Формирование кадрового резерва в организации. Часть 4

1  2  3  4  5  6

---

2.5. Программа по формированию кадрового резерва и оценка эффективности разработанных мероприятий

 

Определив потребность в кадровом резерве, мы разработаем программу формирования резерва для ООО «Киевская площадь». Формирование заповедника включает несколько этапов [34, с. 56].

Рисунок 11 – Процесс подготовки резерва кадров на выдвижение

Первым шагом в формировании кадрового резерва является выдача приказа. Руководство ООО «Киевская площадь» заинтересовано в формировании кадрового резерва из текущих сотрудников компании (внутренних), так как на данный момент на работу принимаются только 12% сотрудников.

На каждую должность в резерве запланировано как минимум два кандидата (это необходимо для того, чтобы избежать несчастных случаев: оставить одного из них в компании или оставить программу обучения для резервистов).

При зачислении в кадровый резерв вы должны иметь письменное согласие работника на включение его в кадровый резерв.

Определение профиля ключевой должности позволяет обеспечить качественный отбор кандидатов в резерв, поиск и оценку которых осуществляют руководители подразделений, службы управления персоналом, комиссии по кадровому резерву. Отбор производится на конкретную ключевую должность с учетом соответствия индивидуальных характеристик кандидата профилю идеального сотрудника по должности, результатам занимаемой должности и степени готовности кандидата к заполнению ключевая позиция.

Сформулируем общие требования к кандидату в ООО «Киевская площадь»:

1. Высокий профессионализм, предполагает наличие соответствующего образования. Кроме того, необходим опыт работы по этой специальности. Личные характеристики кандидата должны соответствовать его профессиональному профилю.
2. Кандидат обладает социальной компетентностью: способность понимать свое место в системе уже установленных отношений в команде и правильно выстраивать свои отношения со всеми сотрудниками, коллегами и начальством, способность работать в команде, готовность « протянуть плечо ». Необходимо определить систему ценностей кандидата, в ней должны преобладать ценности работы, семьи и т. Д.
3. Соответствие кандидата требованиям корпоративной культуры команды, т. Е. Наличие тех специфических качеств, которые необходимы для эффективной деятельности.

Конкретный «профессиональный портрет» содержит следующую информацию:

— образовательный и профессиональный уровень;

— профессиональные навыки;

— наличие дополнительных знаний;

— опыт работы (в какой организации приобретается);

— уровень задач, решаемых на прежнем месте работы, и степень ответственности на прежнем месте работы;

— личностные качества, умение учиться, развиваться, трудовая мотивация, инициативность [5, с. 9].

Перед зачислением кандидата в кадровый резерв отдел по работе с персоналом проводит обязательное комплексное тестирование кандидата для изучения его квалификации, профессионального уровня, личных деловых навыков и составляет психологический портрет. Сотрудник претендует на роль менеджера по работе с ключевыми клиентами. Тестирование кандидата проводится менеджером по персоналу с использованием психологических тестов. Кроме того, после тестирования каждому кандидату необходимо пройти измерение барьера. Измерение барьера — отбор кандидатов с низкой мотивацией к развитию [14, с. 7].

Вопросы и задания для барьерометрии:

— Какие, на ваш взгляд, возможности для повышения эффективности нашей компании?

— Дайте свое видение предполагаемого пути развития нашей компании.

— Каким вы видите себя лидером в будущем компании?

— Какими ценностями разделяют большинство сотрудников нашей компании?

Кадровый резерв составляется отделом кадров в виде списков и утверждается генеральным директором ООО «Киевская площадь».

Каждый кандидат на руководящую должность должен пройти обучение.

Кроме того, отдел кадров сам должен пройти обучение. Подготовка специалистов и менеджеров в составе рабочей силы с кадровым резервом предотвращает следующие проблемы:

— неправильная организация работы с заповедником;

— риск серьезных просчетов при долгосрочном планировании;

— формальный подход;

— нежелание менеджеров брать на себя «лишнюю нагрузку»;

— страх за свою власть;

— скрытое противодействие кадровым службам;

— неспособность выразить деловую критику, объективно оценить;

— выдвижение «своих» кандидатов;

— сокрытие информации от интернов;

— Плохое качество резерва.

