характера, вопросы о личностных качествах и психологические (рисунок 21).
Рисунок 21. Возможные виды вопросов, введенных в анкету
Таким образом, в закладке «Вакансии», созданной на сайте компании, потенциальный работник сможет прикрепить резюме, рекомендательное письмо, и заполнить анкету, которую рекомендуется переработать менеджеру по персоналу. Это сделает этап отбора и найма персонала намного проще и короче.
3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий
Для оценки предложенных мероприятий необходимо привести их экономические и социальные параметры.
Итак, рассмотрим предложенные нововведения и их эффективность в том или ином отношении.
Внедрение новой нормативно-методической базы в процесс отбора персонала в ООО «Форта».
Основной документ, который рекомендуется создать (при включении в него разработанного бланка личностных качеств, анкеты по отбору и тп.) – это Положение о системе отбора персонала. Это позволит сотрудникам отдела кадров:
- получить структурированную и точную работу менеджера по персоналу;
- экономию времени на проведение ненужных собеседований.
Специально сформированные анкеты и навык их анализа позволяет сократить время работы HR-менеджера на этапе первичного отбора кандидатов в 120 раз: с 30 минут первичного собеседования до 30 секунд анализа анкеты кандидата. Таким образом, менеджер по работе с персоналом сможет выполнять и другие свои функции, без ущерба процессу отбора сотрудников.
— повысит уровень имиджа компании. Как правило, компании с разработанной нормативно-методической базой имеют репутацию лучше, чем конкуренты.Введение поля (раздела меню) «Вакансии» на сайт компании, в котором будет перечень открытых вакансий и возможность отправки резюме и рекомендательных писем. В ООО «Форта» не имеется своего специалиста по информационным технологиям, таким образом, необходимо будет еще раз обращаться к специалисту, который разрабатывал сайт компании. Внедрение новых параметров будет стоить компании 15000 рублей. Дальнейший сбор данных по резюме и рекомендательным письмам будет осуществляться менеджеров по работе персонала уже в системе сайта бесплатно.
Тем не менее, финансовая эффективность данного мероприятия очевидна. Окупаемость данного вложения скорое, так как будет сэкономлено не только время менеджера по работе с персоналом при отборе кадров на девятом этапе, а соответственно, он сможет выполнять свою работу быстрее; но и в поле «Вакансии» сможет быть введены параметры новых набираемых сотрудников, что сэкономит денежные средства на рекламу. Реклама на сайт объявлений от компаний стоит 30000 рублей в месяц, что вдвое превышает затраты на изменения в интерфейс сайта компании (рисунок 22).
Рисунок 22. Цена размещения вакансий на сайтах (руб.)
В организации, особенно где наблюдается повышенная текучесть кадрового состава, необходима разработка форм анкет, которые специалисты кадровой службы могут разместить на своем web-сайте.
Эти формы значительно облегчают работу специалистов отдела по работе с персоналом, сокращают время на обработку информации, а также позволяют создавать базы данных предприятия для дальнейшей работы с предоставленной информацией.
Естественно, что все перечисленные способы оценки тех или иных качеств кандидатов не могут дать точных количественных оценок по каждому кандидату в отдельности. Однако при закрытии вакансий в 99,99% случаев приходится выбирать подходящих кандидатов из некоторой группы соискателей. И тогда относительное ранжирование кандидатами между собой по значимым личностным характеристикам, компетентностям или общим навыкам становится часто достаточным средством для отсева менее подходящих соискателей. На практике данным образом возможно объективно отсеять в среднем до 70% анкет, оставив для более качественного анализа в рамках собеседования только 30% кандидатов, что значительно облегчает работу HR-менеджера.
Таким образом, если ранее для первичного отбора одного кандидата приходилось тратить от 2-х часов, то после преобразований время сократится до 30 минут.
Выводы по Главе 3
В ООО «Форта» необходимо провести многочисленные изменения, которые будут способствовать изменению работы по найму персонала в лучшую сторону. Данные изменения были разделены на два вида: методическое обеспечение данного процесса и проведение организационных мероприятий. В методические изменения входит разработка ряда положений, а также введения новых форм анализа критериев пригодности того или иного кандидата (бланки личностных качеств, новые анкеты, психологические и технические тесты).