Все разработанные мероприятия сведены в единую программу по формированию кадрового резерва.

Итак, мы видим, что кадровая структура ООО «Киевская площадь» стала более постоянной. Особенно это касается управленческих должностей. Увольнение руководящего персонала сократилось более чем в 4 раза.

Итак, сформируем основные ожидаемые результаты:

Первые положительные результаты ожидаются через год:

— текучесть менеджеров сократится более чем в 4 раза, кроме того, текучесть всего персонала составит менее 5%;

— процесс вступления в должность менеджеров, прошедших обучение в заповеднике, которые хорошо знают структуру и особенности организации, займет минимальное количество времени;

— стоимость подбора и найма управленческого персонала будет значительно снижена.

2. Порядок создания кадрового резерва и работы с ним будет регулироваться и согласовываться с другими кадровыми процессами.
3. В связи с тем, что заповедник открыт, мотивирующий характер сотрудников будет возрастать.

Для ООО «Киевская площадь» рекомендуется создать специальный раздел по кадровому резерву на внутреннем портале. Информация об этом проекте должна быть доступна любому сотруднику.

По предварительным прогнозам ООО «Киевская площадь», 40% резервистов закроют существующие вакансии, 15% будут исключены из кадрового резерва, 45% получат расширенные функциональные возможности и повышение заработной платы.

Основной проблемой в период работы с кадровым резервом может стать назначение владельцем компании на руководящие должности сотрудников, не входящих в список преемников. Для эффективного функционирования кадрового резерва необходима строгая согласованность списка его членов с руководителями и владельцами предприятия, в противном случае экономическая эффективность этого процесса снизится.

Контроль за формированием, подготовкой и организацией работы с кадровым резервом осуществляет директор по персоналу ООО «Киевская площадь».

 

2.6 Этапы внедрения системы «БОСС-Кадровик»

 

В предыдущем разделе мы рассмотрели основные факторы, способствующие повышению эффективности организации, внедряющей систему электронного документооборота. Однако общеизвестно, что увеличение доли электронного документооборота происходит не сразу. Чтобы внести какие-либо изменения, требуется время. Кроме того, функциональные возможности систем электронного документооборота могут быть в различной степени вовлечены в процесс внедрения. Поэтому реальное влияние вышеперечисленных факторов будет проявляться по-разному. Давайте теперь проанализируем несколько характерных этапов, через которые организация может пройти путь от бумажной работы и офиса до электронной.

Этап 1. Опрос

Цель опроса:

— знакомство со структурой организации;

— идентификация ключевых информационных систем;

— выбор метода обследования;

— оценка времени проведения опроса;

— составление, согласование и утверждение графика работ;

— изучение технологий документооборота, используемых в организации;

— изучение потока документов;

— оценка объема производства документов;

— оценка объема хранимых документов;

— выявление «узких мест» в оформлении документов и документообороте;

— оценка уровня персонала и управленческих навыков.

Результатом опроса является:

— получение информации, иллюстрирующей существующие технологии документооборота;

— подготовка предложений по совершенствованию технологий документооборота;

— обоснование необходимости внедрения системы электронного документооборота;

— приблизительная оценка затрат и ресурсов;

— отчет об опросе.

Этап 2. Разработка технических решений

На этом этапе производится:

— анализ исходных данных;

— разработка информационно-функциональной модели, описание технологий документооборота;

— определение функциональных требований к системе электронного документооборота;

–Определение возможной конфигурации аппаратного и программного обеспечения;

— определение состава и содержания работы;

— разработка поэтапного плана-графика внедрения системы электронного документооборота;

— подготовка и принятие необходимых организационных и нормативных решений;

— подготовка регламентов, должностных инструкций.

Этап 3. Реализация

На этом этапе проводятся:

— работа в ключевых (одной или нескольких) точках;

— поэтапный переход от автоматизации традиционных технологий к современному электронному документообороту;

— поддержка бумажного документооборота.

На этапе реализации выполняются следующие виды работ:

— установка и настройка аппаратного и программного обеспечения;

— начальная настройка системы электронного документооборота, включая заполнение справочников и ведение пользователей;

— обучение пользователей;

— окончательная настройка системы электронного документооборота с учетом требований, выявленных в процессе обучения.

Срок внедрения системы электронного документооборота зависит от:

— масштаб внедряемой системы (количество рабочих мест);

— перечень необходимых работ (установка и настройка аппаратного и программного обеспечения, настройка системы электронного документооборота, обучение пользователей);

— готовность организации к выполнению работ по внедрению.

4 этап. Опытная эксплуатация

На этом этапе происходит накопление опыта пользователя системы электронного документооборота и выявление «узких мест». Произведено:

— отладка процедур работы с документами с использованием системы электронного документооборота;

— настройка параметров системы электронного документооборота в соответствии с требованиями, установленными в ходе пробной эксплуатации;

— исправление ошибки.

Этап 5. Промышленная эксплуатация:

— использование системы электронного документооборота в полном объеме, необходимом для организации;

— поддержание системы электронного документооборота в актуальном состоянии (каталоги, настройки, обслуживание пользователей);

— определение требований к модификациям;

— принятие решения о необходимости расширения, масштабирования.

Пред проектная работа: получение поддержки от высшего руководства; распределение финансовых, материальных и людских ресурсов; получение разрешения на проведение опросов и других работ; решение организационных вопросов; назначение руководителя проекта, формирование рабочей группы; регистрация полномочий.

 

2.7 Использование системы «БОСС-Кадровик» в практике

 

Руководство любой эффективно работающей компании уделяет большое внимание кадровой политике. Кадровые записи и планирование являются неотъемлемой частью единого процесса управления компанией. Система управления персоналом «БОСС-Кадровик», разработанная компанией ЗАО «БОСС кадровые системы ». Она может предоставить руководству компании необходимую информацию для принятия обоснованных решений в области управления персоналом.

С помощью системы «БОСС-Кадровик» сотрудники ООО «Киевская площадь» получают необходимую информацию и лучшие возможности для выполнения своих служебных обязанностей:

— Менеджеры ООО «Киевская площадь» могут быстро получить необходимую информацию о структуре компании, штатном расписании, информации о сотрудниках и вакансиях;

— руководители кадровых служб могут сосредоточить свое внимание на контроле и планировании трудовых ресурсов для их эффективного использования совместно с другими ресурсами компании;

— сотрудники финансовых и кадровых служб получают удобное и надежное средство для выполнения своих служебных обязанностей.

Система «БОСС-Кадровик» позволяет:

— планировать структуру организации, кадровую и кадровую политику;

— произвести расчет заработной платы, оперативный учет движения персонала;

— вести управленческие документы по кадровому и трудовому учету, аттестации и выявлению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;

— подбор персонала на вакантные должности;

— архивирование без ограничения ограничений и многое другое.

Функциональность системы «БОСС-Кадровик»:

— создание новых, повторная сдача и ликвидация существующих подразделений на основе подготовленных и подписанных заказов;

— создание и поддержание корпоративной структуры предприятия или холдинга любой сложности. Вся история расформированных компаний и подразделений хранится в базе данных;

— поддержка множества иерархических структур, объединяющих персонал: организационные, функциональные, проектные, бюджетные и др .;

— поддержка работы с зарплатами, почасовыми ставками, тарифной сеткой и различными надбавками и бонусами;

— ведение и планирование штатного расписания структурных подразделений предприятия. Поддерживать текущее и любое количество версий запланированного штатного расписания. Планирование работы штатного расписания можно разделить на разделы. Сохранение всей истории изменений в штатном расписании в соответствии с рисунком 11;

— выполнение групповых операций с штатными должностями, их характеристиками (включая значительное индексированное изменение заработной платы и / или почасовых ставок) в соответствии с рисунком 12;

— подготовка различных выходных документов согласно штатному расписанию, а также регламентированной отчетности для Государственного комитета Российской Федерации по статистике;

— обеспечение полного спектра работы инспектора труда и заработной платы: планирование структуры, учет труда, аналитика затрат на оплату труда, начисление / удержание персонала с формированием соответствующих заказов, в соответствии с рисунком 13;