В организационные мероприятия входит разработка вкладки «Вакансии» в сайт компании. Данные мероприятия окупаемы в короткое время, а также являются и социально эффективными, так как привносят только положительные изменения в управление организацией, а также и непосредственно в процесс отбора кандидатов на должность.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Для правильного найма персонала необходимо руководствоваться методами отбора, такими как проверка рекомендаций и послужного списка, личная беседа, тест на качество проводимой работы и навыки, отбор без беседы, тест на знание специфики работы, психологические тесты, тест на личные качества, тест на детекторе лжи и так далее. Каждый специалист по работе с кадрами выбирает свой метод или же совокупность методов для выбора кандидата, который более всего подходит на конкретную должность.
В зависимости от организации могут быть использованы различные принципы отбора персонала. Важно знать, что, если одной организации подходит какой-то конкретный принцип отбора, необязательно, что другой подойдет он же.
Специалистам по работе с персоналом прежде, чем приступить к процессу отбора и найма, важно знать все законодательные акты и нормативно-методические документы, которые относятся к этой сфере работы с персоналом, так как это поможет не только не нарушать права соискателей, но и верно составлять нормативные и методические документы по работе с персоналом.
Необходимо правильно и в комплексе анализировать заявительные документы, которые могут быть различными в зависимости от организации. Также важно помнить, что существуют способы анализа предоставляемых для поступления на должность бумаг, и, помимо этого, и алгоритмы работы с ними.
Стоит упомянуть, что собеседование или интервью кандидата, также является неотъемлемым этапом в процессе отбора персонала. Зачастую от его проведения зависит, попадет ли претендент на работу или же получит ли компания именно этого человека.
В рассматриваемой организации, ООО «Форта», был полноценный и поэтапный анализ процесса отбора и найма персонала, его особенностей, этапов и методов. Были обнаружены недостатки, а также выработаны способов совершенствования данных аспектов.
Необходимо отметить, что процесс найма персонала в ООО «Форта» поэтапный, структурированный, но тем не менее имеет ряд недостатков, а именно: сложность процесса, его непродуманность и неэффективность. Основным недостатком является отсутствие методического оформления процесса отбора, а также его усложненность, из-за чего менеджером по работе с персоналом расходуется большое количество времени на совершенно ненужные действия на первоначальном этапе отбора (а именно проведение собеседования с кандидатами, которые могли бы быть отсеяны ранее).
Также неэффективным способом фиксации данных является фиксирование на бумажных носителях и в автоматизированной системе, но тем не менее без использования конфигурации для нее, которая бы значительно облегчила бы работу менеджера по персоналу.
Тем не менее, стоит отметить, что имеется и положительный момент в процессе найма сотрудников, а именно оформление кадрового состава работников при не прохождении ими собеседования (хотя данные по ним хранятся всего год).
В ООО «Форта» необходимо провести многочисленные изменения, которые будут способствовать изменению работы по отбору персонала в лучшую сторону. Данные изменения были разделены на два вида: нормативно-методическое обеспечение данного процесса и проведение организационных мероприятий. В нормативно-методические изменения входит разработка ряда положений, а также введения новых форм анализа критериев пригодности того или иного кандидата (бланки личностных качеств, новые анкеты, психологические и технические тесты). В организационные мероприятия входит разработка вкладки «Вакансии» в сайт компании.
Данные мероприятия являются и социально эффективными, так как привносят только положительные изменения в управление организацией, а также и непосредственно в наем новых сотрудников на должность.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Законы и нормативные акты
- Трудовой кодекс Российской Федерации № 197-ФЗ от 30 декабря 2001 г. (ред. от 01.08.2018) [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения 05.01.2019)
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 29.07.2018) [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/ (дата обращения 05.01.2019)
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. (ред. от 18.06.2018) [Электронный ресурс] – режим доступа: http://base.garant.ru/12148555/ (дата обращения 05.01.2019)
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. (ред. от 18.06.2018) [Электронный ресурс] – режим доступа: http://base.garant.ru/12137300/ (дата обращения 10.01.2019)
- Федеральный закон «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г. (ред. от 29.07.2018 № 223-ФЗ) [Электронный ресурс] – режим доступа http://base.garant.ru/12148567/ (дата обращения 10.01.2019)
- Закон РФ «О занятости населения в Российской Федерации» № 1032-1 от 19 апреля 1991 г. (ред. от 01.05.2018) [Электронный ресурс] – режим доступа: http://base.garant.ru/10164333/ (дата обращения 10.01.2019)
- Федеральный закон «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ от 29 июля 2004 г. (ред. от 12.03.2014) [Электронный ресурс] – режим доступа: http://base.garant.ru/12136454/ (дата обращения 01.10.2019)
- Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 6 марта 1997 г. N 188 (ред. от 13.07.2015) [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_13532/ (дата обращения 10.01.2019)
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_41888/ (дата обращения 10.01.2019)
- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Издательство стандартов, 2006.
- ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения. — М.: Издательство стандартов, 1996.
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года №367 (ред. от 19.06.2012) [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_58964/ (дата обращения: 10.01.2019)
Специальная и учебная литература
- Абельмас Н. В. Тесты при приеме на работу. Как успешно пройти собеседование. — СПб.: Питер, 2008. — 160 с.
- Алавердов А. Р. Управление человеческими ресурсами организации: учебник, 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Университет «Синергия», 2017 – 681с.
- Багрецов С.А., Львов В.М., Наумов В.В., Оганян К.М. Диагностика социально-психологических характеристик малых групп с внешним статусом. – СПб.: Издательство «Лань», Издательство Санкт-Петербургского университета МВД России, 2016. – 640 с.
- Валиуллина Н.Р. Библиотека: найм персонала: научно-практическое пособие. /Н.Р. Валиуллина – М.: Либерея-Бибинформ, 2010. – 128 с.
- Веселов А.А., Кошечкин С.А., Летунова И.И. Три системы найма персонала / А.А. Веселов, С.А. Кошечкин, И.И. Летунова — М.: Феникс, 2016. — 156 с.
- Волков О.И., Скляренко В.К. Экономика предприятия: Курс лекций. / О.И. Волков, В.К. Скляренко — М.: ИНФРА-М, 2016. — 280 с.
- Галкина Т.П. Социология управления: от группы к команде: Учебное пособие / Т.П. Галкина – М.: Финансы и статистика, 2014. – 224 с.
- Грузинов В.П., Грибов В.Д. Экономика предприятия: Учебное пособие / В.П. Грузинов, В.Д. Грибов – М.: Финансы и статистика, 2014. – 208 с.
- Данилина Е.И., Горелов Д.В., Маликова Я.И. Инновационный менеджмент в управлении персоналом: Учебник для бакалавриата / Е.И. Данилина, Д.В. Горелов, Я.И. Маликова — М.: Дашков и К°, 2017 — 208 с.
- Жиделева В.В., Каптейн Ю.Н. Экономика предприятия: Учебное пособие / В.В. Жиделева, Ю.Н. Каптейн — М.: Инфра-М, 2017. — 133 с.
- Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. Практикум: Учебное пособие. / А.Я. Кибанов — М.: Инфра-М, 2017. — 365 с.
- Лочан С.А., Альбитер Л.М. Организационное проектирование: реорганизация, реинжиниринг, гармонизация: Учебное пособие / С.А. Лочан, Л.М. Альбитер, Ф.З. Семенова, Д.С.Петросян — М.: Инфра-М, 2017 — 196 с.
- Панов М.М. Жизненный путь и цикл развития организации: Практическое пособие / М.М. Панов — М.: Инфра-М, 2018. — 98 с.
- Руденко А.М., Котлярова В.В. Управление персоналом: Учебное пособие / А.М. Руденко, В.В. Котлярова — М.: Феникс, 2017. — 414 с.
- Румынина Л.А., Ларионова Т.М. Документационное обеспечение управления персоналом: Учебное пособие / Л.А. Румынина, Т.М. Ларионова — М.: Форум, 2016. — 416 с.
- Савинцева Г.А. Системная оценка кандидатов на основе заполнения кандидатами типовых анкет работодателя. / Г.А. Савинцева // Управление персоналом. — 2008. — №5.- С. 9.
- Татарников Е.А. Экономика предприятия. Курс лекций / Е.А. Татарников — М.: Научная книга, 2017. — 252 с.
- Федорова Н.В., Минченкова О.Ю. Управление персоналом: Учебное пособие / Н.В. Федорова, О.Ю. Минченкова — М.: КноРус, 2016. — 240 с.
- Чуланова О.Л. Консалтинг персонала: Учебное пособие / О.Л. Чуланова — М.: Инфра-М, 2017. — 163 с.
- Шапиро С.А., Шатаева О.В. Основы управления персоналом: Учебное пособие для бакалавриата / Шапиро С.А., Шатаева О.В. — М.: КноРус, 2016. — 208 с.
- Шепеленко Г. И. Экономика, организация и планирование производства на предприятии: учебное пособие / Г. И. Шепеленко. — М.: Феникс, 2010. — 608 с.
Статьи в периодических изданиях
- Бойко И.Н. Вы нам не подходите, или как отказать в приеме на работу. / И.Н. Бойко // Кадровое дело. — 2010. — №6. — С.78-79.
- Имаева, А.А. Будни рекрутера: от заявки до job-offer / А.А. Имаева // Справочник кадровика. — 2007. — № 9. — С. 115-117.