Рисунок 11 – Окно «Штатное расписание»

Рисунок 12 – Окно «Штатное расписание»

Рисунок 13 – Окно «Тарифная сетка»

— ведение полной информации о персонале и операциях с ним, включая наем и увольнение сотрудников для работы, переезд, замену, совмещение, ведение личных карточек, рабочих тетрадей, стаж работы (общий, непрерывный, на предприятии и т. д.), регистрацию отпуска и отпуска по болезни, поездки, учет льгот, штрафы, подарки, страховые услуги, данные о военной службе. Количество хранимой информации полностью соответствует форме T2 и даже существенно превышает ее требования;

Рисунок 114 – Окно «Возрастной состав работников»

— при необходимости хранить кадровые данные, не охватываемые базовой поставкой системы, имеется дополнительный механизм атрибутов, который позволяет объявлять абсолютно любые атрибуты, которые характеризуют работника, должность, штатное расписание, родственников сотрудника, подразделения, предприятия и многие другие объекты, в соответствии с рисунком 114;

— дополнительные документы (инструкции, резюме, копии дипломов, справок и т. д.) могут быть связаны с работником, кандидатом, штатным расписанием, в соответствии с рисунком 15;

Рисунок 15 – Окно «Личная карточка»

— автоматическая генерация заказов, связанных с основными действиями по приему, увольнению, перемещению сотрудника (версия Microsoft® SQL Server ™) или автоматическое выполнение действий с сотрудниками, кандидатами, штатными линиями при выполнении соответствующих заказов (версия Oracle® Server) , Все необходимые стандартные формы внедрены. При необходимости форму документа можно легко изменить.

— формирование большого количества различных справок, аналитических отчетов, статистических форм;

— неограниченное хранение информации о персонале, возможность в любой момент получить информацию о давно уволенном персонале, размещение персонала на любую дату в прошлом и другую архивную информацию в соответствии с рисунком 16;

Рисунок 16 – Окно «Распределение численности работников по статусам и категориям»

— регистрация кандидатов на работу и все необходимые персональные данные о них;

— ведение учета мероприятий по сертификации и переподготовке;

— формирование и планирование кадрового резерва;

— учет рабочего времени как всего за месяц, так и ежедневно. Автоматическая генерация табелей учета рабочего времени на основе планирования рабочих графиков, систем оплаты труда работников с последующим введением отклонений;

— отработанное время в месяц для каждого сотрудника и для каждого отработанного времени суммируется и используется в качестве входных данных для автоматической выплаты заработной платы;

— система поставляется с более чем 150 предварительно настроенными стандартными видами оплаты. Алгоритмы расчета видов оплаты доступны для настройки и, при необходимости, могут:

— должен быть реализован вид оплаты любой сложности;

— расчет как временной, так и сдельной заработной платы (индивидуальных и бригадных нарядов) с любыми методами распределения сумм;

— расчет авансов, отпусков и больничных, межплатежных платежей. Начисление и расчет различных доплат и отчислений;

— расчет основных налогов (единого социального налога и налога на доходы физических лиц) в соответствии с законодательством;

— правильно с бухгалтерской точки зрения пересчитать заработную плату прошлых периодов;

— возможность проводить расчет заработной платы несколько раз в месяц (любое количество раз) с автоматическим формированием платежных и отчетных документов (расчет налогов, заработной платы, транзакций) отдельно для каждого такого расчета;

— настройка шаблонов и автоматическое формирование учетных записей с автоматическим разбиением сумм в разрезе 6 стандартных и 7 произвольных уровней аналитики;

— большое количество отчетных документов, в том числе стандартизированных форм.

Справочник «События / типы событий» модуля «Управление персоналом» позволяет создавать любые виды оценки персонала, обучения, адаптации, а также меры по подбору персонала в автоматизированной системе управления персоналом.

Для создания нового события управления персоналом в системе «БОСС-КАДРОВИК» необходимо указать набор следующих параметров:

— параметры сотрудника, кандидата — тип группы лиц, которые примут участие в мероприятии;

— срок исполнения в днях — данные о планировании и выполнении записи за определенный период времени;

— частота — количество мероприятий, проводимых в месяц (например: согласно оценке персонала);

— тип прогулов — возможные виды прогулов сотрудников во время мероприятия;

— заявки — заявки на участие в мероприятии от линейного менеджера;

— рекомендации — виды рекомендаций по итогам мероприятия;

— затраты — данные для учета и анализа затрат на событие (система предоставляет возможность работы с любым типом валюты);

— план проведения — план проведения мероприятия;

— журнал посещаемости — данные о посещаемости мероприятия сотрудниками компании;

— ресурсы — список необходимых технических ресурсов для проведения мероприятия (БОСС-Кадровик позволяет бронировать тот или иной тип ресурса на определенный период времени);

— контрагент — информация о контрагенте, участвующем в мероприятии;

— место проведения — информация о месте проведения мероприятия;

— следующее событие — тип последующего рекомендуемого события;

— ознакомление — данные по бухгалтерскому учету знакомых с результатами мероприятия (возможные значения: «Я согласен», «Я не согласен», с возможностью указания причины несогласия);

— профилирование — оценка сотрудника во время мероприятия (система предусматривает использование двух видов оценки: «экспертная оценка» — оценка проводится одним человеком — экспертом, «групповая оценка» — в мероприятии участвует экспертная группа) ;

— решение — решение о сотруднике, принятое на основании анализа результатов мероприятия;

— список гостей — список экспертов, участвующих в мероприятии;

–Дополнительные значения — список уникальных значений для нового события.

Справочник «События / Типы событий» модуля «Управление персоналом» является своеобразным «конструктором» для формирования уникальных типов событий в процессе управления персоналом.

Рассмотрим функционал системы «БОСС-Кадровик» можно примером приема человека. При приеме на работу физического лица в автоматизированной системе управления персоналом «БОСС-Кадровик» первичная информация о сотруднике вводится в модуль учета персонала.

Для того, чтобы нанять нового сотрудника в системе «БОСС-Кадровик», необходимо сделать следующее:

1. Включить нового сотрудника в общий список физических лиц в модуле «Кадровый учет» в соответствии с рисунком 17
2. рисунок 17 – Внесение нового работника в общий список физических лиц в модуле «Учет кадров»
3. Затем в списке «Общий список лиц» выберите пункт «Добавить новую запись» и введите в «Личную карточку» сотрудника данные, необходимые для заполнения, в соответствии с рисунком 18.

«Общий список физических лиц» одинаков для всех отделов компании, поэтому информация о человеке, добавленном в этот список, доступна всем соответствующим специалистам этих отделов.

Рисунок 18 – Внесение данных работника в «Личную карточку»

Далее необходимо зайти в модуль «Учет кадров» того подразделения, в которое принимается на работу данное физическое лицо, в соответствии с рисунком 19, и в окне «Прием нового сотрудника» заполнить три диалоговых окна:

– прием на работу;

– прием на работу — продолжение;

– доплаты и надбавки.

Рисунок 19 – Внесение данных работника в «Личную карточку»

В окне «Прием на работу» обязательной для заполнения является следующая информация:

Работник. В этом поле указывается фамилия человека (принимаемого на работу) путем выбора его фамилии из общего списка физических лиц, как показано на рисунке 20.

Рисунок 120 – Заполнение окна «Прием на работу»

2. Табельный номер. Уникальный код для каждого сотрудника компании. Кадровый номер выбирается для подстановки в поле из списка свободных табельных номеров.
3. Дата приема. Необходимо указать фактическую дату приема работника на работу. По умолчанию это поле заменяется текущей датой.
4. Статус. При заполнении этого поля используется информация, содержащаяся в справочнике «Статусы сотрудников». Выбранный статус определяет, будет ли занятость в соответствии с расписанием персонала или без связи с ним. Кроме того, с помощью «Статус» система контролирует правильность операции по набору персонала и выдает предупреждение, если сотрудника пытаются нанять в системе со статусом «Постоянная занятость» во второй раз.
5. Причина (особенности) приема. Значение выбирается из списка утверждений о причинах и особенностях (связанных с трудоустройством) из справочника «Причина (особенности) приёма / переезда / увольнения». Информация, введенная в это поле, автоматически включается в текст параграфа приказа о приеме на работу.

Внизу окна «Подбор персонала» находится таблица для инициализации нового трудового стажа сотрудника. Когда работник принят на работу, система предлагает начать стаж работы с момента поступления. В результате этой операции записи появляются в списке опыта с комментарием (авто инициализация) при подаче заявки на работу. По умолчанию не все старшинства отмечены в системе. Пользователь по своему усмотрению может удалить или добавить инициализацию необходимого опыта работы нового сотрудника.

В окне «Набор персонала — продолжение» требуется следующая информация:

1. Отдел. В этом поле указывается единица, в которой работает работник. Подразделение выбирается из структурного дерева компании.
2. Положение. Для заполнения этого поля предлагается список в зависимости от статуса сотрудника, указанного в предыдущем диалоге.

Если прием производится в соответствии с штатным расписанием, то система указывает ячейку текущего штатного расписания компании. Поля диалога «Набор персонала — продолжение» автоматически заменяются данными выбранной штатной ячейки (платежная система, режим работы, зарплата и т. Д.). При получении отслеживается превышение лимита вакансий в штатном расписании, и, если прием осуществляется на должность с исчерпанным запасом вакансий, выдается соответствующее предупреждение.

Если прием производится без связи с штатным расписанием, то должность выбирается из справочника должностей предприятия, который ведется в модуле «штатное расписание».

3. Платежная система. В поле «Платежная система» указывается тип оплаты, который будет основным для этого сотрудника при расчете заработной платы.
4. Режим работы. При подаче заявки на работу согласно штатному расписанию данные в поле «Режим работы» вводятся автоматически в соответствии с параметрами штатного расписания. В дальнейшем можно автоматически генерировать лист прямых начислений в модулях «Учет запасов» и «Расчет заработной платы» в соответствии с календарем для указанного режима работы.
5. Заработная плата / почасовая ставка / ставка тарифной сетки. При подаче заявки на работу без связи с штатным расписанием значение заработной платы в этом поле указывается вручную. При получении по штатному расписанию данные в поле вводятся автоматически в соответствии с параметрами штатного расписания.
6. Количество ставок. Это поле определяет количество заявок, которые сотрудник займет после назначения.

Значение в поле «Количество ставок» может быть целым или дробным (0,5 или 0,25). Размер занятой ставки влияет на расчет заработной платы работника. Например, сотрудник берет 0,5 ставки. Таким образом, если он проработал 100% рабочего времени, он получит 50% зарплату.

7. Дата назначения. В поле указывается дата назначения сотрудника на должность. Дата назначения может отличаться от даты приема на работу, но, как правило, они совпадают.
8. Заказ. Для отражения операции приема выбирается заказ из списка заказов со статусом «подготовка», в который после завершения операции приема будет включен автоматически сгенерированный элемент заказа. Если заказ с требуемым номером отсутствует в списке, он может быть создан без прерывания процедуры набора в соответствии с рисунком 21.

При приеме на штатную должность, для которой определены дополнительные параметры оплаты (Зарплата, Сумма, Процент), данные автоматически присваиваются назначению сотрудника в соответствии с рисунком 22. При необходимости эти значения можно изменить в окно «Дополнительные платежи и надбавки».

Рисунок 21 –Окно «Прием на работу»

Рисунок 22 – Окно «Учет кадров»

После заполнения всех параметров, необходимых для подбора персонала, вернитесь на вкладку «Подбор персонала» и нажмите кнопку «Добавить».

Если операция по набору была выполнена по заказу, то система автоматически создает позицию заказа на набор. На экране появится окно со следующими кнопками:

— ОК — кнопка инициирует добавление сгенерированного текста (абзаца заказа) к выбранному заказу и означает принятие его текста.

— Просмотр / редактирование текста — кнопка позволяет просматривать и вносить редакционные изменения в сгенерированный текст абзаца заказа.

После окончания операции найма в списке сотрудников появляется новый сотрудник. Можно изменить параметры, указанные при приеме на работу, в диалоговом окне для редактирования списка сотрудников и в диалоговом окне для редактирования встречи.

---

1  2  3  4  5  6